16. Составляющие системы внутреннего контроля
Система внутреннего контроля состоит непосредственно из органов контроля, т. е. органов, учрежденных в организации в целях осуществления внутренних проверок, ревизий. Это могут быть службы внутреннего аудита, контрольно-ревизионный отдел, инвентаризационное бюро или даже сторонняя организация, призванная осуществлять постоянный внутренний контроль на фирме на договорных началах.
Объекты внутреннего контроля – это предметы контроля, т. е. активы и обязательства, источники средств, капиталы, резервы и т. д., виды проводимых операций, центры ответственности по затратам, прибыли, финансовым вложениям, доходам и т. д.
Контроль должен осуществляться набором средств, в первую очередь это технические средства, в виде помещений, наборов измерительных, контрольных инструментов, систем обработки полученной информации (ЭВМ); финансовые средства – это зарплата, система штрафов и, наоборот, надбавок, финансовые ресурсы; процедуры и методы (приемы) контроля – это те мероприятия, с помощью которых обеспечивается надежный, эффективный контроль.
Одна из важных составляющих системы внутреннего контроля – база показателей, это могут быть нормативные, статистические, справочные данные, плановые показатели, отраслевые показатели прошлых периодов. Также должны быть положения о службе внутреннего контроля с описанием порядка взаимодействия между подразделениями и отделами субъекта по обмену информацией.
Еще одна составляющая системы – документация.
Она разрабатывается самостоятельно экономическим субъектом.
Система внутреннего контроля экономического субъекта должна включать в себя:
1) надлежащую систему бухгалтерского учета;
2) контрольную среду;
3) отдельные средства контроля.
Система внутреннего контроля может с определенной степенью вероятности подтвердить, что цели, ради которых она была создана, достигнуты. Причинами этого являются следующие неизбежные ограничения системы внутреннего контроля:
1) естественное требование руководством экономического субъекта того, чтобы затраты на осуществление контрольных мероприятий были меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких мероприятий;
2) тот факт, что большинство средств контроля имеет своей целью выявление нежелательных хозяйственных операций, а не тех, которые являются необычными;
3) свойство человека делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неверных суждений или недопонимания инструктивных материалов;
4) умышленное нарушение системы контроля в результате сговора сотрудников экономического субъекта как с другими сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими лицами;
5) нарушение системы контроля вследствие злоупотреблений со стороны представителей руководства, ответственных за функционирование данных аспектов контроля;
6) распространенная практика существенного изменения условий ведения хозяйственной деятельности, в результате чего принятые контрольные процедуры могут перестать выполнять свои функции. Средства контроля экономического субъекта должны способствовать тому, чтобы:
1) хозяйственные операции выполнялись с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;
2) все операции фиксировались в бухгалтерском учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени;
3) доступ к активам был возможен только с разрешения соответствующего руководства;
4) соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов определялось руководством с установленной периодичностью.