К черту офис! Построй глобальный бизнес вместе с удаленной командой. Предприниматель, который работает удаленно (Евгений Мироничев)

Почему предприниматели работают удаленно?

Предприниматели знают, что хотя с внешней стороны их жизнь может выглядеть красиво и заманчиво, но внутри (особенно когда бизнес еще небольшой) она состоит из постоянного стресса, работы по 16 часов в сутки, недостатка общения с близкими и друзьями и постоянной нагрузки. Как удаленная работа может помочь предпринимателю в схожей ситуации? Работая удаленно, предприниматель может получать выгоду от всех возможностей, которые предоставляет удаленный режим: начиная от экономии времени, возможности для путешествий и заканчивая возможностью круглосуточно держать руку на пульсе своего бизнеса, находясь даже в другой точке города или даже мира.

«За примерно $8 в день мобильная точка доступа в Интернет дает возможность работать где угодно, даже на пляже буквально. С тех пор для меня стало нормой работать то на пляже на Канарских островах, то в поезде в Румынии. Я поняла, что работаю в своем нетрадиционном офисе где угодно, как только включаю мобильную точку доступа в Интернет», – пишет10 Arianna O’Dell, предприниматель.

Привлекательной является и возможность быстро запускать новые проекты и управлять ими без необходимости физического присутствия: «У меня удаленная работа полностью в новом проекте в Барселоне. Мы все раскиданы по миру. Управляющие сотрудники работают в Барселоне. Я в Москве, а мои партнеры, и управляющий еще один партнер, и рекламный маркетинг – в Петербурге», – рассказал мне Павел Анненков, предприниматель, автор книги «Ошибки на миллион».

А другие предприниматели работают удаленно несколько дней в неделю. Например, Сергей Котырев (CEO, 1С-UMI, г. Санкт-Петербург) поделился11 в интервью программе «Кофе с экспертом»: «Почему я люблю работать дома? Меня там не трогает текучка. Как только я появляюсь в офисе, на меня набрасываются мои топ-менеджеры и начинают доставать вопросами согласований, утверждений и так далее. А когда я работаю дома, меня это не трогает и я могу спокойно подумать над стратегическими задачами. Поэтому я стараюсь чередовать: 2—3 дня в неделю работаю в офисе, в остальные дни работаю дома».

Что дает удаленная работа мне лично? Для меня это прежде всего гибкость, удобство и отсутствие ограничений в формировании команды. Не всем предпринимателям, как я могу судить, удается эффективно работать удаленно – это все-таки зависит еще и от сотрудников и специфики бизнеса, но даже невооруженным глазом заметно, что таких предпринимателей становится все больше и больше. К тому же многие бывшие удаленные сотрудники и фрилансеры-одиночки запускают свои собственные бизнес-проекты, основанные на формате виртуальной команды с самого начала.

Кратко:

– Предприниматели работают удаленно чтобы значительно экономить время, больше быть с семьей, развивать себя.

– Распределенные команды помогают запускать международные проекты. При поиске удаленных сотрудников вы также не ограничены местным рынком.

Тайм-менеджмент

Мой распорядок дня:

• Задачи, требующие «прорыва» или творческих сил, стараюсь сделать в первой половине дня, внутри трехчасового блока с 9 до 12 часов.

• 9.00 – 9.20: кратко обзор почты, короткий звонок с командой или короткая переписка по сверхсрочным вопросам.

• 9.20 – 10.00: читаю книгу, смотрю видеозапись с конференций. Это то самое обучение, на которое никогда не хватает времени, и заниматься им с утра может быть выходом. Чтение книги – это своего рода медитация.

• 10.00 – 12.00: творческие задачи, новые проекты, а также дела-«лягушки». Дела-«лягушки» – это такие дела, которые надо обязательно сделать в этот день, но очень не хочется по каким-то причинам. «Если у вас есть две „лягушки“, то начните с самой „невкусной“. Тогда вторая „лягушка“ вам покажется уже не такой плохой», – рекомендует Брайан Трейси в своей книге «Eat That Frog». Кстати, если у вас постоянно возникает одна и та же «лягушка», то подумайте о том, чтобы найти удаленного сотрудника, для которого именно эта «лягушка» (неприятное дело) была бы «конфетой», и делегируйте ему эту задачу.

• Раз в две недели с 9.00 до 12.00 провожу т.н. «стратегический блок»12. В течение этих трех часов делаю попытку «заглянуть» в свое будущее. Цель в том, чтобы составить план, который помогут достичь целей. На эти три часа лучше отключить Интернет, телефон, чтобы ничего не отвлекало. Некоторым лучше думается с блокнотом и ручкой, хотя мне хватает смартфона.

• 12.00 – 13.00: обед, чтение социальных сетей, новостей.

• 13.00 – 14.00: послеобеденная «кома» или «мертвая зона». На это время лучше планировать совсем рутинные дела, где думать особенно не нужно. Если совсем ничего не получается делать, лучше почитать или послушать аудиокнигу.

• 15.00 – 17.00: блок ежедневных дел. На это время идут запланированные именно на этот день рутинные дела и проекты, например, написать письма партнерам, проверить результаты той или иной задачи.

• С 17.00 до 20.00: домашние и семейные дела.

• С 20.00 до 23.00: возможен еще один творческий блок.

Продуктивность в разное время

У меня лично именно с утра творческая продуктивность выше. И хотя вечером, ближе к ночи, может сложиться впечатление высокой продуктивности, когда я объективно смотрю на результаты, то часто эффективность именно утренних часов выше.

Но не всегда я работал с утра. Сначала я часто работал в ночном режиме, т. е. работал до поздней ночи и просыпался к 11 утра следующего дня. Это ни к чему хорошему не приводило, и в результате днем я только «раскачивался» перед работой вечером. Вернуться к нормальному режиму мне удалось только через несколько лет, когда появились семья и дети. И поскольку детям необходим достаточно строгий режим, я и сам невольно стал подстраиваться под нормальный ритм дня.

Ловушка при работе дома с утра

При постоянной работе дома вас ожидает такая ловушка: возникает соблазн вместо работы с утра заняться домашними делами, особенно если на рабочей повестке дня у вас есть «лягушка», неприятное дело. Семья, кстати, может быть даже довольна таким положением вещей: вы делаете, например, ремонт или уборку. Или идете с утра в магазин, неспешно делаете покупки в полупустом с утра супермаркете, в обед забираете детей из школы или детсада и, может, даже готовите домашним еду. И только под вечер, около 6 часов, садитесь работать (а остальные ложатся спать и не мешают) и затем работаете до 4 утра. В 4 утра затем ложитесь спать, просыпаетесь ожидаемо в 10 часов утра и до 13 часов приходите в себя, снова попутно делая утренние дела. Кстати, если у вас днем в квартире шумно и не получается сосредоточиться, то подсознательно будет нравиться работать ночью и режим будет сдвигаться все больше и больше в ночной. Семья моих знакомых даже распалась из-за этого: супруги жили как будто бы в разных часовых поясах, один работал днем, другой работал ночью.

Лучше создать подходящую рабочую атмосферу и работать днем или, по крайней мере, избегать работы поздно ночью. Ночной режим работы трудно будет переломить, и по моему опыту его можно исправить только через стресс, специально по будильнику просыпаясь в 6—7 утра, а еще лучше, чтобы кто-то вас будил. Также хорошо меняется режим после возвращения из длительной поездки в другой часовой пояс.

Информационный поток

Оставаться сфокусированным — это серьезный вопрос; это проблема информационной перегрузки. С другой стороны, есть и недостаток информации. Но быть наполненным информацией совсем не означает, что эта информация правильная или что мы общаемся с нужными людьми13.

Билл Гейтс, 2006 год

Информационному потоку из телевизора, радио, Интернета редко кому удается противостоять, в том числе и с утра. Попробуйте, как многие предприниматели, занятие спортом, небольшую медитацию или музыку. Очень важно не заглядывать с утра в социальные сети и на новостные сайты. Учитывая то, какие ресурсы вкладываются в СМИ и социальные сети, по моему мнению, сознанию невозможно противостоять этому потоку, который сбивает с рабочего настроя.

Влияют ли действительно новости на вашу жизнь? Попробуйте такой небольшой эксперимент: откройте архив вашего любимого новостного сайта и найдите новости ровно 5 лет назад. Полистайте их, почитайте и подумайте – повлияли те новости на Вашу жизнь сегодня? Точно так же и большинство новостей сегодняшнего дня не окажут существенного влияния на Вашу жизнь и через пять лет.

Вместо чтения новостей с утра лучше сфокусироваться и настроится на рабочий лад. А телевизор лучше вообще дома не иметь. Но, конечно, самая главная проблема у многих – это влечение к телефону.

Влечение к телефону

52% пользователей смартфонов проверяют их несколько раз за час или чаще.

Gallup, 201514

Чтобы снизить влечение к смартфону, существует хороший прием, заключающийся в переключении экрана в черно-белый режим. Этот прием придумал James Hamblin, MD, старший редактор журнала The Atlantic, и рассказал в интервью15 Тиму Феррису: «Многие люди смотрят на мой телефон и думают, что телефон сломан, но я специально сделал экран черно-белым. Это небольшой трюк для мозга. Каждое уведомление не просто так сделано красным цветом. Этот цвет стимулирует возбуждение в вашем мозге. Лас-Вегас известен своими мигающими красными неоновыми огнями, привлекающими ваше внимание. Вас постоянно стимулируют. Вот почему люди любят Вегас, они сходят с ума, начинают играть в азартные игры… Вам нужно зайти в Основные – Универсальный Доступ – Адаптация Дисплея – Светофильтры на вашем айфоне и включить Оттенки Серого. И внезапно все станет в серых тонах! Так часто бывает, что вы, например, понимаете, что вы проводите очень много времени, переписываясь с каким-то замечательным и умным человеком, а этот человек не очень-то спешит отвечать, у него другая жизнь, и вы начинаете как бы „загоняться“… Так вот после того, как экран переключен в черно-белый режим, вы больше не волнуетесь о такого рода вещах, а начинаете проверять телефон намного реже и замечаете, как прекрасен натуральный мир вокруг».

Я использую такой режим регулярно, и надо заметить, что действительно черно-белый экран сразу снижает интерес к телефону. На Apple Macbook, кстати, также есть возможность включить черно-белый режим (в настройках экрана), и это по моему опыту также повышает производительность, особенно при работе с большими объемами текста.

Социальные сети

Если говорить о социальных сетях, то это один из основных пожирателей времени у многих. По словам16 Марка Цукерберга (CEO, Facebook), в среднем пользователи Facebook, Instagram, Messenger проводят в них около 50 минут каждый день (на 25% больше, чем в 2014 году). Выходит, по грубой оценке, около 304 часов, или 12 полных суток в год. Как же социальные сети привлекают пользователей проводить в них больше времени? Я считаю, что главным «злом» в процессе удержания пользователей являются уведомления. В Facebook уведомления появляются, когда кто-то поставил лайк, написал комментарий в вашем посте и так далее – всего более 10 разных видов, не включая вариации. Я отключил все уведомления в Facebook, это можно сделать на специальной странице17 в настройках профиля. Также я удалил на телефоне приложения для социальных сетей, а социальными сетями я пользуюсь только через встроенный браузер на телефоне. Таким образом, уведомления можно прислать только в мессенджер. Для сокращения времени чтения я использую несколько приемов:

• быстро пролистываю содержимое фейсбука, не вчитываясь, а просто делая около десяти листаний. Если что-то важное в ленте – то глаз сам за это зацепится;

• читаю только нескольких выбранных людей. Для этого пишете имя человека в строке поиска и делаете поиск. Имя сохраняется в поиске для следующего раза, в следующий раз достаточно кликнуть на строку поиска и выбрать имя из списка;

• ограничиваю время на чтение социальных сетей, например 15 минут в день, запускаю таймер на телефоне на 15 минут и после сигнала закрываю сайт соцсети.

Утренний настрой

Чтобы настроиться на нужный лад сил, известный предприниматель Давид Ян (основатель компании ABBYY) слушает18 первый концерт И. С. Баха для фортепиано с оркестром в исполнении Гленна Гульда. Я сам предпочитаю во время работы утром и днем включать Интернет, радио RTS.FM Moscow с монотонными электронными миксами от различных диджеев продолжительностью примерно час или приложение Mubert19

Американский писатель Tim Ferris по результатам20 интервью с несколькими сотнями знаменитых спортсменов, миллиардеров, актеров (от Арнольда Шварценеггера до Питера Тиля) подсчитал, что около 80% из них медитируют утром, а остальные часто слушают одну и ту же песню или музыкальный альбом на повторе для формирования правильного настроя.

Я лично так и делаю: с утра читаю или медитирую 15 минут (с помощью приложения HeadSpace) и затем слушаю монотонную музыку. Я заметил, что мне лично очень важно, чтобы не было никакого словесного потока, иначе пустая с утра голова, даже невольно, быстро засоряется. Например, мне достаточно послушать новости около получаса, даже в фоне, и голова уже сбивается с нужного настроя. Спасают, особенно в общественных местах, шумоподавляющие наушники.

Обед

В обед в качестве ритуала может выступить чашка чая, кофе, небольшая прогулка, подтягивание на турнике. Немного поспать в течение часа днем – это тоже ритуал, но для кого-то он работает, а у кого-то может, наоборот, привести к тому, что остаток дня будет непродуктивным. Я раньше спал днем около часа при возможности, но потом отказался, т. к. иногда это приводит к тому, что зачастую просто спал далее до 5 вечера. И для себя решил, что лучше просто посидеть и «потупить», почитать книжку, новости или соцсети.

Завершение рабочего дня

Ритуалом завершения рабочего дня может быть составление списка дел на следующий день, чтение хорошей книги, прогулка. И это обязательно! Иначе вы просидите за компьютером до середины ночи, пока «вторая половина» не погонит вас спать. Я сам завершаю рабочий день, как правило, проверяя список дел на завтра.

Основная сложность, на мой взгляд, в управлении временем состоит в том, чтобы попробовать разные приемы и выбрать те, которые подходят лучше всего именно вам и в данное время. Когда прием перестает работать – ничего страшного в том, чтобы попробовать его поменять на другой или попробовать еще раз один из предыдущих.

А что делать в случае аврала? К сожалению, аврал – это критичная ситуация, которая требует отмены всего режима и фокусировки только на решении текущей проблемы, а сразу после аврала необходимо найти и принять заблаговременные меры для того, чтобы этот аврал не повторился.

Кратко:

– Предварительное планирование и ритуалы помогают создавать опорные точки в рабочее время.

– Необходимо научиться создавать и поддерживать рабочий настрой и избегать «ловушек» в виде социальных сетей, домашних дел, влечения к телефону и внешнего информационного потока.

– Пробуйте разные приемы, чтобы найти работающие именно для вас.

Как научиться планировать?

Мне грустно признаться, но до определенного времени я практически не занимался планированием. Скорее были только какие-то смутные цели в голове и на словах, они затягивались и откладывались на года. А если какие-то планы и реализовывались, то скорее сами по себе и по стечению обстоятельств. И это несмотря на несколько прочитанных книг по тайм-менеджменту и тренингам. И конечно, настоящая причина в том, что никто не учил практике личного планирования ни в школе, ни в университете.

Как я научился практическому планированию? Я нашел удаленного коуча и ментора в одном лице, который спрашивал меня каждый день, какой у меня план, и что я сделал за предыдущий день, и почему я выбрал те или иные приоритеты. Когда об этом спрашивает другой человек, намного старше по возрасту, да которому еще и платите за это, то приходится отвечать и вместе с ответом задумываться. Буквально каждый день я писал отчет за день и план на следующий. Результаты быстро дали о себе знать – новые и старые проекты стали развиваться намного быстрее.

Необязательно, конечно, контролировать планы на каждый день. Для меня лично такой режим с непривычки был тяжелым, и через три месяца в таком режиме я даже заболел. Поэтому понял, что необходимо делать перерывы. Очень хорошо, когда есть кто-то, с кем вы можете обсудить планы, кому вы доверяете и кто доверяет вам. Это может быть друг, соратник или наставник. Конечно, этот человек не должен подвергать вас критике в случае неудачи или провала, а наоборот, должен оказывать поддержку. Если кто-то вас постоянно критикует (даже не специально) так, что после критики опускаются руки и не хочется больше ничего делать, то такая «поддержка» принесет только вред. К сожалению, так тоже иногда бывает, но это только означает, что человек выбран неправильный.

Ряд предпринимателей успешно в таком виде помогают друг другу, делая звонок по скайпу каждую неделю и обсуждая планы на неделю и результаты прошедшей недели. Также хорошо работают виртуальные клубы из 3—4 человек (т.н. mastermind group), о которых расскажу позже.

Итак, сам план я сначала писал в бумажном блокноте и выключал на время его составления Интернет на телефоне и в компьютере, потом все-таки начал писать его в телефоне. Потом я нашел кафе, в котором Интернет очень плохо работал, и с утра садился там с кофе и писал план. Признаюсь, сначала было тяжело – после получаса планирования будущего появлялось ощущение, как будто мешки таскал. Если вы, как и я раньше, не привыкли к планированию, то вам тоже будет тяжело поначалу. Но самое главное – втянуться и не только составлять план, но еще и обязательно отмечать хорошие вещи, которые вы сделали за день.

Когда планирование стало постепенно превращаться в часть жизни, меня ожидал сюрприз. Оказалось, если вы решили начать планирование, хотя бы минимальное, то главная сложность, с которой столкнетесь, – это не вы сами, и не само планирование, и не реализация плана. А прежде всего то, что ранее привычный окружающий мир, ваши же старые привычки, старый круг общения и даже близкие люди будут всеми силами пытаться втянуть вас назад в хаос.

Все начинается с мелочей. Например, даже плана еще нет и вы сели его писать. И только написали две строчки, как начинается: то звонок, то письмо срочное, то в чате пишут партнеры или клиенты или банк начинает СМС слать – и все это в течение получаса! Не верю в совпадения, но так происходит постоянно. Возможно, это связано с тем, что подсознательно вы выбираете наиболее комфортное для вас время, но именно в этот отрезок времени (когда вам комфортно и вы уязвимы) окружающие и окружающий мир, оказывается, тоже хотят вас использовать для своих целей. Это, кстати, не обязательно какие-то чужие люди, это могут также быть и самые близкие люди. Они видят: вы сидите, ничего не делаете (на их взгляд), поэтому почему бы не поручить вам какое-то дело именно сейчас?

Многие люди просто не используют планирование, и им кажется, что все происходит само собой, особенно пока дела идут хорошо. Но, к сожалению, наш мир устроен так, что либо вы сами планируете и управляете своей жизнью, либо живете по плану, написанному другими людьми, и служите целям, задачам и выгоде других людей. Другими словами, переход от реактивного стиля (своего плана нет, и вы просто следуете событиям) к проактивному (вы сами создаете свой план и пытаетесь создавать события сами) может быть тяжелым не только для вас, но и для вашего текущего окружения.

Поделюсь находками в планировании, которые я собрал за годы экспериментов.

Подходы планирования, к которым я пришел

Самый главный принцип планирования: если план не удалось реализовать на 100%, то в этом нет ничего плохого, потому что план – это не цель, а средство! Важно не то, что вы упали, важно то, что поднимаетесь, если вдруг падение произошло. Представьте себя куклой-неваляшкой. Ее толкнули, она наклонилась и вернулась назад. Так и вы, набирайтесь сил – и заново. А перфекционизм – именно перфекционизм в том или ином виде – мешает двигаться вперед после провалов. В чем проявляется перфекционизм? В том, что если мы планируем заняться спортом, то сразу представляем себе, как мы занимаемся по 2 часа в день, и тут же в голове представляем, как тяжело найти даже 2 часа в неделю, и, конечно, сразу про себя решаем, что заняться спортом нереально. Или представляем, как будем читать книги каждый день, – и сразу думаем: а где же найти целый час в день? Наше сознание, стремясь к перфекционизму, сразу же отвечает: «Сделать идеально не получится. И без этого столько дел и забот, какие вообще книги, какой вообще спорт?» Выход из этой ситуации состоит в том, чтобы перестать быть перфекционистом, стать антиперфекционистом21 и начать выбирать в качестве цели самое простое, самый минимум. Например, вместо цели читать час ставить цель прочитать всего три строчки из книги за день. Вместо часа упражнений ставить цель сделать одно приседание в день – и считать даже этот минимум победой и достижением! Это так называемые мини-привычки, небольшие победы, помогающие втянуться в новый режим.

Попробуйте и найдите шаг планирования, который подходит лучше всего именно вам. Может быть, это будут блоки по 3 часа, по часу, по полчаса. Популярная методика Pomodoro22предлагает 20-минутные блоки с перерывами между ними для отдыха. Ради интереса попробуйте засечь время, которое вы сейчас выделяете на отдельные задачи, чтобы понять реальный шаг планирования, используемый вами.

А что делать если планирование срывается из-за большого потока дела? Канадский серийный предприниматель Dan Martel23 часто советует в случае аврала планировать только одну половину дня, потому что для второй половины дела находятся сами собой.

Задачи по дням недели:

Кроме планирования задач на день, многие предприниматели используют понедельный график, когда каждый день недели связан с определенной темой.

Такой подход хорошо работает как для личного планирования, так и для общего планирования в небольших командах до 5—7 человек, где каждый и швец, и жнец, и на трубе игрец. Вот пример моего личного еженедельного расписания.

• Понедельник: маркетинг и все связанное с ним.

• Вторник: стратегия и составление плана.

• Вторник (вместе с командой): подведение кратких итогов прошлой недели и три вопроса каждому члену команды: 1) что сделано хорошего за неделю; 2) какая основная задача запланирована на следующую неделю и 3) что блокирует дальнейшую работу?

• Среда: работа над продуктом.

• Четверг: работа с клиентами.

• Пятница: анализ писем от клиентов, анализ результатов работы.

Упрощенная система задач по дням недели:

Для планирования времени предпринимателя, работающего неполный день в период недостатка сил, существует еще одна упрощенная система:

• Понедельник и вторник: детальное планирование и сбор информации для 2—3 важных задач. Причем планируйте очень тщательно, готовьте материалы, определяйте, сколько времени, ресурсов потребуется, в каком порядке будут проводиться действия.

• Среда: на основе подготовленного детального плана реализуете эти 2—3 задачи, выкладываясь полностью.

• Четверг: отдыхаете и набираетесь сил.

• Пятница: анализируете результаты выполненных задач и составляете список задач на следующую неделю.

Рабочие графики известных людей

• Билл Гейтс (основатель компании Microsoft, самый богатый человек планеты в 2016 г.)

Хотя Билл Гейтс отошел от бизнеса и проводит основную часть времени в некоммерческих проектах, его план на день расписывается помощниками с точностью до минуты, буквально. Длинные дни расписаны кусочками по пять минут, где каждая встреча и каждое рукопожатие расписаны по секундам. И он старается следовать этому плану24.

• Стив Балмер (бывший CEO компании Microsoft и миллиардер) в интервью Wall Street Journal рассказывал, что распределяет25 свое время в таблице в Excel на работу, на детей, на путешествия и даже отдых так, как будто он планирует не время, а финансовый бюджет.

• Джек Дорси (CEO компаний Twitter и Square)

Понедельник: менеджмент и управление компанией.

Вторник: продукт.

Среда: маркетинг и коммуникации, рост бизнеса.

Четверг: разработчики и партнеры.

Пятника: культура компании и наем сотрудников.

Суббота: выходной, хайкинг.

Воскресенье: рефлексия, обратная связь, стратегия и подготовка к новой неделе26.

При этом в рабочие дни каждый день разделяется: утро посвящено компании Twitter, после обеда – компании Square27.

• Сергей Галицкий (Магнит)

Начало работы: 9 утра в рабочие дни, 10 утра в субботу и воскресенье.

Выходные дни: по мере усталости.

«Я не считаю, что должен быть какой-то график – пять дней работаешь, потом отдыхаешь. Отдыхать надо, когда ты устал. […] Симптомы – отсутствие свежести в голове, ты уже не можешь ничего рожать, острота пропадает – это и есть усталость. Если устал, могу и в рабочий день отдохнуть. Неважно, суббота это или вторник», – из интервью журналу Forbes28.

• Бенджамин Франклин29

С 5 до 7 утра: проснуться, умыться, помолиться, подумать о текущих делах и принять решения на текущий день, выполнить плановые исследования/обучение, позавтракать.

Вопрос, с которого начинается день: «Что хорошего я должен сделать сегодня?»

С 8 до 11: работать.

С 12 до 13: почитать или изучить текущие счета (и отчеты), пообедать.

С 14 до 17: работать.

С 18 до 21: положить все вещи на свои места, поужинать, музыка, или развлечения, или разговоры. Подведение итогов дня.

Вечерний вопрос: «Что хорошего я сделал сегодня?»

С 22 до 4 утра: сон.

Когда есть не только рутинные задачи, но и творческие, обратите внимание на режим дня одного из гениальных композиторов XIX века:

• Петр Ильич Чайковский30

7—8 утра: подъем.

С 8 до 9 утра: чай, чтение: сначала Библия, затем литература, связанная с работой, – книга на английском или философские труды (Шопенгауэр, Спиноза).

После завтрака до 9.30: прогулка не более 45 минут.

С 9.30 до 12: работа. По воспоминаниям брата, перед началом приятных задач композитор сначала всегда старался завершить все неприятные задачи.

После обеда до 16: длинная двухчасовая прогулка, которая обязательно совершалась в любую погоду и непогоду.

С 16 до 17: чай и чтение исторических журналов или газеты.

С 17 до 19: работа.

20 часов: ужин.

Кратко:

– В планировании важен сам процесс создания плана. Раз в неделю отключайте интернет и телефон, и выделяйте несколько часов на планирование.

– Для исполнения плана привлекайте внешний контроль в виде тренера, ментора, друга или даже группы единомышленников.

– Если приходится выступать в разных «ролях», то попробуйте посвящать разные дни недели разным темам.

О чем стоит сказать родным и друзьям, прежде чем работать удаленно

У многих в голове уже сложились определенные стереотипы о тех или иных профессиях: владелец магазина выкладывает товар на полки, писатель работает в библиотеке, листая книги, журналист в студии разговаривает с героем репортажа, брокер на бирже с блокнотом в руке и карандашом за ухом кричит что-то в телефонную трубку, менеджер сидит в кабинете и к нему заходят сотрудники.

На деле же многие из вышеперечисленных профессий теперь выглядят одинаково: люди сидят за ноутбуком.

Как объяснять мужу или жене

Если супруг (или супруга) сам не работал удаленно, а работал в офисе, то объясните, что ваша работа дома не означает, что вы доступны для бытовых дел. Попросите представить, что вы ушли и вас просто нет дома. К сожалению, эти невидимые рамки бывает трудно соблюдать на практике. Возможно, что супругу тоже хочется побыть дома в одиночестве и спокойно делать домашние дела и заниматься с детьми, а вы можете по факту даже мешать своим присутствием.

В таких случаях не помешает объяснить, что ваш доход (и доход семьи!) зависит в том числе и от того, сколько вы усилий можете вложить в свою работу и насколько комфортно вам работать.

Как объяснить детям

Дети, когда подрастут, скорее всего, сами будут работать удаленно. Поэтому лучше объяснить, в чем заключается ваша профессия и то, что на самом деле работа зависит не от физического места, а от вас лично и от конкретных результатов труда. Детям может быть просто любопытно, поэтому рассказывайте им, что у вас происходит, – это им будет интересно и они будут понимать, что не просто человек сидит за компьютером, а что идет работа, будут знать, какие трудности возникают и с чем они могут быть связаны.

Как объяснить родителям

Родителям, если они уже в возрасте, объяснять, возможно, и не надо – побережем им нервы и свои заодно. Многие люди старшего поколения оценивают работу по внешним признакам, и это тяжело меняется – можете создать ненужный конфликт. Возможно, для них хорошая работа – это когда вы на работу идете в костюме и с портфелем в большое здание, в котором работает много людей, а не сидите в нижнем белье на краю кровати с ноутбуком на коленях. Для старшего поколения это не всегда понятно, в чем смысл такой работы, если ничего физически не производится, и бывает, что они даже не верят в серьезность такой компании: «Как это так, работать в компании, у которой нет офиса? В наше время так не делали!» Поэтому лучше придумайте ответ, который будет устраивать и не вызывать опасений за ваше будущее.

Как объяснить друзьям: нужно ли это?

Настоящему другу без разницы, как и где вы работаете. А если это друзья, с которыми вы связаны работой, то они и сами все понимают и наверняка тоже работают удаленно. А те, кто работает в офисе и завидует вашей удаленной работе, на самом деле просто сами не могут удаленно работать. Чтобы не портить дружбу, лучше помнить, какие мы все разные и кому-то действительно хорошо в офисе, нравятся определенность и стабильность. А кому-то предсказуемость кажется рабством и неопределенность воспринимается как нечто обыденное. Вот и прекрасно – главное, никого ни за что не агитировать и продолжать дружить.

Многим важны внешние атрибуты хорошей работы. Кому-то достаточно ноутбука и стола, а кому-то, для того чтобы чувствовать себя уверенно, нужен как минимум секретарь с личным водителем. С удаленной работой, особенно если вместе с работой вы еще и путешествуете, начинает цениться минимум вещей: все остальное, к счастью, в современном цивилизованном мире можно арендовать. Если вам все же необходимы внешние атрибуты, то никто не мешает их завести: например, переодеваться в рабочую одежду, завести отдельный рабочий ноутбук. Не всегда на практике это удобно. А чтобы почувствовать себя «большим боссом», возможно, достаточно купить хороший стол и дорогое кожаное кресло.

Другим же может быть важно одобрение или даже разрешение более авторитетных людей. Michael Seibel31 (предприниматель и партнер знаменитого инкубатора Y Combinator) на конференции Y Combinator Startup School 201632 на вопрос о наиболее частом содержимом заявок ответил, что много заявок как будто бы содержат скрытый вопрос: «Можно мы бросим свою работу и займемся полностью своим проектом?» Если вам такое разрешение необходимо – это нормально. Но вы сами можете себе его дать, как и разрешение быть счастливым человеком.

Как я сам себе объясняю, где я работаю? Я сам себе объясняю так: мой бизнес живет в облаке. И конечно, если отойти от абстракций, в случае успешного ведения «виртуального» бизнеса его результаты материализуются в виде вполне реальных и при желании даже физически осязаемых денег. Не это ли главное?

При работе дома физические границы заменяются виртуальными в виде договоренностей с близкими людьми и с самим собой. Эти «прозрачные» границы помогает поддерживать планирование и информирование других о своем режиме, о своих планах – чтобы знали когда вас можно отвлечь, а когда лучше не трогать. Работа перестала быть местом! Она стала работой на результат и теперь зависит больше от человека и его планирования, качества его решений, реализации этих решений, а не от физического места и офиса.

Кратко:

– Родные и близкие могут быть не готовы к тому, что вы не ходите в офис.

Правила работы со мной

Некоторые предприниматели, работающие с удаленной командой, для своего удобства и удобства сотрудников пишут так называемые «правила работы со мной». Такие правила позволяют избежать ненужных трат времени, нестыковок ожиданий между предпринимателем и членами команды.

Известный российский серийный предприниматель и автор бестселлера «Ошибки на миллион»33 Павел Анненков поделился со мной своими правилами по работе с ним, которые он написал для своих сотрудников:

• Никаких звонков, кроме очень и очень важных вопросов. Трубка телефона не поднимается в течение рабочего дня.

• В случае срочных вопросов, в которых требуется участие руководителя, для связи используется онлайн-мессенджер или СМС.

• Ответ на входящие сообщения приходит в течение 4 часов.

• При обсуждении должны использоваться логические аргументы, а не эмоциональные.

По моему опыту информирование команды о режиме своей работы действительно помогает. Например, новому члену команды я сообщаю, в какое время я обычно отвечаю на письма и на сообщения, а также сообщаю о том канале связи, который сейчас более приоритетный. Также я всегда сообщаю, что отвечаю с задержкой, в режиме так называемого «замедленного чата», и не стоит сидеть и ждать моего ответа.

Кратко:

– Сформулированные и записанные правила общения помогают сделать коммуникации более эффективными.

Организация рабочего места

И когда ведется умственная работа, то неудивительно, что в совокупности набор, казалось бы, мелочей может оказывать значительное влияние на производительность.

СТОЛ. Должен быть широким и стоять в удобном месте. Подумайте о том, чтобы стол не был громоздким. Один из вариантов: раскладывающийся в длину кухонный стол. Он стоит недорого, складывается и передвигается. Ящики или тумбочку лучше купить отдельно. Если работаете стоя, то для ноутбука дешевым вариантом подойдет картонная коробка или этажерка, поставленная на стол. А если рядом есть стена, то может быть достаточным прикрепить две широких полки на стене: одну для монитора (или ноутбука), вторую, чуть ниже, для клавиатуры и мышки.

КРЕСЛО. Должно быть удобным лично вам. Необходимо, чтобы оно регулировалось по высоте, не стесняйтесь взять с собой рулетку и измерить высоту разных кресел в магазине, т. к. пропорции не всегда получается оценить правильно в другом интерьере. Попробуйте присесть на кресло или стул, чтобы удостовериться, что ноги стоят на полу под прямым углом. И обратите внимание на подголовник и на материал (чтобы было комфортно сидеть в разной одежде, в жару). Хорошо подходит тканевый материал.

ВОЗДУХ. Любая деятельность, а в особенности умственная, требует постоянного притока свежего воздуха. Поэтому, если есть возможность, не надо запираться в маленькой комнате, а если все-таки помещение небольшое, то задумайтесь о том, чтобы установить в стене т. н. «приточный» клапан или принудительную вентиляцию. Кондиционер тоже нужен, но он только охлаждает воздух, не обеспечивая его приток. «Почему-то программисты дышат больше обычных людей, и здесь [в новом офисе] рассчитано 60 куб. м на человека в час, с 10-кратным запасом», – рассказывал о новом офисе компании Борис Нуралиев, директор компании «1С», в интервью газете «Ведомости»34.

ТЕМПЕРАТУРА. Каждому комфортна своя температура, ее лучше подбирать опытным путем. Но уверяю, что производительность при +30 и при +15 градусах тепла может значительно отличаться. Ученые в США проводили эксперимент и выяснили что наименьшее число ошибок оператор компьютера совершает при 25 градусах тепла.

ЗВУКИ. Если не получается создать подходящий звуковой фон, который вам помогает работать, то, используйте. Есть более дешевый вариант: беруши или просто наушники-«затычки». Многим лучше думается в тишине, но некоторым, бывает, хорошие идеи приходят только после «погружения» в звуковой шум. Для качественного переносного звука используйте bluetooth колонку JBL Flip или подобные.

МОНИТОР. Если даже у вас ноутбук с большим экраном, монитор с диагональю 22 и более дюймов на постоянном месте работы поможет работать более эффективно за счет удобства и большего объема информации на экране. Почти все современные ноутбуки позволяют подключать внешний монитор или даже два, таким образом, можете на одном экране работать, а на другом открывать документы, видео, Skype.

ДВИЖЕНИЕ. Сидеть на одном месте не очень хорошо, поэтому врачи рекомендуют каждые 30—40 минут подниматься и немного двигаться. Существуют различные приложения для телефона, напоминающие о том, что необходимо сделать перерыв. Вы уже наверняка знаете, что сидение в течение нескольких часов значительно повышает риски смерти от разных болезней. Но недавние исследования ученых также показали, что риск, вызванный продолжительным сидением в течение 8 часов, может быть устранен, если человек в этот же день двигался более 1 часа35. Поэтому пользуйтесь преимуществом удаленной работы – двигайтесь, ходите, занимайтесь спортом, делайте перерывы, когда удобно.

ВОДА. Очень легко увлечься интересной задачей и забыть про необходимость пить воду, поэтому лучше купить спортивную бутылку для воды и просто держать ее под рукой.

СОЦИАЛИЗАЦИЯ. На производительность может положительно влиять нахождение среди других людей. Это так называемый эффект «социальной фасилитации» (Social facilitation)36, открытый психологом Norman Triplett в 1897 году. В его эксперименте велосипедисты показывали лучшие результаты в присутствии других велосипедистов. Ученый объяснил этот эффект соревновательным инстинктом, который высвобождает дополнительную энергию. Но ряд его коллег обращают внимание также на то, что наличие пассивных наблюдателей вокруг увеличивает производительность только для простых рутинных задач, а вот для сложных и неопределенных задач производительность может, наоборот, ухудшиться.

Домашний офис – это хорошо для производительности, но все-таки требует некоторых затрат на создание и на обслуживание. И не всегда есть реальная возможность сделать его уютным просто физически. Или после прибавления в семье необходимо больше места для самой семьи. Один из вариантов решения такой проблемы состоит в совмещении использования коворкинга, кафе и работы дома.

Кратко:

– В организации рабочего места важна каждая мелочь. Ищите то, что помогает именно вам.

– При умственной работе необходима хорошая вентиляция и комфортная температура воздуха.

– Не забывайте про воду и необходимость регулярно двигаться.

Коворкинги против офисов

Мне лично нравится работать в коворкингах – потому что там есть готовое рабочее место (монитор, стул и стол, принтер и сканер), но при этом нет никаких долгосрочных обязательств. При этом коворкинги совсем не хуже традиционных офисов, можно сказать, что в некоторых коворкингах даже свободнее и уютнее.

Коворкинг (от слова cowork – совместно работать) – это «офис на час», офисное пространство, как правило, открытое (т. н. open space – т. е. нет отдельных кабинетов, а одна большая комната с рабочими местами на открытом пространстве). В коворкинге работают фрилансеры из самых разных сфер и проектов, предприниматели, стартаперы и даже сотрудники некоторых больших компаний. Типичная ситуация в коворкинге: с одной стороны сидит небольшая группа предпринимателей, обсуждает идею нового сервиса, с другой стороны девушка-маркетолог в Excel делает анализ данных из веб-аналитики, а рядом с ней дизайнер в наушниках на планшете рисует персонажа игры.

Коворкинги являются неотъемлемой частью глобальной культуры и новой экономики совместного потребления (sharing economy) и для многих удаленных сотрудников представляют собой идеальный компромиссный вариант между домашним рабочим местом и традиционным офисом. Плюс человек – существо социальное, и многим психологически важно находиться среди похожих на себя, занятых похожими делами и общаться в среде коллег.

Наибольшее распространение коворкинги получили в больших городах. Первый коворкинг появился в Сан-Франциско, США, в 2005 году и назывался Citizen Space38. Конечно, и до появления коворкингов часть тех, кто работал удаленно, снимали рабочее место в офисе в субаренду или работали в офисе у друзей, но именно с ростом числа фрилансеров коворкинги превратились в отдельную индустрию. Если первым офисом Google и Apple были гаражи, то будущие лидеры глобальных рынков, несомненно, зарождаются сейчас именно в коворкингах.

Теперь, когда коворкинги развиты во всех крупных городах планеты, они уже являются не только офисным пространством, но и местом, где проводятся встречи, конференции и различные мероприятия. В большинстве коворкингов вы можете забронировать не только рабочее место, но и большой конференц-зал с оборудованием для презентаций, зал для приватных встреч. Таким образом, коворкинги обеспечивают все функции традиционных офисов с почасовой, ежедневной или ежемесячной оплатой на выбор. Кстати, многие традиционные компании уже стали размещать своих сотрудников в коворкингах. Например, в коворкингах сети WeWork уже работают сотрудники таких компаний, как Facebook, InBev, the Guardian, SoundCloud, KPMG, Visa, IBM39.

«Работа среди людей, занятых разными делами, улучшает самооценку сотрудников: человеку чаще приходится объяснять другим, чем он занят, и это повышает важность работы в его собственных глазах», — отмечают эксперты Harvard Business Review40.

Под коворкинги часто используются бывшие производственные помещения или целые здания. Например, в Москве коворкинг Red Coworking41 организован в бывшем здании фабрики «Красный Октябрь». Стоимость аренды рабочего места начинается от 500 рублей в день, коворкинг удобно расположен в центре города, рядом с метро.

Хорошо подходят и бывшие помещения банков из-за большого пространства и высоких потолков. Например, в США в штате Массачусетс в городе Amherst с населением 38 тыс. под коворкинг было переделано бывшее здание банка42. А американский банк Capital One просто открыл коворкинг-кафе прямо в своем офисе в Сан-Франциско на 101 Post St43. Со стороны этот коворкинг не отличается от других, но внутри можно не только купить кофе и поработать, но и получить услуги и консультации банка.

Сбербанк России не отстает от мировых трендов, и в 2014 году в его Центрах Развития Бизнеса в Ижевске44 и Санкт-Петербурге45 помимо традиционных услуг, нацеленных на начинающих предпринимателей, появились и коворкинг-зоны с Wi-Fi и конференц-залы, доступные для аренды.

Конечно, коворкинг – это не только место для работы, но и место проведения конференций, тренингов, презентаций, хакатонов и просто встреч с интересными людьми. Хороший коворкинг от среднего как раз и отличается огромным количеством мероприятий! В хороших коворкингах каждый день проходят мастер-классы, выступления, обсуждения. По моему опыту работа в таком коворкинге – это большое преимущество, т. к. вам не нужно куда-то идти и вы сами по себе находитесь в потоке знаний и обсуждений.

Коворкинги также дают прекрасную возможность познакомиться с потенциальными партнерами, сотрудниками и даже будущими клиентами. Марк Галагхер, старший маркетинг-менеджер банка Silicon Valley Bank, арендующий рабочее место в коворкинге WeWork, сказал в интервью46 газете Financial Times, что нахождение в коворкинге полезно ему как сотруднику банка тем, что «дает доступ к разным обсуждениям и помогает мне почувствовать себя более предпринимателем, чем банкиром».

Если вы уже работали в коворкинге, то знаете, что те, кто работает в коворкинге, как правило, доброжелательно относятся к небольшим просьбам о помощи, просьбе что-то объяснить или просто просьбе высказать мнение о проекте или идее. Не говоря уже о том, что многие знаменитые стартапы начинали работать именно в коворкинге. Например, первая версия Instagram была создана двумя программистами в коворкинге Dogpatch Labs47 в Сан-Франциско. А по данным опроса, проведенного международной сетью коворкингов WeWork среди своих арендаторов, около половины из них нашли бизнес партнера именно в коворкинге48.

Система оплаты по часам и по дням дает возможность платить только за то время, которое вы реально использовали. Например, коворкинг Workshop Cafe в Сан-Франциско предоставляет 10 первых часов бесплатно, а затем оплата производится за каждый час. А сеть коворкингов WeWork после покупки подписки дает возможность арендовать рабочее место в любом из более чем 50 коворкингов в 12 странах.

В России некоторое время назад, получили распространение так называемые «антикафе» с поминутной оплатой, от 3 рублей за минуту. Конечно, в них можно и работать, как в коворкингах, но в отличие от коворкингов этот формат рассчитан на более широкую публику – от подростков, играющих там в игровые приставки, до любителей настольных игр. В Москве насчитывается более 300 заведений, относящих себя к антикафе49.

Существуют и полностью бесплатные коворкинги. Таким является коворкинг50 компании Amazon в Сан-Франциско, в котором можно бесплатно зарегистрироваться и работать с 9 до 17 в рабочие дни, пользоваться бесплатной мини-кухней с напитками, конфетами, кофе и водой. Компания Amazon является спонсором и владельцем трех таких коворкингов – в Сан-Франциско, Нью-Йорке и Берлине, где также проводятся бесплатные тренинги, посвященные сервисам и продуктам компании.

А некоторые компании даже стали организовывать подобие коворкингов в своих действующих офисах. Например, компания Menlo Innovations (Калифорния) пускает предпринимателей к себе в офис, потому что, как сказал51 ее гендиректор Ричард Шеридан газете Financial Times, «собранные в одном месте энергичные предприниматели рождают идеи, которые в другой обстановке не пришли бы в голову».

По сравнению с традиционными офисами, где одни и те же сотрудники работают и общаются только со своим кругом, коворкинг является прежде всего местом, открытым для встреч, в котором пространства хватает всем, сообществом, в котором постоянно происходит приток новых людей и свежих идей. Есть у всех коворкингов и один общий недостаток: спать в них, как правило, запрещается.

Кратко:

– Коворкинг это офис «на час» без долгосрочных обязательств.

– Нахождение и работа среди близких по духу людей помогает повысить эффективность работы, помогает найти новые идеи и знания.

Выбор приложений и сервисов для удаленной работы

Вернемся к предпринимателям и их инструментам. Даже если вы еще не работаете удаленно, наверняка часть процессов вашего бизнес-проекта проходит через приложения и интернет-сервисы. Технологии достигли такого уровня, что, даже сидя в одной комнате, бывает удобнее обсуждать сложный проект в онлайн-чате и на виртуальной доске Trello.

За более чем 15 лет работы удаленно я сформулировал для себя несколько важных «галочек» для проверки онлайн-сервисов и инструментов, которые можно использовать удаленно. Эти правила, по моему мнению, нужно применять как при выборе сервисов для личного использования, так и при выборе сервисов для сотрудников.

• Сервис должен быть от проверенной и большой компании, в крайнем случае, если это новый сервис, то у него должны быть хорошие и известные инвесторы. Доверяя свои документы, свои данные, данные клиентов и прочую информацию неизвестным новым сервисам, вы всегда рискуете пострадать первыми в случае проблем на стороне сервиса. Многие из начинающих сервисов нередко плохо развиваются или даже закрываются, и в итоге приходится срочно «спасать» свои данные. Еще одна проблема – в том, что интегрировать молодые новые сервисы с другими бывает достаточно тяжело и затратно.

• У сервиса должно быть как можно больше пользователей, в идеале это сотни тысяч или миллионы, как у Trello или Google Docs. Это означает, что сервис не только будет жить и развиваться, но еще и то, что он будет адаптироваться под множество вариантов использования – даже под такие, о которых вы еще и не задумывались.

• Найдите того, кто этот сервис уже пробовал и набил шишки. Если сервис вам подходит по описанию, но вы сомневаетесь, насколько он будет хорош в реальности, то всегда надежнее Чтобы найти жалобы на сервис в Интернете и социальных сетях, достаточно набрать в поиске название сервиса в сочетании с различными фразами вроде «проблемы», «надоело» или более эмоциональными словами. Если и существует всемирная жалобная книга, то это, конечно, социальные сети.

• Сервис должен предоставлять возможность сделать и скачать резервную копию данных. Поставьте напоминание в календаре и делайте резервную копию раз в квартал или раз в месяц. В сервисах Google есть возможность скачать резервную копию со всех сервисов (GMail, YouTube, Google Docs) на странице https://www.google.com/settings/takeout

• Возможность интеграции с другими сервисами. Старый подход монолитных сервисов постепенно себя изживает, и многие компании переходят к набору специализированных инструментов, связанных между собой. Таким образом, можно подобрать самый лучший инструмент для каждого типа задач (маркетинг, технические задачи, ведение проектов, продажи и т. п.). Например, сервисы Mailchimp и Zendesk уже интегрированы практически со всеми сторонними сервисами, какими только можно было.

Кратко:

– Используйте проверенные и известные приложения и сервисы, даже если они стоят чуть дороже.

– Очень важной является интеграция с другими сервисами, иначе на такую интеграцию своими силами уйдет много сил, средств и времени.

Портативная электроника

• Apple Macbook Pro 15 – проверенный качественный ноутбук с батареей, которая работает долго. Считаю очень важным его небольшой вес, долгую батарею, качественный экран и очень удобную клавиатуру – быстрая работа, удобство работы без мышки. По моему опыту выдерживает постоянную нагрузку в режиме 18 часов в сутки в течение нескольких лет. Если вам не нравится Apple, рассмотрите ноутбуки Lenovo Thinkpad или Hewlet-Packard

• Apple iPhone 6/6s/7 Plus – большой экран и долгая батарейка. Все это вместе делает этот смартфон удобным для просмотра документов, чтения, работы с почтой, работы в дороге. В качестве альтертнативы подойдет Samsung Galaxy Note.

• Bose Quite Comfort 20 (30)52 – шумоподавляющие вставные наушники, которые действительно работают. Они помогают и в кафе, и дома (при включенной музыке не будете слышать даже крик маленького ребенка рядом), и даже в самолете – почти полностью убирают шум турбин. На 100% согласен с высказыванием на одном из онлайн-форумов поклонников шумоподавляющих наушников о том, что «когда эти наушники ломаются, хочется встать над ними и провести минуту молчания в знак уважения».

• 3M Privacy Filter53 – специальная накладка на экран ноутбука, которая скрывает изображение от тех, кто находится сбоку. Забавно наблюдать реакцию детей, которые постоянно пытаются выяснить, почему человек сидит за ноутбуком и смотрит в черный (как видится со стороны) экран.

• Amazon Kindle Paperwhite54 – самая лучшая электронная книга с подсветкой, позволяющей читать практически без вреда для глаз при любом освещении.

• Портативная батарейка – поможет подзарядить телефон, если рядом нет розетки.

• Сетевой удлинитель – если вы много путешествуете, то обычный сетевой удлинитель с несколькими розетками и длиной шнура 1 метр сделает жизнь легче и удобнее.