Глава 2
Продуктивное использование времени
Тот, кто каждое утро планирует ход дня и следует этому плану, держит в руке нить, которая ведет его но лабиринту напряженной жизни.
Чтобы извлекать из своих действий максимум пользы, вы должны подходить к вопросу эффективности иначе, чем большинство людей. Способность умело распоряжаться рабочим временем, добиваться высочайшей производительности и выполнять свою работу быстрее и качественнее повлияет на вашу карьеру сильнее, чем любой другой фактор. Время используется продуктивно, если на протяжении всего дня вы планируете, организуете, расставляете приоритеты и концентрируетесь на самых важных делах.
Производительный труд требует высоких затрат умственной и физической энергии, дисциплины, сосредоточенности и решимости выполнить работу быстро и качественно.
Ваше отношение к делу во многом определяет количество и качество выполняемых заданий. Оно складывается из трех самых важных факторов: ясности, сосредоточенности и упорства.
Начинать следует с ясности, от которой зависит до 95 процентов успеха. Для этого необходимо постоянно задавать себе вопрос: «Каких результатов от меня ожидают?»
В жизни и в работе нет ничего важнее результатов. Это главный, а может быть, и единственный фактор, от которого зависит ваш доход, репутация и будущее. Именно он определяет, что думают и говорят о вас окружающие.
Если человек добивается успехов в работе, его характеризуют как очень продуктивного и ориентированного на результат. К таким людям обращаются в первую очередь, когда требуется сделать что-то важное качественно и в срок. Ваша задача – стать одним из таких людей.
Ваш персональный бренд
В отношении каждого человека у окружающих складывается в сознании индивидуальный «бренд». Это те несколько слов, которыми они думают о вас или описывают вас в общении между собой. Содержание вашего личного «бренда» во многом зависит от того, что происходит в вашей жизни.
Недавние исследования показали, что, знакомясь с новым человеком, мы прежде всего ищем в нем два набора качеств, из которых складывается личный «бренд». Первый – это теплота и доверие. Симпатичен ли мне данный человек? Могу ли я ему доверять и буду ли чувствовать себя комфортно рядом с ним? Интересно, что такой вывод о человеке вы делаете в первые пять секунд знакомства. И при этом редко ошибаетесь.
Второй набор качеств – это комбинация компетентности и способностей. Может ли данный человек должным образом и вовремя сделать то, что мне от него требуется? Насколько он компетентен в этих вопросах? Чтобы сделать такой вывод, требуется, как правило, длительное время для общения с человеком и наведения справок о нем.
Дополните симпатию компетентностью
Исследователи пришли к следующему выводу: если вы вызываете у людей симпатию и они считают, что вам можно доверять, то у вас будет много друзей, с которыми будут складываться хорошие взаимоотношения. Но если при этом за вами закрепилась репутация неважного работника или, что еще хуже, некомпетентного человека, на которого нельзя положиться, то отношение окружающих к вам можно охарактеризовать как симпатию в сочетании с жалостью.
Причина проста: люди инстинктивно чувствуют, что вы хороший человек, но репутация плохого работника подсказывает, что у вас нет большого будущего. Вы не добьетесь значимых успехов в долгосрочном плане. Вас ждет судьба не победителя, а, скорее, неудачника.
Пожалуй, самое важное качество человека – его надежность. Это значит, что люди могут во всем на вас положиться и вправе в любое время ожидать от вас прекрасной работы.
Часто, пытаясь узнать чье-то мнение о том или ином человеке, мы спрашиваем: «Какое общее впечатление он производит?» Это подразумевает совокупность всех черт.
Нас постоянно оценивают другие люди, точно так же как мы оцениваем их. Каждый день вы производите на окружающих общее впечатление, которое складывается из множества отдельных проявлений. Это и есть ваш личный «бренд». Вопрос лишь в том, как сделать его более привлекательным.
Ваша задача заключается в том, чтобы сформировать впечатление о себе как о незаменимой личности. Окружающие должны думать и говорить о вас как о человеке, который всегда и в любой ситуации привносит в жизнь нечто ценное. Это самая лучшая репутация, которую только можно себе представить.
И обмануть тут никого невозможно. Все безошибочно могут определить, кто лучший работник в любой организации. Поэтому задайте себе вопрос: «Какое впечатление я произвожу на окружающих?»
Пандемия
Пандемия – это инфекция, распространившаяся на большую территорию и затронувшая огромное количество людей. Сегодня по всему западному миру распространяется пандемия наплевательского отношения к работе. Она подрывает производительность, ослабляет характер, разрушает надежды на будущее и мечты, убивает стремление к достижениям и прогрессу, заставляя миллионы людей, особенно молодых, довольствоваться низкими заработками.
Эту пандемию можно назвать проклятием электронных гаджетов. По данным Robert Half and Associates, добрая половина рабочего времени каждый день расходуется на деятельность, не приносящую никакой пользы компании и не имеющую отношения к должностным обязанностям работников. Люди просто не способны продуктивно трудиться на протяжении всего рабочего дня.
Большинство людей в возрасте 20–30 лет впервые приступили к трудовой деятельности, когда уже существовали интернет, Facebook, YouTube, Google, Linkedin и Twitter. По состоянию на 2016 год разработано более 1 200 000 приложений для смартфонов, большинство из которых служит для развлечения и пустого времяпрепровождения. По некоторым оценкам, взрослый человек тратит в среднем три с половиной часа в день на просмотр электронной почты, СМС и различных приложений в своем телефоне.
Сами того не осознавая, люди, впавшие в зависимость от электронных устройств, постепенно разрушают свои надежды и мечты на будущее. Чем чаще они отвлекаются на пустяки, тем меньше времени остается для работы и тем некачественнее она выполняется.
Как складывается отношение к работе
Почему многие люди работают хуже и получают меньше, чем могли бы? Чтобы это понять, необходимо вспомнить свои школьные годы, когда мы впервые сталкиваемся с «работой».
Вот как это происходит. Вы в первый раз идете в школу, ощущая некоторый страх и неуверенность. Однако уже в скором времени понимаете, что вокруг вас куча детей того же возраста. А что обычно делают дети со своими ровесниками? Играют! И вскоре вы уже торопитесь в школу как на игровую площадку, где можно развлечься с друзьями.
Чем дальше, тем больше школа превращается в главное место развлечений. Разумеется, вам приходится выполнять какие-то задания и поддерживать определенный уровень успеваемости, чтобы не вылететь из школы, но учеба для вас – это прежде всего общение с друзьями и социальная активность, а вовсе не работа по усвоению знаний.
Если вам повезет поступить в университет, то развлечения с друзьями продолжатся, но уже без родительского надзора! Большинство студентов проводят четыре или пять лет в радостном общении со сверстниками, а учебе уделяют лишь столько внимания, чтобы не быть исключенными.
Трудовые будни
Закончив учебу, вы впервые устраиваетесь на работу. В первый день вы нервничаете и ощущаете неуверенность, не зная, что вас ожидает, а потом начинаете знакомиться с коллегами, многие из которых не старше вас. И это напоминает вам школу. Что надо делать с ровесниками? Играть!
Сегодня работа для многих людей – это место, предназначенное главным образом для развлечений. По некоторым оценкам, среднестатистический сотрудник включается в активную деятельность не раньше И часов, а уже к 15:30 его трудовой порыв идет на спад.
Придя на работу, он первым делом должен пообщаться с друзьями. Пустая болтовня на темы, не связанные с работой, отнимает почти 50 процентов времени. Если он не треплется с коллегами, то сидит в электронной почте или Facebook, выясняет, что где можно купить, переписывается с приятелями, просматривает всякий спам. В результате рабочий день подходит к концу.
Ввиду того что многие ходят на работу ради развлечений, их раздражает начальство, которое заставляет заниматься делом. Ведь постоянное отвлечение на электронные гаджеты не оставляет времени для серьезной работы.
«Электронная болезнь»
Среднестатистический сотрудник проверяет электронную почту 145 раз в день. Именно это побудило эксперта по тайм-менеджменту Джулию Моргенстерн написать книгу «Не начинайте день с электронной почты» (Don’t Check Your Email In The Morning). К такому же выводу приходит все больше компаний и организаций, в том числе журнал Harvard Business Review. Если вы тратите на просмотр почты слишком много времени, это негативно сказывается на вашей карьере и практически не дает возможности трудиться с полной отдачей.
Причина такого разрушительного воздействия электронной почты на производительность труда и карьерные перспективы заключается в том, что каждый раз, когда вы получаете очередное послание, организм выбрасывает в кровь порцию дофамина – стимулирующего гормона, по химическому составу схожего с кокаином. Это доставляет удовольствие, и вы подсознательно хотите повторения. А поскольку данное ощущение увязывается у вас с получением электронной почты, СМС, телефонного звонка или другого общения с помощью смартфона либо компьютера, то вы посвящаете этому занятию весь день. Вскоре вы уподобляетесь наркоману и не можете остановиться.
В одной статье, опубликованной в журнале USA Today, говорится, что постоянный просмотр сообщений в компьютере или телефоне утомляет мозг. Как следствие, показатель IQ может всего за день снизиться на 10 пунктов. Вы с каждым часом становитесь все тупее. К концу дня мозг настолько устает, что утрачивает способность принимать простейшие решения (например, что приготовить на ужин или какую передачу посмотреть по телевизору).
Делу время, а потехе час
Чтобы избежать ловушки отвлекающих факторов, необходимо постоянно напоминать себе, что рабочее время – для дела, а не для игр.
Устраиваясь на работу, вы как бы заключаете соглашение о предоставлении какого-то количества «продукта» определенного качества взамен на оговоренное количество денег и других благ. Вы даете обещание, и его надо выполнять. Ведь вы связаны договорными обязательствами. Если вы будете подходить к своей работе таким образом, это полностью изменит всю вашу систему взглядов.
Находясь на работе, каждую минуту задавайте себе следующие вопросы:
1. Почему меня приняли на работу? За что мне платят деньги?
2. Соответствует ли то, что я делаю в данный момент, тем условиям, на которых меня взяли на эту должность? Оптимально ли я использую свое рабочее время?
Если в данный момент вы делаете не то, за что вам платят деньги, остановитесь, чем бы ни занимались, и вернитесь к тому, ради чего вас приняли на работу.
Если взялись за работу, то работайте
Самое главное правило успеха гласит: все рабочее время должно быть посвящено работе!
Придя на работу, поздоровайтесь с коллегами и немедленно беритесь за дело, словно бегун, срывающийся со стартовых колодок. Если кто-то захочет с вами поболтать, улыбнитесь и вежливо скажите, что охотно побеседуете после работы, а сейчас у вас есть срочные дела, которых никто, кроме вас, не сделает.
Со временем люди, которые не ценят ни свое, ни чужое рабочее время, перестанут рассматривать вас как объект для общения и будут разбазаривать свое время в беседах с кем-нибудь другим.
Для рабочего времени существует простое правило: не просматривайте свою электронную почту с самого утра. Делайте это дважды в день, скажем в 11:00 и в 15:00, а в промежутках просто закрывайте ее. Отключите все звуки и другие сигналы, напоминающие о поступлении корреспонденции.
Не забывайте, что каждый раз, когда вы слышите такой сигнал, происходит выброс в кровь дофамина, отвлекающий от работы и снижающий производительность. Научитесь обходиться без этого.
Сосредоточенность
Второй ключевой фактор высокой производительности – сосредоточенность, то есть способность заниматься только одним, самым важным делом. Это умение, как, пожалуй, никакое другое, поможет вам сделать стремительную карьеру. Электронные гаджеты мешают сконцентрироваться, отвлекают от работы и отдаляют от результатов, необходимых для успеха.
Многие уповают на миф многозадачности. Они полагают, будто способны одновременно заниматься несколькими делами. Однако ученые выяснили, что за многозадачностью скрывается лишь переключение с одной задачи на другую. Человек просто мечется между различными делами и не может сосредоточиться ни на одном. Более того, ему требуется около 17 минут, чтобы вновь сконцентрироваться на задаче, от которой он по какой-то причине отвлекся.
Третий ключевой фактор повышения производительности после ясности и сосредоточенности – это упорство. Любое важное задание требует умения работать в полную силу на протяжении всего периода времени, необходимого для окончательного его завершения. К счастью, это умение вырабатывается на практике, а в результате повторения становится автоматическим и впоследствии не вызывает трудностей.
Награда за труды
Если в течение всего рабочего дня вы будете придерживаться принципов ясности, сосредоточенности и упорства, вас ждут две большие награды. Во-первых, вы войдете в число самых производительных и уважаемых сотрудников своей организации. Вы будете выполнять больший объем работы быстрее и качественнее. Вам будут давать все больше ответственных заданий. На вас обратит внимание начальство. Вам повысят зарплату, и вы скорее продвинетесь по карьерной лестнице. Перед вами откроется множество благоприятных возможностей. И все это произойдет быстрее, чем вы думаете.
Вторая награда заключается в улучшении отношения к самим себе. Ведь и на работе, и в личной жизни все крутится вокруг достигнутых результатов.
Каждый раз, успешно завершив какое-то дело, вы чувствуете прилив энергии, творческих сил, энтузиазма и уважения к себе. У вас повышается самооценка. Вы испытываете радость, спокойствие и уверенность в общении с окружающими. Мозг вырабатывает эндорфины – естественные гормоны счастья.
Почувствуйте себя победителем
Формула успеха сводится к тому, чтобы начинать каждый новый день, имея на руках список дел, которые необходимо выполнить. Они должны быть перечислены в порядке убывающей важности. Начинайте работу с самого сложного задания и приучите себя не отрываться от него до полного завершения.
Решив поставленную задачу, вы ощущаете выброс в кровь эндорфинов, что доставляет вам радость, повышает самооценку и заставляет гордиться собой. Если речь идет о сложном и ответственном задании, эти чувства еще больше усиливаются. А если вы выполнили чрезвычайно важное задание, например подписали крупный контракт, то радость буквально переполняет вас. Приучив себя безостановочно работать над сложными задачами до их окончательного решения, вы значительно ускоряете свой карьерный рост.
Если успешно выполненная работа доставляет вам радость и чувство гордости, то совершенно противоположные чувства разочарования и неудовлетворенности возникают, когда вы работаете часами, но не получаете результатов.
Помните, что результат – это все. Вы сможете быть счастливым лишь тогда, когда добьетесь результатов, которых от вас ожидали.
Сделайте рабочее время более продуктивным
Существует множество способов производительно использовать свое время, что значительно повышает как результаты труда, так и вознаграждение за него. Поскольку 95 процентов всех действий совершаются вами по привычке, а новые привычки усваиваются в результате практики и повторений, то, освоив за месяц приведенные здесь испытанные способы, вы сможете удвоить и даже утроить свою производительность. Вы войдете в число лучших сотрудников.
Составьте список
Первый принцип тайм-менеджмента – это составление в начале каждого рабочего дня списка предстоящих дел. Еще лучше подготовить такой перечень накануне вечером, когда вы заканчиваете рабочий день.
Составив список того, что вам предстоит сделать, вы включаете в работу свое подсознание, которое будет трудиться всю ночь, пока вы спите. В этом случае вы зачастую просыпаетесь утром уже с готовыми идеями и решениями, позволяющими выполнить работу лучше и быстрее.
Если по ходу дела возникает какое-то новое задание, включайте его в свой список, причем как можно скорее. Не поддавайтесь искушению сделать еще один телефонный звонок или проверить электронную почту, пока не внесете его в свой перечень. Включив новые задания в уже существующий список, вы сможете яснее увидеть, какие из них имеют большую важность, а какие – меньшую.
Как считает эксперт по тайм-менеджменту Алан Лакейн, впервые составив список дел, вы можете в первый же день сэкономить 25 процентов времени. Через три-четыре недели у вас сформируется привычка составлять такие перечни каждый день, для каждого проекта и задачи. Ваша производительность моментально возрастет.
Четко расставьте приоритеты
Прежде чем браться за работу, распределите все дела из списка по степени важности. Найдите время, чтобы остановиться и подумать о предстоящей работе, осознавая при этом, что всех дел все равно не переделаешь. Как бы ни была высока ваша производительность, задач, ожидающих решения, все равно будет слишком много. Вам придется выбирать, чем заняться в первую очередь, чем – во вторую, а что вообще не делать.
Примените к своему списку правило 80/20. В соответствии с ним, 20 процентов ваших действий приносят 80 процентов всех результатов. Если у вас на день запланировано 10 дел, то два из них принесут больше пользы, чем остальные восемь, вместе взятые. Иногда это правило трансформируется даже в 90/10, и тогда из десяти дел одно оказывается куда более важным, чем совокупность всех остальных.
Не забывайте, что значение имеет не время, потраченное на работу, а ценность полученных результатов. Вы должны демонстрировать не усердие, а достижения. Поэтому распределяйте время в зависимости от значимости заданий и первым делом беритесь за самую важную работу.
Метод «АБВГД»
Примените к своему списку метод «АБВГД». Прежде чем приступать к работе, просмотрите список и снабдите каждый из пунктов одной из пяти указанных букв. При этом необходимо задуматься о вероятных последствиях выполнения или невыполнения соответствующих задач. Некоторые из них настолько важны, что последствия будут очень серьезными. А некоторые не имеют никакого значения, поэтому и последствий никаких не будет. Таким образом, все зависит от последствий.
Успешные люди, обладающие высокой производительностью, затрачивают основное время на действия, имеющие большие потенциальные последствия.
Конец ознакомительного фрагмента.