Глава 2
О важности осуществления перемен
Изменения – это закон жизни. И те, кто смотрит лишь в прошлое и настоящее, неминуемо упустят будущее.
Нет сомнений, что мир сегодня изменяется со скоростью, которую раньше было даже сложно себе представить. Целые индустрии внезапно появляются и также внезапно исчезают. Компании, которые инициируют или предвидят грядущие изменения, во многих случаях извлекают из них выгоду и достигают невероятного успеха. Те же, кто не был готов к такому повороту событий, испытывают потрясения и вынуждены уступать позиции более подготовленным конкурентам, при этом многие из них несут огромные убытки или полностью разоряются.
Одна из причин такого плачевного результата заключается в самоуспокоенности и удовлетворенности теми системами и процессами, которые всегда надежно функционировали. Компании становятся заложниками своей собственной корпоративной культуры, в которой они привыкли чувствовать себя вполне комфортно.
Если мы хотим выжить в современном мире, то должны взглянуть на стратегию своей компании с позиций конструктивной критики, чтобы определить, приносит ли проводимая политика желаемые результаты. Если нет, то мы должны быть готовыми принять и осуществить любые преобразования, необходимые для достижения успеха.
Еще не так давно компьютер на столе у руководителя был редкостью. Им пользовались в основном специалисты, занимающиеся подготовкой и распечаткой документов для менеджеров. Сегодня компьютер является неотъемлемой частью рабочего места всех сотрудников компаний. Они больше не зависят от отчетов своих коллег, а имеют в своем распоряжении информацию в режиме реального времени. Компьютерный дизайн и верстка, автоматизированное производство, робототехника и постоянно меняющиеся технологии – характерные черты большинства прогрессивных организаций. Происходящие вокруг изменения вынуждают их пересматривать и перестраивать те аспекты корпоративной культуры, которые касаются технологии.
Нет ничего постоянного, кроме самих пере мен.
Между тем перемены в жизни организации не ограничиваются лишь технологическими аспектами. Многие успешные менеджеры используют практику проведения периодической оценки всех процессов, методов и систем, используемых в их компании. Независимо от того, являемся мы руководителями или простыми исполнителями, нужно постоянно стремиться совершенствовать свою работу и с готовностью принимать все необходимые изменения.
Следует отметить и тот факт, что в связи с реорганизацией многих компаний (часто ведущей к аутсорсингу и сокращению штата сотрудников) снижается и трудовая дисциплина. Безусловное доверие и преданность по отношению к своей организации, основанные на чувстве безопасности и уверенности в завтрашнем дне, сменяются неуверенностью и скептицизмом. Новая организационная культура должна строиться с учетом этих тенденций и быть направлена на возрождение у работников чувства ответственности и взаимного доверия.
И действительно, в последние годы получили развитие новые концепции управления персоналом, которые позволили значительно повысить результативность труда, усовершенствовать рабочие места и стимулировать креативность и новаторство. Ведь изменить способы работы с людьми намного сложнее, чем внедрить технологические нововведения.
Сложности осуществления перемен
В жизни любой компании постоянно происходят изменения, связанные с теми или иными сложностями. Они могут возникать на любом из трех уровней: индивидуальном, коллективном или организационном. Для того чтобы успешно провести необходимые организационные преобразования, мы должны знать о возможных проблемах и быть готовыми профессионально и уверенно справиться с ними.
Любые перемены обычно вызывают определенное сопротивление. Люди часто чувствуют, что могут потерять власть, независимость или ресурсы в результате изменившейся ситуации, и поэтому стремятся сохранить статус-кво. Чтобы добиться успеха в таком случае, мы должны сконцентрировать внимание сотрудников на очевидных преимуществах предлагаемого нововведения и таким образом снизить степень их сопротивления.
Одна из самых больших сложностей при проведении изменений – заставить людей серьезно отнестись к нововведениям. Многие на протяжении переходного периода занимают выжидательную позицию, не оказывая явного сопротивления, но и не проявляя особой заинтересованности в происходящем. Наша задача – вдохновить себя и людей, с которыми мы работаем, поддержать необходимые преобразования и активно участвовать в их проведении.
Как свести к минимуму беспокойство и тревогу
Любые крупные перемены в нашей жизни – это в той или иной степени наш второй шанс.
Большинство из нас испытывает непреодолимое беспокойство и даже страх в связи с предстоящими переменами в жизни и работе. Однако как отдельные личности, так и коллективы сотрудников гораздо легче принимают изменения и быстрее приспосабливаются к новым условиям, если их беспокойство и страх сведены к минимуму. Для этого необходимо, во-первых, ознакомиться с планом предстоящих изменений и хорошо его понять, во-вторых, выразить нашу степень поддержки и участия и, в-третьих, признать, что данный план и наша роль в нем неразрывно связаны друг с другом и эта связь будет только усиливаться по мере внедрения нововведений.
Как добиться сотрудничества
Любые изменения в жизни организации могут вызвать ослабление сотрудничества и взаимосвязи не только между подразделениями, но и отдельными сотрудниками. Подобную тенденцию наблюдали многие компании, проводившие те или иные преобразования. В таких случаях всегда следует помнить о том, что все мы являемся участниками одних и тех же процессов, происходящих в нашей организации, и поэтому должны строить мосты сотрудничества, а не возводить стены сопротивления.
Изменение рабочей обстановки очень часто приводит к пересмотру сложившейся системы приоритетов и ценностей. Например, если к нам приходит новый менеджер, что для него является главным в работе? Если мы хотим успешно провести необходимые преобразования, на чем в первую очередь следует сосредоточить усилия? Такие вопросы решаются посредством всеобщего тщательного рассмотрения и взаимодействия. Мы не сможем добиться успеха, если будем использовать авторитарный стиль управления. Чтобы оставаться конкурентоспособными в современном мире бизнеса с его жесткой конкуренцией и постоянно изменяющейся внешней средой, нам нужна каждая частичка энергии и креативности наших сотрудников.
Определите, как сотрудники оценивают ситуацию
Я давно заметил, что успешные люди редко сидят и ждут, пока с ними произойдут какие-нибудь события. Они идут и сами создают эти события.
Перед тем как проводить те или иные изменения, важно выяснить отношение сотрудников к существующему положению дел в компании. Ассоциация «Dale Carnegie & Associates, Inc.» разработала специальную систему для этих целей, называемую «Тест на восприимчивость к переменам». Ее может использовать руководитель компании, а также консультант или любой менеджер верхнего звена. Кроме того, сотрудники могут проводить такие тесты в своем коллективе самостоятельно. Применение данной системы преследует сразу две цели. Первая заключается в том, чтобы получить более полное представление о возможной реакции персонала на предстоящие изменения в организации. Вторая – помочь самим тестируемым лучше понять свое отношение к переменам и выбрать наиболее подходящую для себя модель поведения. Тест содержит три категории вопросов.
Эта группа вопросов направлена на получение важной информации практического характера. Например, если планируется изменить способ выполнения работы, вопросы могут быть такими:
• Как мы выполняем данный вид работы сейчас?
• Что нам представляется наиболее легким в нашей работе?
• Что вызывает наибольшую сложность?
• Если бы мы могли что-то изменить в нашей работе, что бы мы сделали?
Причинные вопросы определяют мотивы или факторы, обусловливающие ответы на фактографические вопросы. Они относятся к типу «как» и «почему».
• Как используемые в настоящее время методы помогают или мешают достижению целей подразделения (компании)?
• Почему они мешают или помогают?
• Что конкретно нам нравится в используемых методах? Почему?
• Что конкретно нам не нравится в используемых методах? Почему?
И наконец, ценностно-ориентированные вопросы помогают нам лучше понять систему ценностей человека и его отношение к окружающей действительности.
• Какое нововведение, связанное с работой, наиболее отчетливо сохранилось в нашей памяти?
• Какова была наша первоначальная реакция на это нововведение?
• Каков был конечный результат этого нововведения?
• Что мы узнали о себе?
• В чем мы видим свою силу?
• Как эта сила воздействовала на нас в ситуации с нововведением?
• В каких еще случаях, связанных с переменами в работе или жизни, вы использовали эту силу?
Модель управления организационными изменениями
Проведение преобразований в организации может проходить по непредсказуемому сценарию, поскольку как люди, так и сами процессы под воздействием изменяющейся среды сами начинают изменяться. Не бывает двух людей, которые абсолютно одинаково отреагируют на одни и те же нововведения в их работе. Более того, аналогичные нововведения будут иметь разные результаты в разных подразделениях организации.
Модель управления организационными изменениями (см. с. 42) показывает, как мы можем оставаться на вершине процесса преобразований. Для этого необходимо прежде всего тщательно продумать все этапы его осуществления, а также предусмотреть разные варианты исхода событий. Данная модель позволяет применить структурный подход к организационным изменениям и сохранить при этом гибкость.
Учитесь осуществлять перемены. Это единственное, что всегда будет постоянным.
Этап 1. Мотивация к изменениям
Управление организационными изменениями начинается с осознания необходимости изменений и определения побудительного мотива для их осуществления. Иногда таким мотивом могут служить внешние факторы, такие как реорганизация, совершенствование организационной структуры, изменение местоположения, расширение/слияние. В других случаях необходимость проведения изменений вызвана внутренними причинами: совершенствование технологии производства, расширение ассортимента продукции или услуг.
Этап 2. Анализ ситуации
По мере того как мотивация персонала к изменениям в организации достигает необходимого уровня, руководство проводит тщательный анализ рисков и преимуществ, связанных с планируемыми нововведениями.
• Каков возможный положительный эффект от проведения изменений?
• Каковы затраты на проведение изменений?
• В чем заключается риск осуществления данных преобразований?
• Какие отрицательные последствия может повлечь отказ от их проведения?
Этап 3. Планирование процесса проведения изменений
Если результаты второго этапа показали, что преимущества перевешивают риск, то разрабатывается план проведения изменений. Многие организации потерпели неудачу в осуществлении тех или перемен потому, что у них не было тщательно продуманного плана действий. Можно сказать, что на данном этапе мы закладываем фундамент успеха или неудачи нашего мероприятия. Основные разделы плана должны быть следующими:
Предвидение возможного воздействия процесса изменений на сотрудников, имеющих к нему самое непосредственное отношение.
• Предвидение возможного воздействия процесса изменений на элементы и системы организации, имеющие к нему самое непосредственное отношение.
• Разработка пошагового плана внедрения изменений в организацию.
• Составление плана контроля эффективности полученных результатов.
Этап 4. Проведение изменений
В зависимости от вида и масштаба предполагаемых изменений они могут осуществляться в один или несколько этапов. Такие преобразования, как прекращение, приостановка или, наоборот, расширение производства, часто проводятся с уведомлением работников о предстоящих изменениях в достаточно короткие сроки, в то время как процессы набора и расстановки персонала, реорганизации компании, изменения технологических условий труда могут охватывать значительный период времени. Основная роль руководства компании на данном этапе проведения изменений заключается в сохранении открытой и честной позиции во взаимоотношениях друг с другом и с персоналом.
• Четко определите обязанности сотрудников. Несмотря на то что процесс изменений обычно охватывает большое количество людей, у каждого из них есть своя роль в этом процессе. Так, Билл может отвечать за стадию А, Сью – за стадию Б и т. д. Каждый работник должен знать, чего ожидают от него и что для этого нужно делать. Такая детальная ролевая проработка и является ключом к достижению поставленной цели.
• Объявите сотрудникам о начале процесса изменений. При осуществлении незначительных преобразований вполне достаточно ограничиться проведением собрания руководства со своими подчиненными, где обозначается дата и сроки выполнения мероприятий. В более сложных случаях может потребоваться проведение нескольких собраний на разных уровнях. Все сотрудники организации, вовлеченные в процесс изменений, должны понимать не только задачи, поставленные перед ними и их коллективом, но и роль других подразделений в предстоящем процессе, а также способы их взаимодействия.
• Придерживайтесь установленного графика. Всех участников предстоящего процесса преобразований необходимо ознакомить со сроками выполнения каждого его этапа, а в случае отклонения от намеченного графика – принять соответствующие корректирующие меры. Важно, чтобы ни один из этапов не сдерживал осуществление всего проекта.
• Поддерживайте заинтересованность сотрудников на должном уровне. Перед началом процесса преобразований необходимо показать всем его участникам выгоды, которые у них появятся в результате внедрения нововведений. В дальнейшем следует постоянно напоминать сотрудникам об этих выгодах, с тем чтобы повышать их мотивацию.
Этап 5. Контроль полученных результатов
После внедрения изменений мы проводим контроль эффективности функционирования новой структуры или системы. Являясь участниками одной команды в изменяющейся рабочей среде, мы не можем не понимать, что реальное развитие процесса преобразований может отклоняться от запланированного и что реакция сотрудников может быть несколько иной, чем ожидалось. Наша задача заключается в том, чтобы установить контрольные точки, с помощью которых мы будем отслеживать, работает ли нововведение и дает ли оно ожидаемые результаты.
Определите способы оценки результатов. Они могут быть количественными или качественными, а в некоторых случаях устанавливаются определенные специфические критерии.
• Ознакомьте сотрудников организации с критериями оценки результатов, что будет способствовать успешному осуществлению процесса изменений. Лучше сделать это в виде письменных инструкций либо памяток, а также путем обучающих тренингов и личной беседы с каждым участником предстоящего процесса. При этом не только члены коллектива, но и все сотрудники организации, которых коснутся нововведения, должны знать и соблюдать установленные критерии. Скоординируйте сбор и оценку полученных результатов.
• Постоянно информируйте основных участников команды о промежуточных результатах процесса изменений, а также о возможных отклонениях от заданного плана и необходимости внесения коррективов в его исполнение.
Если текущий контроль показал, что полученные результаты не соответствуют желаемым и нововведение не работает, необходимо усовершенствовать процесс проведения преобразований. Именно этот этап модели перемен требует доработки, поскольку предыдущие этапы – анализ ситуации и планирование процесса изменений – были нами пройдены, как мы полагаем, без отклонений. В подобной ситуации можно предпринять следующие шаги:
• Определите, где именно и какие результаты не соответствуют запланированным.
• Привлеките сотрудников для разработки необходимых корректирующих мер.
• Сохраняйте открытую позицию во взаимодействии со всеми участниками проекта.
• Внесите коррективы как в процесс проведения изменений, так и в процесс контроля полученных результатов.
Четыре основополагающих принципа составления успешного плана
Наиболее успешные планы обычно базируются на четырех основных принципах.
1. Они просты, то есть написаны ясным, понятным всем языком. Вместо теорий и логических обоснований они содержат практические рекомендации по поводу того, как лучше действовать в тех или иных возможных ситуациях.
2. Они не подавляют креативность сотрудников. Каждая цель изложена ясно и четко, чтобы избежать неправильного толкования. Вместе с тем базовый план не содержит деталей. Стратегия и тактика остаются открытыми для усовершенствования. Это не связывает рабочую группу по рукам и ногам, а позволяет проявить гибкость и творческие способности при детальной разработке плана.
3. Они делают упор на конкретные промежуточные результаты. Несмотря на то что всегда существует долгосрочная стратегия, люди хотят видеть результаты своего труда в ближайшем обозримом будущем. Это вызывает у них доверие и является стимулом к активному участию в процессе преобразований. Достижение промежуточных целей побуждает их двигаться вперед и вперед, от одного этапа к другому.
4. Они подчеркивают выгоды от внедрения изменений. В отличие от традиционного подхода к планированию, основанному на принципах «что», «где» и «как», эффективный план проведения изменений делает упор на принципе «почему». Когда люди понимают, почему планируемый процесс преобразований принесет выгоды им и их компании, это усиливает их готовность к принятию и проведению изменений.
Большинство изменений, которые мы наблюдаем в жизни, в действительности являются следствием позитивного либо негативного их восприятия.
Творческий подход к процессу изменений
Профессиональный подход к процессу изменений – это прежде всего творческий подход. Поскольку окружающая нас рабочая среда в результате преобразований станет абсолютно другой, нам предоставляется замечательная возможность проявить свои творческие и новаторские способности. Думая и действуя креативно, мы можем сделать процесс изменений более интересным, приобрести ценный профессиональный опыт и достичь более эффективных результатов. Приведенные ниже советы помогут вам лучше раскрыть свой творческий потенциал.
• Сохраняйте ум открытым и восприимчивым. Слишком часто мы сдерживаем свою креативность, зацикливаясь на возможных негативных последствиях планируемого процесса, вместо того чтобы взглянуть на ситуацию с позитивной стороны. Другими словами, мы подавляем свои творческие способности, когда выключаем разум и акцентируем все внимание на трудностях. Даже если поначалу какая-то идея покажется нелепой, сохраняйте ум открытым и позвольте этой идее прорасти и дать свои плоды.
• Учитесь. Нам нет необходимости придумывать решения на пустом месте и строить воздушные замки. Многие организации успешно прошли через процессы преобразований, и на эту тему написаны сотни книг. Нужно просто не полениться и изучить накопленный опыт.
• Общайтесь. Исследования в области организационных изменений показали, что сотрудники зачастую чувствуют себя одинокими в периоды проведения преобразований в их компании. Разговаривайте с людьми, особенно с теми, кто уже прошел через подобные ситуации. Обсуждайте планы, цели и ожидаемые результаты процесса нововведений с его основными участниками.
• Размышляйте. Периоды проведения изменений в рабочей среде являются наиболее подходящим временем для переоценки своих способностей и возможностей. Нужно спросить себя: как мы можем усовершенствовать свои знания и умения в процессе преобразований? Какие новые возможности это открывает перед нами? Где нам следует быть более открытыми и восприимчивыми к изменениям?
• Используйте воображение. Возможно, происходящие перемены – это наш шанс изменить свою жизнь. Почему бы не представить себе, как лучше воспользоваться этим шансом и не упустить его? Например, как достичь нового уровня в своей профессиональной области. Наше воображение не имеет границ, поэтому мы можем представить себе любые результаты креативного преобразования своего рабочего места.
Активизируйте свою жизненную энергию
Одним из побочных эффектов процесса изменений является чувство усталости, поскольку все наши усилия постоянно сосредоточены на выполнении новых задач и обязанностей. Поэтому в период осуществления перемен нам необходимо найти способы сохранения и даже повышения своего жизненного запаса энергии. Для этого можно применить несколько стратегий:
• Создавайте мысленные образы. Ничто так не мотивирует человека изнутри, как реальное видение будущего. Мы должны отчетливо представлять себе успешный результат преобразований и то замечательное будущее, которое нас ожидает.
• Оцените свои возможности, которые открываются перед вами в процессе изменений. Перечислите и запишите все знания и умения, которые можно усовершенствовать, всех влиятельных людей, с которыми можно познакомиться, все профессиональные достижения, которых можно достичь.
• Будьте энергичны. Трудно сделать это в вакууме. Большинство из нас нуждаются во внешнем стимулировании со стороны других людей, в их идеях, мнениях, поощрении и поддержке. Периоды проведения изменений предоставляют возможность расширить круг тех, кто понимает нас, верит в наши силы и готов помочь нам двигаться вперед.
• Наводите мосты. Организационные изменения обычно ведут к установлению новых взаимоотношений. Иногда мы сопротивляемся им, особенно если это связано с новым руководством или потерей каких-то наших полномочий. Между тем знакомство с новыми людьми, имеющими схожие с нашими цели и ценности, и возможность совместного участия в творческих процессах способны придать нам мощный заряд жизненных сил. Поэтому не следует избегать новых контактов, а, наоборот, стремиться их устанавливать и использовать в качестве дополнительного источника созидательной энергии.
Повышайте мотивацию
Людям, столкнувшимся с необходимостью проведения изменений, часто требуется дополнительная самомотивация.
Приведем двенадцать советов, которые могут в этом помочь:
1. Будьте терпеливыми. То, что сейчас кажется вечностью, через несколько лет будет представляться всего лишь вспышкой.
2. Живите в «отсеке» сегодняшнего дня и верьте, что добьетесь всего, что вам действительно необходимо.
3. С готовностью принимайте происходящие перемены. Обсудите новые реалии с друзьями, которые могут вас поддержать.
4. Избавляйтесь от старых привычек, заменяя их новыми подходами и методами.
5. Постарайтесь узнать как можно больше о планируемых переменах.
6. Ищите новые возможности. Ответ на вопрос «Какую пользу я могу извлечь из происходящего процесса изменений?» не всегда лежит на поверхности. Иногда его придется поискать.
7. Контролируйте свое умонастроение. Мы сами делаем свой каждый день настолько ярким, насколько этого хотим.
8. Постарайтесь не думать о внешнем контроле и руководстве. Когда мы просто творим, то даем своей созидательной энергии свободно течь и совершать порой самые невероятные открытия.
9. Подготовьте себя к чему-то новому в собственной жизни. Помните старую пословицу: «Если одна дверь закрывается, где-то обязательно откроется другая».
10. Действуйте наперекор своим страхам. Используйте их как скрытый источник энергии.
11. Доверяйте происходящему процессу. Путь будет открыт. Решения будут найдены.
12. Осознайте, что процесс преобразований зависит от вашего в нем участия. Внесите свой личный вклад в успех общего дела.
Наиболее типичные ошибки при проведении в организации изменений
Можно назвать восемь общих ошибок, которые наиболее часто совершает руководство при проведении организационных изменений. Это сводит на нет все ожидаемые положительные результаты, а также приводит к сопротивлению сотрудников и отсутствию у них заинтересованности в нововведениях. Если нам удастся избежать подобных ошибок, мы сможем успешнее осуществить процесс изменений и вовлечь в него каждого сотрудника своей организации.
1. Слишком много изменений за слишком короткий промежуток времени
За один прием люди в состоянии принять лишь определенную порцию нововведений, не испытывая при этом потрясения и сохраняя хорошую работоспособность. Поэтому необходимо тщательно продумать этапы и сроки внедрения изменений. Спросите себя, какие из них являются самыми насущными и требуют безотлагательного осуществления, а какие можно провести позже. Такой подход позволит не только повысить степень готовности сотрудников к принятию изменений, но и привлечь их к активному участию на всех этапах процесса.
Конец ознакомительного фрагмента.