Раздел 2.
Из чего же, из чего же
сделаны наши мероприятия
Глава 1.
«Здравствуйте, я – Ваше мероприятие»
Вы узнаете, как может финансироваться мероприятие, что такое партнерская сеть конференции, с какими целями проводятся деловые встречи и чем отличаются цели мероприятий в зависимости от того, какая организация является инициатором, какими бывают мероприятия по составу участников, каковы основные характеристики и форматы деловых мероприятий, поймете отличия конгрессов, выставок, корпоративных совещаний, познакомитесь с приконгрессной выставкой, основными блоками активностей делового мероприятия, узнаете, что такое «ротация» и какова процедура привлечения международного мероприятия в страну
Итак, мы всё ближе подбираемся к самому интересному – планированию и зачатию нашего чада – делового мероприятия. И всё-таки, каким будет этот наш новый человечек, новое существо? Каким он может быть?
К термину «деловое мероприятие» мы найдем массу определений, но суть их всегда будет сводиться к тому, что деловое мероприятие – это форма человеческих коммуникаций. А вот характеристики уже могут быть полярно разными в зависимости от того, кто и с какой целью инициирует проведение мероприятия, кто и с какой целью в нем участвует. Мы не будем сейчас углубляться в теорию целеполагания, выяснять разницу между целями и задачами. Просто под целью будем понимать формулировку ответов на вопрос «зачем проводить мероприятие». Так вот цели, которые преследует «родитель» мероприятия, можно условно разделить на три большие группы:
Группа 1. Обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации/учреждения, PR ассоциации/учреждения, планирование или подведение итогов различных научных проектов, образование – характерно для научных мероприятий, встреч общественных организаций
Группа 2. Налаживание коммуникаций в рамках партнерской сети, привлечение внимания общественности к самой компании, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала, планирование или подведение итогов различных бизнес-проектов и т. д. – характерно для бизнес-мероприятий
Группа 3. Обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов, вынесений решений и постановлений – характерно для правительственных мероприятий
Отдельно стоит выделить коммерческие мероприятия, которые инициируются исключительно для того, чтобы организатор получил финансовую прибыль. В этом случае, как правило, прочие цели являются инструментальными, дополнительными целями. Можно сказать, целями второго уровня.
Однако это весьма обобщенная группировка целей, которые зависят, скорее от сферы деятельности инициатора. На практике же результаты работы по постановке целей должны быть совершенно конкретными. Другими словами, нужно понять, что мы хотим получить «на выходе». Какие итоги мероприятия мы сочтем достойными. Изначально, на уровне идеи, свои цели можно сформулировать так:
– хочу стать «супер», обеспечить своей компании имидж «эксперта», первым поднять для обсуждения эту важную проблему;
– хочу найти новые контакты, бизнес-партнеров, поставщиков, потребителей, инвесторов;
– хочу провести «живое» исследование рынка;
– хочу удовлетворить потребности покупателя – участника конференции и заработать денег.
Все эти цели достаточно размыты, с каждой подобной целью необходимо внимательно работать. Хорошо известна SMART-модель целеполагания (smart (англ.) – умный). Для детального изучения можно почитать статьи разных авторов, познакомиться с подходами, но важно помнить, что любая цель должна быть однозначной, измеримой, реальной, ограниченной временными рамками, более того, сочетаться с другими целями:
S – specific, significant, stretching – конкретная, значительная. Это означает, что цель должна быть максимально конкретной, однозначной, ясной, понятной всем участникам процесса подготовки мероприятия. Цель не должна допускать многозначных трактовок.
M – measurable – измеримая. Цель должна быть измеримой, причем критерии измерения должны быть обозначены не только по конечному результату, но и по промежуточному.
A – achievable, action-oriented – достижимая, согласованная, ориентированная на конкретные действия. Все специалисты, вовлеченные в процесс подготовки должны понимать, что это цель вполне возможно достичь. Может быть, это потребует определенных усилий, но она не запредельна.
R – realistic, relevant, reasonable – реалистичная, уместная, полезная и ориентированная на конкретные результаты. Цель не должна создавать дисбаланс с остальными целями и задачами, стоящими перед организаторами
T – time-based – на определенный период, своевременная, отслеживаемая. Сроки должны быть обозначены всегда. Это могут быть так называемые red-lines (срок по представлению промежуточного результата) и dead-lines (крайний срок) достижения цели. Более того, крайне важно обозначить временные точки, когда будет проводиться некий аудит – когда мы будем оценивать, насколько быстро движемся к цели, появляются ли какие-то дополнительные отсрочки, форс-мажорные обстоятельства, которые могут помешать соблюсти сроки.
Таким образом, за целью «обеспечить имидж эксперта» должно стоять четкое понимание результата, например, «провести итоговое анкетирование делегатов по электронной почте, получить результаты в течение 7 дней по окончании мероприятия, при этом не менее 70% опрошенных респондентов должны оценить качество подготовки деловой программы как «высокий экспертный уровень». Или это может звучать как-то иначе, но понятно, что провести исследование – вполне реально, цель конкретна, выражена количественно (70%), ограничена по времени (7 дней по завершении мероприятия). В идеале, конечно, важно обозначить методы проведения исследования, генеральную совокупность (какое количество делегатов должно быть опрошено), обозначить репрезентативность выборки (какое количество ответов должно поступить, чтобы выводы были приближены к реальности) и т. д., но это уже – тактические вопросы, которые решаются обычно в рабочем режиме.
Для того чтобы понять, каким станет наше мероприятие, как оно должно быть организовано, что оно собой представляет – необходимо определить его основные характеристики: инициатор, формат, масштаб, принцип финансирования, целевая аудитория и состав участников, регулярность, ротация, длительность.
Характеристика №1. Инициатор, или «Мамы разные нужны, мамы всякие важны». Кто является «владельцем» мероприятия, идеологом и стратегом, и почему это важно.
Мы помним, что инициатор – «мама» нашего мероприятия может заниматься различными видами деятельности: служить народу в Правительстве, заниматься коммерцией либо наукой. И на практике оказывается, что мероприятия, инициируемые коммерческими организациями, отличаются существенно от правительственных и научных, которые в свою очередь, между собой также имеют сходства и принципиальные отличия.
Основные отличия мероприятий в зависимости от инициатора (по версии IAPCO, National IAPCO Seminar, Москва, 2014)
Сразу оговорюсь, что под правительственными мероприятиями я здесь понимаю в большей степени мероприятия, проводимые Правительством не для широкой аудитории, а именно ориентированные на внутреннюю аудиторию. Когда чиновники встречаются с чиновниками, главы государств – с главами государств. Узким кругом. В то же время Правительство может инициировать и крупный форум. Финансироваться он будет не только бюджетными средствами, мероприятие должно широко освещаться в СМИ, на нем присутствует выставка и так далее. Поэтому нам важны и прочие характеристики, в частности – формат и целевая аудитория мероприятия, которые обязывают инициатора и оператора к определенным организационным решениям.
Характеристика №2. Формат, или Кого ждем – мальчика или девочку? Какими бывают мероприятия.
У детей всё просто – бывают мальчики и девочки. В нашей истории с деловыми мероприятиями ситуация несколько сложнее. Существует Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 53524—2009, где скупым официальным языком перечислены и описаны различные форматы деловых мероприятий. Независимо от профессиональной принадлежности инициатора мероприятия могут быть различных типов, ключевые же отличия заключаются в архитектуре встречи:
По определению Национального стандарта – конгрессы и конференции – это «организованные встречи представителей стран, отраслей бизнеса, профессий или учреждений, организаций для обмена знаниями и опытом, поиска необходимых решений, проводимые самостоятельно или сопровождаемые выставочными мероприятиями». Тем не менее, конгрессами и конференциями часто называют разные деловые мероприятия, хотя отличия бывают достаточно существенные, почти как у мальчика от девочки.
Деловое мероприятие может быть проведено в формате
съезда, когда участники приезжают на один день, заседают в огромном зале и слушают доклады. Как правило, такие мероприятия собирают более 100 человек – это однозначно, чаще же всего – это несколько сотен, порой – тысяч человек. Целью съездов является, как правило, предоставление отчета о достижениях той или иной отрасли науки, экономики, политики;
конгресса, конференции, форума, когда участники проводят на мероприятии несколько дней, тема мероприятия достаточно широка, деловая программа насыщенна и построена по классическому принципу «параллельных мероприятий»: пленарные заседания + секционные заседания/ круглые столы/ воркшопы/ (темы которых более узкие и являются составляющими частями общей темы мероприятия) + работа презентационных зон, конкурсных комиссий и т. д. Собирают конференции, как правило, более 100 человек. Секционных заседаний может быть много, они все проходят параллельно в разных залах одного конференц-центра. На очень крупных мероприятиях, бывает, что они проходят на дополнительных площадках. Классический конгресс/конференция/форум обычно длится 3—4 дня и состоит из пленарного заседания, на котором собираются одновременно все участники мероприятия и секционных заседаний, круглых столов, семинаров и т. д. С пленарного заседания может начинаться каждый день, оно длится полтора-два часа, затем участники расходятся на секционные заседания. Либо другой вариант – пленарное заседание проходит в первый день, вся последующая работа – это секционные заседания. Кроме пленарного заседания и секций на конгрессе/ конференции/ форуме также могут проходить постерные сессии, выставки, дополнительные презентационные программы, конкурсы молодых специалистов, отдельные программы для молодых специалистов, социальные мероприятия, workshop`ы и т. д. Если попробовать всё-таки разделить эти понятия, то под конгрессом чаще понимают мероприятие масштабное как по количеству делегатов, так и по насыщенности деловой программы, нацеленное на обмен опытом между делегатами. Форум может быть по этому показателю идентичным, но его основное отличие – направленность на выработку рекомендаций и предложений от участников органам государственной власти. Конференция – это действительно, чаще всего, менее масштабное мероприятие как по степени насыщенности деловой программы, так и по количеству делегатов. Конференция в отличие от конгресса часто имеет более узкую тему с практической направленностью;
семинара, куда участники приезжают в небольшом количестве (20—100 человек) для изучения какого-то конкретного вопроса. Главная цель такого мероприятия – обучение;
саммита, ассамблеи, которые представляют собой официальную встречу руководителей государств или членов международной ассоциации для решения вопросов текущей политической, правовой, финансовой деятельности. Количество делегатов может быть совершенно разным, в зависимости от масштаба ассоциации (организации, объединения).
Национальный стандарт также рассматривает такие форматы мероприятий как совещание, коллоквиум, круглый стол, биржа деловых контактов, деловой завтрак. По сути это небольшие по количеству участников мероприятия, имеющие своей целью обмен опытом, нетворкинг, выработку решений по общим вопросам.
Особняком, отдельной группой, стоят выставки — «публичное представление достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни». Для них даже существует свой Национальный стандарт по выставочной деятельности. Понятие «выставка» может обозначать как само мероприятие, так и место проведения этого мероприятия. Различают выставки: местные, национальные, международные и всемирные, а также всеобщие, охватывающие все отрасли человеческой деятельности (например, Выставка достижений народного хозяйства СССР ВДНХ), и специализированные, посвящённые только одной области деятельности человека. К последним относятся художественные, промышленные и сельскохозяйственные. Также различают выставки периодические (временные) и постоянные.
На сегодняшний день выставочная индустрия имеет колоссальный размах. Советское наследие оставило неизгладимый след в этой отрасли экономики. В международном сообществе основным органом, аккумулирующим информацию о мировом выставочном рынке, ведущем аккредитацию существующих выставок, лоббирующим интересы выставочной отрасли является UFI – Всемирная ассоциация выставочной индустрии. В России такие функции осуществляет РСВЯ – Российский Союз выставок и ярмарок.
Существует также «приконгрессные выставки», которые являются сопутствующими мероприятиями в рамках конгрессов, имея своей целью демонстрацию достижений той или иной отрасли (в зависимости от тематики основного мероприятия). Такие выставки также являются значимым источником для пополнения бюджета конгресса, информационным поводом для PR- акций, а также реализуют и другие функции.
В отдельную группу часто выделяют совещания, презентации, корпоративные мероприятия, инсентивы — это встречи специалистов с целью налаживания коммуникаций, обсуждения отдельных вопросов и принятия конкретных решений, представления продукции, формирования команды. В переводе с английского слово «incentive» означает «стимул». Инсентив – это поощрительная (мотивационная) поездка, организуемая для сотрудников компании, клиентов, дилеров, торговых агентов, топ-менеджеров и т. п. за достижения в работе (например, за повышение общего объема продаж, за эффективную рекламу, за помощь в обучении персонала и т. д.). Как правило, такие поездки предоставляются или на льготных условиях, или бесплатно, в качестве премии за высокие достижения. Инсентив-мероприятие может преследовать разные цели: презентация и продвижение нового продукта или услуги; повышение производительности и качества; создание дилерской и агентской сети; формирование лояльной и сплоченной команды. В зависимости от целей специалисты выделяют разные виды инсентив-программ: поощрительные программы; мотивационные программы; построение команды (team building). Соответственно и составляющие элементы таких мероприятий по своей приоритетности будут распределены совершенно иначе, чем в конгрессах и конференциях.
Существует три основных блока активностей в рамках практически любого делового мероприятия: деловая программа; нетворкинг и коммуникации; демонстрационные элементы и экспозиция. На конгрессах и конференциях в приоритете деловая программа, на выставках – экспозиция, на совещаниях и презентациях – нетворкинг и коммуникации.
Характеристика №3. Целевая аудитория и состав участников, или «Кому это надо – никому не надо, кому это нужно – никому не нужно»
Чтобы ситуация из этой забавной песенки не материализовалась на деловом мероприятии, нужно сразу осознавать – для кого проводится мероприятие. Кому оно должно быть важно и почему. Кто они – потенциальные участники и спикеры, каковы их профессиональные интересы, должностной статус, где они живут. Мероприятие может проводиться исключительно для специалистов той или иной сферы деятельности, для топ-менеджеров, или наоборот, для молодых специалистов. По региональному охвату —может быть городским, национальным/всероссийским, международным.
Профессиональные интересы и должностной статус делегатов и спикеров обязывает организатора проводить мероприятие на соответствующем уровне.
Понимание регионального охвата позволяет спланировать объем работ по делегат-менеджменту, необходимости организации перевода, по туристской логистике, а также – по срокам подготовки мероприятия. На практике не существует жестких критериев оценки качества мероприятия по составу его участников, однако Национальный стандарт РФ предлагает определенную классификацию для конгрессных мероприятий.
Международное:
число иностранных участников составляет не менее 15%; С международным участием:
число иностранных участников составляет не более 15%; Национальное: более 40% участников которого проживают за пределами Федерального округа, где оно проводится; Региональное: свыше 60% участников проживают в пределах Федерального округа, где оно проводится;
Муниципальное: не менее 80% участников проживают в пределах муниципального образования;
Виртуальное: мероприятие, условно не ограниченное во времени и в пространстве, реализуемое на основе Интернет-ресурса, посредством которого его организатор предоставляет возможность зарегистрированным участникам обмениваться знаниями и опытом, вести дискуссию.
Источник: Национальный Стандарт РФ ГОСТ Р 53524- 2009 КОНГРЕССНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Характеристика №4. Масштаб, или Сколько вешать в граммах? Сколько делегатов планируем привлечь на мероприятие?
Здесь под масштабом мы понимаем количество делегатов, участвующих в мероприятии. По национальному стандарту РФ малыми считаются мероприятия с количеством делегатов до 250 человек, средними 250—1000, крупными – более 1000. Для того чтобы формировать статистику, делать выводы и принимать управленческие решения, такая градация не очень показательна. Международная ассоциация ICCA в своих аналитических отчетах разделяет мероприятия по масштабу на 9 групп от 50 до 10000 и более. Такая детализация позволяет более внимательно отслеживать динамику ситуации на рынке, изменение тенденций по росту или снижению количества мероприятий в мире, изменение поведения инициаторов в части принятия решений о проведении конгресса в том или ином регионе. Например, отчеты, основанные на детализированных данных, позволяют инвесторам оценивать привлекательность проектов конгрессных центров, рассчитывать сроки окупаемости. Например, если посмотреть на тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012, то мы увидим, как стремительно сокращается количество очень крупных конгрессов (от 1000 делегатов), растет число малых (50—149 делегатов) и средних (150—249 делегатов) мероприятий. Кстати, именно поэтому конгрессные центры во всем мире крайне редко находятся в частной собственности. Как правило, это те или формы государственно-частного партнерства.
Тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012 (ICCA 50 STATISTICS REPORT A Modern History of International Association Meetings 1963—2012, 2013 год)
Чем раньше при подготовке мероприятия становится понятен его масштаб, тем более эффективной будет подготовка. От масштаба мероприятия зависит как объем необходимых сервисов, так и их характеристики. Например, чем отличается конференция на 50 человек от конгресса на 1000? Разумеется, есть очевидные отличия: в бюджете, в показателях вместимости «площадки», в особенностях технического оснащения, в количестве персонала, занятого подготовкой и обслуживанием, в степени насыщенности деловой программы и т. д. А есть отличия не настолько очевидные. Например, для конференции с количеством делегатов более 70 человек становится оправданным проведение онлайн регистрации делегатов, с подключением сервисов «личного кабинета», «планировщика встреч» и т. д. Сейчас на рынке существуют как коммерческие разработки, так и бесплатные веб-сервисы, позволяющие регистрировать делегатов, рассылать информационные материалы, даже принимать тезисы научных докладов. Чем больше количество делегатов, тем сложнее управлять информационными потоками и взаимодействовать с каждым. В случаях, когда мероприятие инициировано, оплачивается и управляется одним организатором, вопрос коммуникации с каждым отдельным делегатом может не стоять так остро. Но такие ситуации возникают всё реже. Масштаб мероприятия может определяться по-разному. Он либо известен как данность в самом начале подготовки, либо определяется в процессе. Как правило, это зависит от источников финансирования мероприятия.
Характеристика №5. Источники финансирования, или «Где деньги, Зин?». На какие средства может проводиться деловое мероприятие
Кто и как будет зарабатывать средства на содержание и воспитание ребенка – нашего мероприятия – важно определить на стадии его планирования – хоть мероприятия, хоть ребенка. Мероприятие может финансироваться «из одного кармана» – это единый источник финансирования, что характерно для корпоративных мероприятий, которые корпорации проводят для своих сотрудников, клиентов и партнеров, и правительственных мероприятий, которые финансируются из бюджета государства. Но мероприятие может проводиться на средства из разных источников – регистрационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственная поддержка и т. д. – это множественные источники финансирования, что чаще встречается на научных конференциях (в полном комплексе) и бизнес-проектах, направленных на извлечение прибыли инициатором (проводятся на регистрационные взносы и средства спонсоров). От этого будут зависеть особенности построения коммуникационных схем, финансовых потоков, и даже сроки подготовки мероприятия
.
Характеристика №6. Регулярность, ротация, длительность, или Вес 3500, рост 52
Деловые мероприятия бывают регулярными и разовыми. Регулярность зависит от целей инициатора и самого мероприятия, специфики отрасли. Регулярные мероприятия проводятся, как правило, не чаще 1 раза в год, однако крупные конгрессы международных ассоциаций могут проходить 1 раз в 2 года, 1 раз в 3 или 4 года.
Если мероприятие регулярное, то в распоряжении организатора могут оказаться базы данных участников, наработки по формированию деловой программы, участию спикеров. Размер регистрационного взноса в таком случае также уже бывает рассчитан. Если мероприятие проводится в 4й раз и более – то оно претендует на включение в базу данных международных мероприятий ICCA (если также собирает более 50 делегатов и путешествует по миру).
Если мероприятие регулярное, то здесь мы оцениваем также, всегда ли оно проводится в одном городе/регионе, либо в разных. В большинстве своем эта характеристика относится к конгрессам международных ассоциаций. Ротируемые (путешествующие по миру) мероприятия учитываются ICCA, информация по особенностям их проведения, требованиям инициаторов хранится в базах данных. У организатора есть возможность узнать, как должно проводиться это мероприятие, посоветоваться с иностранными коллегами, которые обеспечивали проведение мероприятия в другом регионе. Для этого для членов ICCA в базах данных ассоциации предусмотрен сервис Business Exchange.
Мероприятия могут длиться от 1 дня (обычно это не очень крупные мероприятия городского масштаба, семинары, тренинги) до двух недель (образовательные школы, курсы). В среднем же научные конгрессы длятся 3—5 дней, бизнес-мероприятия 2—3 дня, правительственные встречи – 1—2 дня.
Теперь, познакомившись с ротацией мероприятий, мы подошли к одному из самых интересных, ключевых моментов в международной конгрессной деятельности. Это необходимо уяснить, как Отче наш. И корпоративные, и некорпоративные международные мероприятия часто имеют привычку путешествовать по миру. Таким образом, мероприятие приобретает более широкий кругозор, подогревает интерес к себе каждого отдельного участника: кроме участия в деловой программе, делегаты знакомятся с изучаемой ими отраслью науки, либо тем видом бизнеса, которым они занимаются – в разных странах и регионах, узнают больше о культуре и истории городов и стран. Практика перемещения мероприятий по миру сформулировала другую практику – объявления тендеров на право проведения мероприятия в том или ином регионе. Города и страны всего мира борются за право проведения конгресса на своей территории. Почему – мы поговорим позже, когда будем обсуждать анатомию делового мероприятия, а в частности – его шею – эффективность, тогда мы и познакомимся с социально-экономической эффективностью крупных мероприятий для города. Но сейчас важно запомнить, что проведение крупных конгрессов и конференций в стране и городе приносит большую пользу региону: увеличивается поток денежных средств, растут налоговые отчисления, увеличивается количество рабочих мест, местные специалисты имеют возможность посетить это мероприятие в большем количестве, чем в случае, когда нужно ехать в другую страну. Поэтому инициаторы мероприятий – международные ассоциации – и проводят тендеры, в которых участвуют разные дестинации. Похожую процедуру мы все наблюдали, когда Сочи претендовал на право проведения Олимпийских игр. В классике жанра последовательность в рамках процедуры обычно предельно проста: у ассоциации существуют требования (guidelines), которым должна соответствовать дестинация, регион. Конгрессное бюро вместе с представителями потенциального локального организационного комитета (например, на тендер по конгрессу Международной ассоциации педиатров подает заявку Российское педиатрическое общество, являющееся его членом) готовит тендерную документацию – предложение о проведении конгресса, например, в Санкт-Петербурге. Параллельно с петербургской заявкой поступают заявки от Праги, Парижа, Берлина, Сингапура – любых городов. Правление ассоциации рассматривает заявки и выбирает место проведения следующего конгресса. Как правило, это происходит за 2—4 года до даты проведения мероприятия.
Глава 2.
Деловая программа – всему голова
Вы узнаете, как составить концепцию делового мероприятия, как формируется программа, что общего у программы конференции и дипломного проекта, что такое архитектура делового мероприятия, как привлечь интересных спикеров, подобрать необходимую площадку, и зачем нужен режиссер
Деловое мероприятие без деловой или научной программы, что всадник без головы – скачет неосознанно, непонятно куда и неизвестно как, если вообще скачет. Но даже, если и скачет, то не всадник, а конь, у которого, впрочем, своя голова вполне себе имеется. Так что, похоже, двигаться куда-то без хотя бы чьей-то головы вообще никак не получится. Программа мероприятия, содержание, «контент» – это самая главная, основная составляющая делового мероприятия. Это голова, мозг нашей Конференции.
Программа должна быть интересной для участников, спикеры – экспертами в своей области, которых полезно услышать, увидеть, познакомиться с ними. Темы, поднимаемые на мероприятии, должны быть важными и актуальными для делегатов. А вот чтобы они действительно стали таковыми, инициатору или организатору необходимо тщательно изучить информационное поле. Для этого регулярно отслеживают интересные темы и идеи, наблюдают за конкурентами, партнерами и коллегами и даже внимательно следят за негативными высказываниями в профессиональном сообществе.
В конце 2005г компании стала понятна необходимость создания своего продукта – собственного мероприятия – тогда как основным видом деятельности компании было обслуживание заказных мероприятий – научных конференций, компания работает как РСО. Цели были следующие:
1) увеличение продаж в перспективе на 7 лет;
2) расширение базы потенциальных клиентов, возможность для постоянных коммуникаций с потенциальными клиентами (холодные звонки себя уже исчерпали, нужны были другие методы);
3) выход на региональные рынки (Сибирь и Урал);
4) PRцели – создание имиджа эксперта на всероссийском уровне (тогда было еще непонятно, в какой области); создание дополнительных регулярных информационных поводов для общения с научными СМИ.
Цели компании на тот момент были не совсем SMART, однако аналитики компании изучали актуальные темы, которые волновали научное сообщество в целом и в Сибири и на Урале в частности, отслеживали политику государства в области развития науки. Решение пришло. Было выбрано направление – коммерциализация инноваций и научных разработок. Так родился форум ОТ НАУКИ К БИЗНЕСУ, которому в 2016 году исполнится 10 лет, форум собирает представителей научных организаций и крупного бизнеса со всей России и из-за рубежа. www.fs2b.ru.
Из опыта компании «Мономакс», 2006
Инструменты, которые для этого используют – классические – отраслевая пресса, социальные сети, информационные порталы, интервью с экспертами и специалистами. Если вы сами не работаете в заданной отрасли и являетесь оператором мероприятий, то проще всего решить такую задачу с помощью консультантов, т. е. специалистов, которые хорошо ориентируются в предмете изучения.
Пример последовательности действий в случае компании «Мономакс» при поиске темы для своего мероприятия:
1) мониторинг научных порталов и форумов – выбор пула тематик, наиболее часто и активно обсуждаемых пользователями, определение наиболее активных персон – экспертов – что волнует всех ученых? Кто наиболее активен в написании статей и материалов на эти темы? Чем специалисты довольны в сложившейся ситуации, а чем – не очень?
2) мониторинг правительственных ресурсов – а что об этом думает правительство, можно ли привлечь к обсуждаемой теме государство? Участие представителей власти – это всегда показатель статуса и серьезности проблемы, а как следствие – серьезности мероприятия
3) мониторинг уже существующих мероприятий по данной теме – все ли вопросы, которые выявили аналитики, поднимаются и обсуждаются. С какого угла зрения? Собирают ли эти мероприятия достаточное количество делегатов (насколько востребована тема?)
4) консультации с экспертами, подтверждение/ опровержение своих идей, поиск единомышленников – более детальное изучение темы, зондирование наиболее «больных» точек
5) выбор и утверждение идеи мероприятия, предварительная формулировка темы.
Из опыта компании «Мономакс», 2006
Существует, собственно два пути выбора темы мероприятия: широкий охват тематик в рамках направления или конкретная, узкая тема. После определения тематической направленности мероприятия придется подумать непосредственно над предварительным, «рабочим» названием. Предварительным – потому что оно может быть откорректировано, уточнено или расширено в процессе дальнейшей работы – формирования концепции, дальнейшего общения с экспертами и т. д.
Что такое концепция мероприятия и зачем она нужна
Прежде, чем приступать непосредственно к формированию деловой программы, нам необходимо составить «паспорт» делового мероприятия, его концепцию. Этот документ понадобится организатору во многих ситуациях – при привлечении финансовых и информационных партнеров, участников, спикеров, при работе со СМИ. Концепция мероприятия – это сводный документ, отражающий все характеристики мероприятия:
– цели и задачи, критерии эффективности,
– тема и рабочее название,
– целевая аудитория (профессиональную принадлежность и специализацию делегатов, должностной статус, качественный состав, региональный охват),
– формат и масштаб мероприятия,
– место и время проведения,
– заинтересованные стороны (потенциальная партнерская сеть) и команда организаторов
– источники финансирования,
– архитектура мероприятия и тематический план деловой программы,
– предварительный бюджет
Мы уже говорили о важности грамотного выбора целевой аудитории, когда определяли характеристики мероприятия. Это правда, ведь в первую очередь необходимо определить все группы потенциальных участников, которые могут быть заинтересованы в мероприятии. Очень важно сразу понять, как они принимают решение об участии, изучить, где лучше всего с ними предварительно общаться, где их можно встретить, и как пригласить к участию. Как минимум, это можно сделать на схожих по тематике мероприятиях, на каких-либо веб-площадках, форумах и порталах. Внимательный подход к выбору целевой аудитории – это основной шаг в продвижении вашего мероприятия, во многом определяющий будущий успех.
Когда перед нами встанет вопрос — сколько участников сможет привлечь мероприятие – стоит изучить конференции и форумы, где обсуждаются темы, напрямую или косвенно связанные с выбранной нами. В качестве базовой предварительной цифры можно взять количество делегатов на похожих мероприятиях. Однако фактическая цифра в дальнейшем будет зависеть от нашей PR активности, бюджета мероприятия, партнеров и наличия качественных адресных баз для рассылок. На регулярных мероприятиях, как правило, примерное количество делегатов бывает заранее известно.
В каком формате проводить встречу – также один из ключевых пунктов создания концепции. Здесь нужно учитывать, в первую очередь, насколько масштабна и универсальна основная тема, насколько глубокого раскрытия она потребует, сможем ли мы привлечь к участию экспертов – российских и международных. Необходимо помнить, что для проведения мероприятия на широкую тему (например, Всемирный конгресс предпринимателей-2014 в Москве), надо обладать серьезными ресурсами – как административными, так и инвестиционными, и организационными, и информационными – как минимум уровня Правительства Москвы. Стоит адекватно оценить свои возможности. На масштабные темы имеет смысл выходить, если мы действительно владеем такими ресурсами. Формат обязывает соблюдать определенную архитектуру встречи – проводить пленарные заседания или только тематические сессии, организовывать практические мастер-классы, или говорить о проблематике в целом – вспомните, мы рассуждали об этом в прошлой главе.
Секции могут быть более или менее интерактивны, что потребует залов большей или меньшей площади. Поэтому уже на этой стадии необходимо предварительно продумать архитектуру мероприятия – сколько заседаний, рабочих сессий и прочих активностей будет реализовано на мероприятии. Поэтому следующим важным вопросом станет предварительный подбор места проведения – конференц-центра. При этом на стадии планирования необходимо учитывать пять основных критериев:
– степень статусности (зависит от качества целевой аудитории, на которую мы ориентируемся);
– вместимость;
– соответствие регламенту и архитектуре мероприятия (должно быть достаточное количество залов и вспомогательных помещений);
– комфорт и удобство (местоположение, транспортная доступность, парковки);
– соответствие возможностям бюджета.
При определении времени и длительности проведения важно учесть, не проводится ли в эти же даты похожее мероприятия – в городе, в стране, за границей. Участникам в этом случае придется выбирать, куда поехать и что посетить, спикеры могут быть также уже приглашены на эти даты. Хотя есть и другой, прямо противоположный путь – присоединиться к уже существующему мероприятию, которое проходит в эти даты в вашем городе и интегрировать вашу программу в его структуру, предложив, например, участникам задержаться на 1—2 дня для посещения вашей конференции, либо наоборот, приехать на 1—2 дня раньше. По своей длительности бизнес-мероприятия, как правило, короче, чем научные конференции, а правительственные встречи вообще часто проходят одним днем.
При обозначении заинтересованных сторон (участников партнерской сети) и команды организаторов изучите и укажите организации (российские и зарубежные – в зависимости от целей мероприятия и целевой аудитории), напрямую или косвенно вовлеченные в ту отрасль знания, которой принадлежит выбранная вами тема мероприятия, для этого обратитесь к детальному изучению сайтов и материалов мероприятий-конкурентов и мероприятий смежных тематик. При возможности обязательно посетите их, это позволит познакомиться с потенциальными партнерами:
– общественными организациями и фондами – это ваши потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники, спонсоры;
– представителями крупного бизнеса, организациями, которые также могут поддержать ваше мероприятие финансово, выступить с важным докладом, отправить к вам своих сотрудников в качестве делегатов;
– властными структурами (департаменты или комитеты городской администрации, органы федерального уровня) – это ваши «свадебные генералы», возможные финансовые и информационные партнеры;
– научными организациями (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)
– исследовательскими и консалтинговыми агентствами (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)
– СМИ (потенциальные информационные партнеры, спикеры). Отразите, какие СМИ отражают новости и публикуют материалы по вашей тематике.
Вся эта информация обязательно потребуется нам также для формирования организационного и программного комитетов мероприятия. Уже сейчас, при изучении информационного поля и определении заинтересованной аудитории, в своей концепции обязательно стоит указать – какие организации и каких экспертов мы считаем целесообразным пригласить в организационный и программный комитеты.
Организационный комитет отвечает, как правило, за все вопросы, связанные с подготовкой мероприятия, программный комитет – за вопросы, связанные с формированием структуры и архитектуры мероприятия, содержательным наполнением программы, приглашением спикеров, сбор и издание тезисов и печатной продукции мероприятия и т. д.
При планировании источников финансирования изучим, спонсирует ли крупный бизнес аналогичные мероприятия, выделяет ли государство (либо фонды) субсидии на развитие данной сферы науки или экономики, существуют ли целевые городские или федеральные программы финансирования, выделяются ли научные гранты в этой сфере, укажите:
– возможный принцип финансирования мероприятия (источники финансирования – множественные, единственный). В случае, если источник финансирования один (например, бизнес-мероприятие коммерческой компании, полностью оплачиваемое из ее бюджета, бесплатное для участников; либо мероприятие, инициируемое государственными структурами, полностью оплачиваемое из государственного бюджета)
– потенциальные дополнительные источники финансирования / предоставления услуг по бартеру
– предположительные доли источников финансирования в бюджете мероприятия (80% – регистрационные взносы, 10% спонсорские средства, 10% субсидия правительства города)
– предположительный регистрационный взнос. Для начала, до момента формирования предварительной сметы бюджета можно ориентироваться на регистрационные взносы для мероприятий, конкурирующих или смежных тематик, далее, при более четком определении конкурентных преимуществ, при наличии сметы расходов, но до момента анонсирования мероприятия на широкую публику.
Как формируется деловая программа
Итак, когда у вас сложилось комплексное видение мероприятия, родилась его концепция, пришло время приступить к составлению предварительной программы. Как же формируется программа делового мероприятия? В целом, как мы уже упоминали, существует два основных подхода:
Основная масштабная тема раскрывается «в целом», без детализации по составляющим. Рассматривается окружающая среда темы, тенденции, возможности и стратегии ее развития, демонстрируются результаты глобальных исследований, касающихся темы, оценивается рыночная ситуация, положение в отрасли в целом, освещаются общие проблемы для всех сторон – представителей науки, бизнеса, правительства – которых так или иначе касается тема мероприятия. Такие встречи проводятся, как правило, для топ-менеджеров, руководителей, т. е. для людей, которые ответственны за определение стратегии развития своей организации. В реальности мероприятия этого типа в чистом виде встречаются редко. В их программу, как правило, всё равно интегрируются практические элементы, в ознакомлении с которыми заинтересованы потенциальные участники, однако в существенно меньшем объеме, чем на встречах, где используется второй подход.
Основная масштабная тема раскрывается детально, содержательно, по составляющим ее узким «подтемам». Рассматриваются практические вопросы, а участники, специалисты-практики, обмениваются опытом. Как правило, на таких мероприятиях проходит много мастер-классов, отдельных секционных заседаний (треков), посвященных разным аспектам в рамках заданной темы, образовательных программ, конкурсов, проводятся экспозиции. Часто демонстрируются различные достижения, новинки, изобретения, инновации и т. д. Такой подход при планировании мероприятий встречается очень часто во всех отраслях человеческой профессиональной деятельности. Также за основу может быть взята узкая тема, которая детально изучается и рассматривается на конференции.
При подготовке очень крупных значимых мероприятий всегда используется сочетание этих двух подходов в максимальном объеме. На таких встречах важно обеспечить интересную программу для всех групп целевой аудитории. Часто бывает, что в мероприятии участвуют специалисты, вовлеченные в одну и ту же тему с принципиально разных сторон: разработчики, производители, «продавцы», потребители – у них существуют как общие интересы, так и совершенно разные. Например, разработчику продукта важно понимать тенденции развития рынка, перспективы спроса, характеристики продукта, которые в перспективе будут востребованы рынком; производителю – инновации в области сокращения затрат на производство; «продавцам» – новые технологии продаж данного продукта, возможности для формирования дополнительной ценности; потребителю важно понимать, как он может использовать продукт, какие потребности этот продукт поможет ему удовлетворить. Более того, всем этим группам важно встретиться – разработчику с производителем, «продавцу» с покупателем.
Если организатор берется за подготовку мероприятия такого формата, то ему важно использовать оба подхода максимально эффективно. Для этого программа может быть сформирована так, чтобы все участники могли, во-первых, посетить все заседания, где освещаются общие для всех вопросы – это блок «пленарные заседания», спикерами приглашают ведущих экспертов, значимых ученых, представителей власти. Во-вторых, посетить все заседания и лекции, где освещаются частные узкие вопросы – это тематические/секционные заседания, которые идут параллельно, где рассматриваются отдельные вопросы и тематики, интересующие каждую группу посетителей, спикерами приглашают экспертов-практиков, специалистов в данной узкой теме. И в-третьих, встретиться с потенциальными партнерами – это интерактивные программы, где осуществляется взаимодействие всех сторон, всех делегатов мероприятия.
Что общего у отличной деловой программы и дипломного проекта
Программный комитет, отдельная рабочая группа или специалист – agenda manager – несут ответственность за качественное содержательное наполнение мероприятия, за интересную и полезную для делегатов программу. Формирование деловой программы – это особое искусство, сфера деятельности экспертов, которые глубоко разбираются в теме. Однако, основные правила, механизмы и алгоритмы существуют независимо от того, какие именно вопросы освещаются на конференции.
Есть две основные модели организации крупных научных мероприятий, и отличаются они силой воздействия административного рычага. Наверное, если бы был жив наш уважаемый Александр Григорьевич Гранберг, то он бы проводил конгресс с максимальным подключением административного ресурса: как директор института, он бы мобилизовал всех коллег-директоров институтов, обратился бы к директорам региональных институтов России, которые бы обязательно отправили на конгресс своих сотрудников, была бы немного другая энергия у мероприятия. При наличии такого ресурса намного легче привлечь дополнительное финансирование и подготовить научную часть.
Наш же конгресс готовился по иной модели – на энтузиазме, на научном интересе и отношениях, на желании, на доброй воле. Например, Наталья Васильевна Зубаревич, профессор МГУ, директор региональной программы Независимого института социальной политики, приехала, отказавшись от своего отпуска, и я ей очень за это благодарен. Ведь в России чаще директор института приказывает, и люди подчиняются. Это очень строгая субординация. У нас было иначе, это и создало атмосферу дружественности, такого живого, искреннего общения. Я писал письма российских докладчикам, по 200 писем порой, и они откликались, приезжали. Это самоорганизация сообщества снизу. Но будь у нас административный рычаг – было бы легче, безусловно. Но это не значит, что я бы сделал иначе, если бы надо было начать сначала…
Из интервью доктора географических наук, проф. Пилясова А. Н., председателя Российской секции Европейской ассоциации региональной науки, главного ученого секретаря 54-го Конгресса Европейской Ассоциации региональной науки – ERSA (Санкт-Петербург, 2014, оператор конгресса – компания «Мономакс»)
Первое, что стоит помнить при составлении хорошей программы – это тот факт, что логика изложения материала на конференции должна идти «от общего к частному». Помните это правило, которое мы все использовали при написании своих курсовых и дипломных работ? Этому же правилу мы следуем и при составлении плана деловой программы конференции. Сначала говорим «в целом», а потом разбираем более узкие темы и частные вопросы. Мы уже поставили цели и теперь планируем мероприятие, постоянно держа в голове мысль «а как этот шаг приближает нас к достижению нашей цели?»
Постоянно помня о целях, мы решаем, каким будет основной посыл конференции, какова основная мысль, идея, что мы хотим донести до наших участников.
Следующий этап – обдумывание смысловых блоков – кусочков паззла, частных тем, которые ложатся в общую тему, помогают достичь целей конференции, отражают или раскрывают аспекты основной идеи, темы. Из них и соберется комплексная картина – большая и красивая мозаика – содержательная конференция. Смысловые блоки – это не всегда сами треки или секционные заседания, круглые столы. Смысловой блок может быть реализован и несколькими заседаниями, сессиями, объединенными одной темой. Внутри каждого смыслового тематического блока выстраиваем свою содержательную структуру, формируем тезисы, под которые позже будем привлекать спикеров. Эти спикеры своими выступлениями и должны будут раскрыть тему. На очень крупных мероприятиях – конгрессах, форумах – часто формированием наполнения смыслового блока, либо уже конкретной сессии занимаются приглашенные в качестве модераторов эксперты отрасли.
После того, как организатор определил основной подход к формированию программы, ключевые темы и блоки можно приступать к планированию архитектуры, детальной проработке деловой программы, приглашению и подготовке спикеров.
Зачем мероприятию архитектура, и какими объектами управляет архитектор
Как говорил мистер Холмс при знакомстве с доктором Ватсоном: «Моя голова – это чердак, в которой все разложено по полочкам, а лишнего нет ничего». Так и в «голове» делового мероприятия есть свои «полочки», которые представляют собой архитектурное решение проекта – по сути, схему программы мероприятия. Мероприятие может состоять из различных блоков в любом сочетании. А уж как организовать порядок на своем чердаке, чтобы заглянув туда, можно было быстро всё найти – это простор для работы инициатора, организатора, планировщика, модератора (ведущего). Хотя, безусловно, есть принятые схемы, которые всем понятны. Когда мы определили смысловые блоки, нам необходимо решить, с помощью каких инструментов мы будем раскрывать темы. Под инструментами в данном случае мы понимаем форматы коммуникаций, составляющие деловой программы конгресса или конференции. Наиболее популярны
пленарное заседание/general meeting – это основная часть мероприятия, где участвуют и выступают ключевые персоны, здесь звучат основные доклады, обсуждаются и поднимаются общие вопросы, касающиеся абсолютно всех делегатов мероприятия. Как правило, пленарное заседание следует за церемонией открытия мероприятия и предваряет церемонию закрытия;
Последнее время меняются тенденции по формату пленарного заседания. Это необязательно скучные доклады из серии «Федеральное значение проекта строительства Комплекса нефтеперерабатывающих и нефтехимических заводов в городе N». Летом 2014 года на конгрессе DMAI (Лас-Вегас, США) участниками был отмечен необычный формат докладов на пленарном заседании – например, выступал известный американский граффити художник Erik Wahl. Он во время своей лекции писал картину под музыку. В этом призыв к достижению бОльших результатов посредством принятия нестандартных решений, внедрения инноваций, выхода за рамки стандартных бизнес-процессов. Были представлены кейс-стадиз National Geographic о съемке качественных и интересных роликов о дестинации.
Из опыта АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014
секционные заседания/ sessions, tracks – это встречи специалистов по отдельным темам в рамках общего тематического направления мероприятия;
выставка/exhibition (при деловом мероприятии) обычно не требует отдельных выставочных павильонов, а располагается в холлах конференц-центра. Проведение выставки при конференции решает несколько задач нескольких аудиторий:
– для инициатора, организатора – возможность комплексно, многогранно представить ту отрасль экономики, бизнеса, науки, о которой идет речь на конференции; получить дополнительный источник финансирования для наполнения бюджета мероприятия;
– для участников, делегатов – увидеть комплексную картину отрасли, протестировать продукты, наладить контакты с потенциальными партнерами и прочее;
– для экспонентов – получить доступ к целевой аудитории для непосредственного продвижения своих товаров или услуг, дает PR – преимущества: дополнительный информационный повод для общения со СМИ, интеграция в pr-кампанию мероприятия и так далее;
постерные (стендовые) сессии/poster sessions – (характерно в большей степени для научных мероприятий) это представление докладов в графической, презентационной форме печатной или электронной форме;
торжественные мероприятия/gala events (открытие, закрытие, приветственный коктейль, банкет) – это обязательные элементы любого серьезного крупного мероприятия – это церемония открытия, церемония закрытия, приветственный коктейль и гала-ужин;
кофе-брейки/coffee-breaks, coffee pausse – представляют собой обычно 15—30 минутные паузы между заседаниями, когда делегатам подаются легкие десерты и закуски, безалкогольные напитки. Это время участники часто используют не только для чаепития, но и для общения, обсуждения выступлений спикеров.
технические туры/technical tours – это деловые поездки участников конференции на городские объекты, производства, исследовательские базы и т. д., связанные по тематике с деловой программой мероприятия. Такие туры могут быть организованы как из средств бюджета мероприятия, так и на спонсорской основе, если объекты, которые могут быть представлены участникам, заинтересованы в них как в целевой аудитории для реализации своих товаров и услуг, либо в дополнительном pr-продвижении;
Мелиораторы со всего мира приехали в Петербург, чтобы посетить 12 Международный семинар по дренажу 22—26 июня 2014 года. Для нашей команды это было классическое мероприятие международной ассоциации: конференция на 200 человек с совершенно понятным объемом РСО – задач. Но вот наиболее интересным вызовом оказалась как раз подготовка технических туров, где для участников было организовано знакомство с работой гидромелиоративных объектов и хозяйств в Санкт-Петербурге, Ленинградской и Новгородской областях, представлены технологии, продемонстрированы различные экспериментальные площадки.
Из опыта компании «Мономакс», 2014
постконгресный тур/postconference tour может быть реализован как разновидность технического тура, только на более удаленном расстоянии, или как масштабная экскурсионная программа (при этом деловые элементы могут быть включены в программу, а могут и отсутствовать). Или вообще – как дополнение к деловой программе мероприятия, когда инициаторов несколько, и их организации расположены в разных городах. Включение таких дополнительных мероприятий в основную программу повышает информационную насыщенность конференции, делает её более интересной и востребованной. Однако и добавляет объем работы, повышает необходимость в дополнительном персонале, чаще всего также увеличивает расходную часть бюджета мероприятия.
Более пристального внимания заслуживают секционные заседания, в научной среде их часто называют «сателлитными», в бизнес-среде – «треками». За успешное содержательное наполнение заседаний (как, собственно, и за всё содержание мероприятия) несет ответственность Программный комитет, либо рабочая группа, либо отдельный специалист – agenda-manager. Таких встреч может быть от 2—3 до 10—15 ежедневно в зависимости от масштаба мероприятия. Как правило, в течение рабочего дня крупной конференции в разных залах идет несколько параллелей секционных заседаний, посвященных отдельным темам. В рамках каждого пленарного и тематического заседания может быть запланировано несколько последовательных выступлений экспертов, панельная дискуссия, круглый стол и т. д. Чаще встречается классическая форма проведения заседаний – «последовательные выступления спикеров + пассивное внимание аудитории + вопросы из зала». Но можно реализовать и другие интересные способы донесения информации и коммуникации спикеров с аудиторией:
панельная дискуссия/panel discussions – в этом случае основная задача организаторов – это привлечь специалистов с разными точками зрения на один и тот же вопрос, задача же модератора – грамотно выстроить дискуссию. В таком заседании несколько экспертов находятся в президиуме и обсуждают ту или иную тему и ее отдельные аспекты. Делегаты в этом случае находятся в зале и имеют возможность задавать вопросы и высказывать свою точку зрения в рамках регламента, по разрешению модератора;
диалог, дебаты/dispute – определенная разновидность панельной дискуссии, но, как правило, с меньшим количеством участников в президиуме. Может быть крайне интересным форматом встречи, однако требует грамотной и профессиональной модерации. При проведении дебатов представляется две (или более) кардинально отличающихся точки зрения на одну ту же проблему, ставятся провокационные вопросы. Эксперты дискутируют в президиуме, делегаты слушают в зале;
лекция/lecture. Очевидно, что спикером на протяжении всего заседания выступает один специалист, который рассказывает о своих разработках, опыте, исследованиях. Разумеется, этот специалист должен быть действительно экспертом и великолепным оратором, способным держать внимание аудитории длительное время.
Вопросы из зала могут быть задаваться как по ходу изложения материала спикерами, так и по завершении сессии. Это обычно определяет модератор.
Также программу мероприятия можно обогатить и разнообразить внедрением таких элементов, как:
образовательные программы/educational programs. Часто за участие в таких программах организатор наряду с сертификатом присваивает участнику и определенное количество баллов (credits), которые суммируются и впоследствии помогают специалисту подтвердить свою квалификацию. Такая схема уместна на регулярных мероприятиях, инициированных ассоциациями, объединениями и обществами, призванными осуществлять образовательную деятельность для специалистов отрасли. Такие программы могут быть реализованы в форме разбора кейсов в группах, деловых игр, мозговых штурмов, мастер-классов, тренингов;
конкурсы, премии/awards часто встречаются на деловых мероприятиях. Выполняют разные функции и несут в себе много смыслов: перспективы для развития бизнеса организатора, определенной отрасли науки, pr-возможности для развития мероприятия, повышение качества мероприятия. Сама церемония награждения – это хорошая возможность добавить деловому мероприятию торжественности, развлекательных элементов, дополнительный инструмент, способствующий налаживанию коммуникаций между делегатами во время встречи;
нетворкинг-программы/networking в меньшей степени можно отнести к формату сопутствующих мероприятий, хотя возможна и организация дополнительных встреч, бирж контактов, нацеленных исключительно на повышение качества коммуникаций между делегатами. Чаще всего элементы нетворкинга интегрируются в различные активности мероприятия – интерактивные фуршеты, презентационные зоны с деловыми играми и т. д.
Также вы можете встретить термин fringe-events. Это даже не столько форма отдельного сателлитного/секционного заседания, сколькоформа его организации, когда партнеры полностью берут на себя подготовку и проведение сопутствующих мероприятий в рамках основной деловой программы. Как правило, такие мероприятия являются сами по себе завершенными проектами – и тематически, и в области реализации pr-кампании, и касательно привлечения делегатов. Часто компания-организатор такого ивента занимается самостоятельно привлечением участников, что только способствует увеличению общего количества делегатов. Термин чаще всего используется при проведении бизнес-мероприятий.
Из неклассических форматов последнее время становится популярным формат «печа-куча», пришедший к нам из Японии. В переводе с японского обозначает «болтовня». Изначально этот формат зародился в среде дизайнеров и архитекторов, представляющих свои проекты на неформальных конференциях PechaKucha Nights. Суть «печа-куча» в представлении кратких докладов 20х20: 20 слайдов по 20 секунд. То есть спикер кратко и лаконично излагает свои основные мысли то теме. После каждого выступления делается перерыв для обсуждения. Сейчас «печа-куча» – это зарегистрированная торговая марка, права на которую принадлежат архитектурному бюро Klein Dytham Architecture (KDA). Для того, чтобы провести такую PechaKucha Night, нужно заключить соглашение с владельцами марки и получить лицензию на использование такого формата. Но если мы не планируем именно такое мероприятие, то можем попробовать уловить основную идею и использовать какой-то элемент на своей конференции.
Отдельного внимания при планировании программы заслуживает сбор и издание материалов мероприятия – сборника тезисов, публикаций. Тезисы принимаются организаторами для формирования деловой программы, привлечения спикеров и делегатов, а также – для создания материалов мероприятия – сборников статей, тезисов, публикаций. Данная задача наиболее важна для научных мероприятий. Многие ученые борются за увеличение количества публикаций собственных статей. Это важно при защите диссертаций на соискание ученой степени. Методы подачи участниками тезисов статей могут быть автоматизированными (при регистрации на конференцию в личном кабинете), либо неавтоматизированными, когда материалы присылаются участниками напрямую в Оргкомитет или Программный комитет. В любом случае они проходят редактуру и либо утверждаются для устного выступления, представления на постерной сессии, публикации в сборнике, либо отклоняются вообще.
Если мероприятие носит ненаучный характер, то издание итогового сборника публикаций докладов спикеров или статей участников играет больше информационную и имиджевую функции. Организаторы при анонсировании мероприятия также объявляют требования к формату подачи тезисов.
Привлечение хед-лайнеров, спикеров, модераторов
Спикеры, докладчики – это важнейшая составляющая успеха любого мероприятия, независимо от того, какие цели были поставлены в начале, каковы критерии эффективности. Наличие имен «качественных» спикеров – экспертов – в программе конференции повышает привлекательность мероприятия, его информационную ценность и насыщенность, статус и значимость дискуссии, свидетельствует о компетентности инициатора, облегчает проведение pr-кампании, привлекает делегатов, расширяет возможности для развития мероприятия.
Конец ознакомительного фрагмента.