Глава 2. Автоматизация учета в программе WinBlack
Программа WinBlack, с которой мы познакомимся в данной главе, создана отечественными разработчиками. Эта программа является условно-бесплатной, ее демо-версия имеет ряд функциональных ограничений. Демо-версию программы можно скачать на сайте http://www.winblack.ru; к скачиванию предлагается zip-архив объемом 2,33 Мб.
Назначение и функциональные возможности
Программа WinBlack позволяет решать перечисленные ниже задачи.
♦ Создание структуры статей учета самой разнообразной направленности.
♦ Ввод, редактирование и хранение информации о неограниченном (при условии приобретении лицензии) количестве проектов и контрагентов.
♦ Ведение учета личных финансов в разрезе проектов, контрагентов, валют и пользователей.
♦ Учет дебиторской и кредиторской задолженности.
♦ Учет операций по приходу и расходу наличных денежных средств с указанием типа операции, даты ее проведения, бюджетной статьи, проекта, контрагента, а также автора записи (т. е. пользователя, который провел данную операцию).
♦ Учет денежных средств на счетах в банках.
♦ Учет денежных средств на кредитных картах.
♦ Гибкая настройка и формирование разнообразной отчетности по личным финансам.
♦ Выполнение иных операций, в зависимости от потребностей пользователя.
Помимо перечисленных, с помощью программы можно решать и другие задачи, возникновение которых может быть обусловлено спецификой конкретного пользователя.
Пользовательский интерфейс и структура программы
После запуска программы на экране открывается ее пользовательский интерфейс, который представлен на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Интерфейс программы WinBlack
В верхней части интерфейса содержится перечень вкладок, предназначенных для перехода в те либо иные режимы работы программы. Рассмотрим назначение каждой из этих вкладок.
♦ Операции по счетам – на данной вкладке ведется список всех операций для счета, указанного в поле Счет (это может быть, например, банковский счет, или наличные деньги в кассе, и др.).
♦ Нам должны – здесь осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о дебиторской задолженности.
♦ Мы должны – вкладка предназначена для ввода, редактирования и хранения информации о кредиторской задолженности.
♦ Отчеты – данная вкладка предназначена для настройки и формирования самых разнообразных отчетов о состоянии личных финансов. Любой отчет можно экспортировать в Excel, откуда он выводится на печать.
♦ Регистрация – здесь содержатся сведения о регистрации программы.
На вкладках Операции по счетам, Нам должны, Мы должны и Отчеты имеются кнопки, которые предназначены для выполнения тех либо иных действий: ввод новой позиции, редактирование имеющейся позиции, удаление позиции, и т. д.
Основную часть интерфейса занимает рабочая область, в которой отображается введенная ранее информация.
Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, команды которого предназначены для быстрого доступа к некоторым функциям и режимам работы программы. Содержимое контекстного меню может изменяться в зависимости от текущего режима работы.
Подготовка программы к работе
Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется выполнить ее настройку, а именно – заполнить справочники валют, контрагентов, проектов и бюджетных статей. Об этом мы и расскажем в первую очередь.
Справочник валют
В программе WinBlack реализована возможность ведения многовалютного учета. Для ведения списка валют предназначен соответствующий справочник (рис. 1.2), вызываемый с помощью команды главного меню Справочники ▶ Валюты.
Рис. 1.2. Справочник валют
Для добавления в список новой валюты следует нажать кнопку Добавить – в результате на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.3.
Рис. 1.3. Ввод и редактирование валюты
В данном окне в поле Наименование вводится наименование новой валюты, а в поле Курс – ее курс, который указывается в формате рубль/валюта.
Завершается процесс ввода валюты нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
При необходимости можно в любой момент отредактировать параметры той или иной валюты. Для этого нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Исправить. В результате на экране откроется окно редактирования валюты (см. рис. 1.3), в котором выполняются необходимые действия.
Для удаления валюты из списка нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Справочник контрагентов
Контрагентами в программе WinBlack считаются любые юридические и физические лица, с которыми производятся те либо иные расчеты. Для формирования и ведения справочника контрагентов предназначен соответствующий справочник, содержимое которого показано на рис. 1.4 (этот справочник вызывается с помощью команды главного меню Справочники ▶ Контрагенты).
Рис. 1.4. Справочник контрагентов
В данном окне представлен перечень введенных ранее контрагентов (при первом открытии вкладки в списке не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается наименование контрагента, имя пользователя, добавившего или изменившего этого контрагента, а также дата и время его добавления в список.
Чтобы ввести в справочник нового контрагента, нужно нажать кнопку Добавить – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.5.
Рис. 1.5. Ввод нового контрагента
В данном окне следует с клавиатуры ввести наименование добавляемого в справочник контрагента и нажать кнопку ОК.
Название любого контрагента при необходимости можно отредактировать – для этого нужно выделить его в списке курсором, нажать кнопку Исправить, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.5) ввести требуемое значение и нажать кнопку ОК.
Для удаления контрагента из справочника следует установить на него курсор и нажать кнопку Удалить. Однако если этот контрагент ранее был задействован, то его удаление невозможно, о чем программа выдаст соответствующее информационное сообщение. Если же контрагент ранее не использовался, то после нажатия кнопки Удалить программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Справочник проектов
В программе WinBlack проект – это направление движения (поступления либо выбытия) денежных средств. Ввод и редактирование информации о проектах хранится в справочнике проектов (Справочники ▶ Проекты), который изображен на рис. 1.6.
Рис. 1.6. Справочник проектов
В данном окне представлен перечень введенных ранее проектов (при первом открытии вкладки в списке не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается название проекта, дата и время его добавления в список, а также имя пользователя, который добавил проект в список или изменил его.
Чтобы ввести в справочник новый проект, нужно нажать кнопку Добавить – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.7.
Рис. 1.7. Ввод и редактирование проекта
В данном окне следует ввести название проекта и нажать кнопку ОК – после этого новый проект будет добавлен в список.
Название любого проекта при необходимости можно отредактировать – для этого нужно выделить его в списке курсором, нажать кнопку Исправить, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.7) ввести подходящее название и нажать кнопку ОК.
Чтобы удалить тот или иной проект из справочника, следует установить на него курсор и нажать кнопку Удалить. После нажатия данной кнопки программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Однако если удаляемый проект ранее был задействован, то его удаление будет невозможным, о чем программа выдаст соответствующее информационное сообщение.
Бюджетные статьи и счета
Смысл бюджетной статьи заключается в том, что она конкретизирует направление движения денежных средств. В качестве счета может выступать, например, касса с наличными деньгами, или банковский счет, и т. п. Списки бюджетных статей и счетов ведутся в соответствующих справочниках по тем же правилам, что и списки контрагентов или проектов (их описание приведено выше, в соответствующих разделах).
Учет операций по счетам
Для перехода в режим работы с операциями по тому либо иному счету (касса, текущий счет в банке, спецссудный счет, валютный счет, наличная валюта и т. п.) нужно открыть вкладку Операции по счетам, содержимое которой показано на рис. 1.8.
Рис. 1.8. Операции по счету
Первое, что нужно сделать на данной вкладке – это в поле Счет из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике счетов, выбрать счет, с которым вы намерены работать.
Для каждой операции по счету в соответствующих колонках показывается следующая информация: признак типа операции, дата проведения операции, ее краткое описание, сумма и название валюты операции, статья, проект, контрагент, дата внесения операции и имя пользователя, который внес эту операцию.
Чтобы отразить в учете операцию поступления денег на счет, нужно нажать кнопку Приход. При этом на экране откроется окно ввода и редактирования приходной операции, которое показано на рис. 1.9.
Рис. 1.9. Ввод приходной операции
В данном окне можно указать всю необходимую информацию для любой приходной операции. Для этого предназначены перечисленные ниже параметры.
♦ Дата – здесь указывается дата проведения приходной операции. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием расположенной справа кнопки.
♦ Планируемая операция – при установленном данном флажке операция будет иметь статус планируемой. В данном случае в списке операций в колонке Тип признак для данной операции будет подсвечен другим цветом.
♦ Описание – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное описание операции, кратко отражающее ее суть.
♦ Сумма – здесь указывается сумма операции, а в расположенном правее поле отображается ее валюта.
♦ Курс – в данном поле указывается курс валюты операции по отношению к национальной денежной единице.
♦ Статья – в этом поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается статья, на которую должна быть отнесена данная операция. Если в раскрывающемся списке нет подходящей статьи, то ее можно ввести здесь же, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
♦ Проект – здесь из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается название проекта, на который должна быть отнесена данная операция. Если в раскрывающемся списке нет требуемого проекта, то ее можно ввести в данном окне, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
♦ Контрагент – в данном поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается контрагент по данной операции. Если в раскрывающемся списке отсутствует нужный контрагент, то его можно ввести здесь же, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
Завершается процесс ввода приходной операции нажатием в данном окне кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
С помощью кнопки Расход осуществляется переход в режим ввода расходной операции по данному счету. Необходимые действия выполняются в окне, которое полностью идентично окну ввода и редактирования приходной операции (см. рис. 1.9).
Кнопка Конвертация предназначена для перехода в режим формирования операции по конвертации валют. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.10.
Рис. 1.10. Конвертация
В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.
♦ Дата – здесь указывается дата проведения конвертации. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием расположенной справа кнопки.
♦ Планируемая операция – при установленном данном флажке операция будет иметь статус планируемой. В данном случае в списке операций в колонке Тип признак для данной операции будет подсвечен другим цветом.
♦ Описание – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное описание операции, кратко отражающее ее суть.
♦ Сумма – здесь указывается конвертируемая сумма, а в расположенном правее поле отображается ее валюта.
♦ Курс – в этих полях указываются курсы конвертируемых валют.
♦ Получено – в данном поле программа автоматически рассчитает сумму в валюте конвертации (выбор валюты осуществляется в расположенном справа поле).
♦ Статья – в этом поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается статья, на которую должна быть отнесена данная операция. Если в раскрывающемся списке нет подходящей статьи, то ее можно ввести здесь же, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
♦ Проект – здесь из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается название проекта, на который должна быть отнесена данная операция. Если в раскрывающемся списке нет требуемого проекта, то ее можно ввести в данном окне, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
♦ Контрагент – в данном поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается контрагент по данной операции. Если в раскрывающемся списке отсутствует нужный контрагент, то его можно ввести здесь же, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
Завершается процесс ввода операции по конвертации денег нажатием в данном окне кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Кнопка Удалить предназначена для удаления операции, на которой в данный момент установлен курсор. При нажатии на данную кнопку программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Для перехода в режим редактирования созданной ранее операции следует воспользоваться кнопкой Исправить. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно редактирования операции, в котором выполняются необходимые действия.
С помощью кнопки Состояние осуществляется переход в режим просмотра текущего состояния счета (рис. 1.11), при этом предварительно нужно указать интервал дат, за который вы хотите получить сведения.
Рис. 1.11. Просмотр текущего состояния счета
В данном режиме отображается валюта счета, остаток на начало периода, сальдо за день и остаток на конец периода.
При необходимости в любой момент можно просмотреть текущий остаток по счету – для перехода в соответствующий режим предназначена кнопка Итого (см. рис. 1.8).
С помощью кнопки Выборка осуществляется переход в режим настройки фильтра на отображаемые данные. Эту возможность целесообразно использовать при работе с большими объемами информации, чтобы быстро просмотреть данные, например, только о конвертации, либо обороты только за определенный период времени, и т. д. При нажатии на кнопку Выборка на экране открывается окно настройки параметров фильтра, изображенное на рис. 1.12.
Рис. 1.12. Настройка выборки по счету
Возможности программы предусматривают применение фильтра по следующим признакам: интервал времени, описание операции, бюджетная статья, название проекта, наименование контрагента и название валюты. Выбор признака осуществляется путем установки соответствующего флажка (можно выбрать одновременно несколько признаков), после чего в расположенном справа поле следует указать конкретное значение фильтра. Бюджетная статья, проект, контрагент и валюта выбираются из раскрывающегося списка. Описание операции вводится с клавиатуры, а начальная и конечная даты интервала времени, данные которого должны отображаться, вводятся либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого нажатием соответствующих кнопок.
Для включения фильтра в соответствии с заданными параметрами следует нажать кнопку ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без применения фильтра и сохранения выполненных изменений. Чтобы снять примененный ранее фильтр, нужно нажать кнопку Выборка, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.12) снять все установленные ранее флажки и нажать кнопку ОК.
Учет долгов
Для учета дебиторской и кредиторской задолженности предназначены вкладки соответственно Нам должны и Мы должны. Поскольку порядок работы на этих вкладках аналогичен, мы рассмотрим его на примере одной из них – вкладки Нам должны, содержимое которой показано на рис. 1.13.
Рис. 1.13. Сведения о дебиторской задолженности
На вкладке содержится перечень введенных ранее задолженностей (при первом открытии вкладки список будет пустым).
Для ввода информации о новом долге следует нажать кнопку Новый долг – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.14.
Рис. 1.14. Ввод сведений о задолженности
В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.
♦ Дата выдачи и Выдано до – в данных полях указывается соответственно дата выдачи денежных средств в долг и дата их возврата. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием расположенной справа кнопки.
♦ Описание – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное описание операции, кратко отражающее ее суть, например – Одолжил деньги Петрову.
♦ Сумма – здесь указывается сумма предоставленных в долг денег, а в расположенном правее поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется на вкладке Валюты, выбирается валюта долга. Если в раскрывающемся списке требуемая валюта отсутствует, то ее можно ввести здесь же, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
♦ Курс – в данном поле указывается курс валюты долга по отношению к национальной денежной единице.
♦ Ставка – если денежные средства предоставляются в долг с условием выплаты процентов, то в данном поле указывается процентная ставка, а в расположенном справа раскрывающемся списке выбирается периодичность начисления процентов (в неделю, в месяц, и др.).
♦ Штраф – если за просрочку долга предусмотрено взимание штрафных санкций, то в данном поле можно указать сумму штрафа за каждый день просрочки.
♦ Статья – в этом поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается статья, на которую должна быть отнесена данная операция. Если в раскрывающемся списке нет подходящей статьи, то ее можно ввести здесь же, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
♦ Проект – здесь из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается название проекта, на который должна быть отнесена данная операция. Если в раскрывающемся списке нет требуемого проекта, то его можно ввести в данном окне, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
♦ Контрагент – в данном поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается контрагент по данной операции (то есть контрагент, которому вы одолжили деньги). Если в раскрывающемся списке отсутствует нужный контрагент, то его можно ввести здесь же, воспользовавшись расположенной справа кнопкой.
Завершается процесс ввода информации о новом долге нажатием в данном окне кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Для удаления долга нужно выделить его в списке курсором и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Для просмотра и редактирования информации о том или ином долге нужно выделить в списке курсором требуемую позицию и нажать кнопку Исправить. При этом на экране откроется окно, вид и состав которого зависят от степени погашения долга. Если долг не погашен, то окно редактирования выглядит так же, как на рис. 1.14. Для частично либо полностью погашенного долга в данном окне будет присутствовать также информация о сумме набежавших процентов и штрафных санкций, а также о величине погашенной суммы.
Для полного погашения долга следует воспользоваться кнопкой Погасить. При нажатии на данную кнопку открывается окно, изображенное на рис. 1.15.
Рис. 1.15. Режим полного погашения долга
В данном окне отображается вся имеющаяся информация о текущем долге: дата выдачи денег в долг, срок его погашения, реальная дата погашения, сумма с учетом процентов и штрафных санкций, а также статья, проект и контрагент. Для полного погашения долга следует в данном окне нажать кнопку ОК – в результате в списке долгов в колонке Состояние долга для данной позиции отобразится значение Погашен.
Чтобы частично погасить долг, следует выделить его в списке и нажать кнопку Частично. При этом на экране откроется окно, которое представлено на рис. 1.16.
Рис. 1.16. Частичное погашение долга
Как видно на рисунке, это окно содержит несколько новых полей. В них указывается сумма нового долга (после частичного погашения), процентная ставка и штрафные санкции для данной суммы, а также дата, до которой продлен срок погашения долга. Сумма частично погашенного долга вводится в поле Всего внесено.
После нажатия в данном окне кнопки ОК в списке долгов автоматически сформируется новая позиция на сумму непогашенного долга, у которой в колонке Состояние долга отобразится значение Не погашен. Для основной позиции долга в колонке Состояние долга отобразится значение Частично погашен.
Чтобы просмотреть итоговую информацию о состоянии дебиторской задолженности в соответствии со списком долгов (см. рис. 1.13), нужно нажать кнопку Итого.
С помощью кнопки Выборка осуществляется переход в режим настройки параметров фильтра на отображаемые в списке долгов (см. рис. 1.13) данные. Описание данного режима приведено в предыдущем разделе.
Формирование отчетности
В программе WinBlack реализована возможность гибкой настройки и вывода на печать отчетности по личным финансам и операциям с ними. Необходимые действия выполняются на вкладке Отчеты, содержимое которой показано на рис. 1.17.
Рис. 1.17. Вкладка Отчеты
На вкладке содержится список отчетов, которые были сформированы ранее (при первом открытии вкладки на ней не будет ни одной позиции). Для каждой отчетной формы показывается ее название, дата и время создания, а также имя пользователя, создавшего или изменившего форму.
Для перехода в режим настройки нового отчета предназначена кнопка Новый отчет; чтобы отредактировать имеющийся отчет, следует воспользоваться кнопкой Исправить. При нажатии на любую из перечисленных кнопок на экране открывается окно ввода и редактирования отчета, изображенное на рис. 1.18.
Рис. 1.18. Настройка параметров отчета
В верхней части данного окна в поле Наименование отчета с клавиатуры вводится произвольное название отчета. Желательно, чтобы значение данного поля кратко отражало суть отчета – это позволит быстро идентифицировать требуемый отчет в списке отчетов, что особенно актуально при использовании большого количества отчетных форм.
Остальные параметры окна настройки отчета сгруппированы в нескольких областях настроек.
В области Период с помощью переключателя можно указать интервал времени, данные которого должны быть включены в отчет. Если переключатель установлен в положение Все время работы, то в отчет будут включены данные за весь период эксплуатации программы. При установленном положении Текущий месяц в отчет будут включены только данные текущего месяца. Если переключатель установить в положение Последние, то в расположенном справа поле можно указать число последних дней, данные которых нужно включить в отчет. При установленном положении Интервал в расположенных ниже полях можно указать произвольный интервал времени (требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием расположенной справа кнопки).
Конец ознакомительного фрагмента.