Глава 2. Подготовка к переговорам. Обязательная программа действий
Каждому понятно, что для того, чтобы профессиональные переговоры и совещания привели к успешным результатам, нужно следовать основным правилам и нормам делового общения, особенно если какой-либо этап исключительно важен, оказывает значительное влияние на дела вашей фирмы или ваши личные.
Абсолютно все участники деловых переговоров в той или иной степени стараются подготовиться к их проведению. Даже в том случае, если вы являетесь сторонником свободного подхода к делам и импровизации, без перечня вопросов, подлежащих обсуждению, переходить к переговорам бессмысленно.
Невозможно учесть абсолютно все нюансы встречи, но обязательно необходимо составить примерный алгоритм, по которому будет развиваться разговор, исход которого является очень важным для вас.
Подготовьте время и место
Если процесс переговоров будет проходить в вашей организации, позаботьтесь о создании атмосферы, располагающей к продуктивной беседе. Это касается всей обстановки. Начиная от таких деталей, как кофе, минеральная вода и т. д., до планирования всей линии собственного поведения.
Никогда не садитесь за стол переговоров раньше 10 часов утра и позже 4 часов вечера. В первом случае создастся невыгодное для вас впечатление, что предмет переговоров чересчур важен, а значит, оппонент будет стараться диктовать условия, а во втором – что вы потеряли всякую надежду.
Давно известно, что окружающая среда и обстановка являются значимыми носителями информации, которые оказывают ощутимое психологическое воздействие через формы, текстуры, организацию пространства, цвета, яркость освещения. Правильная организация пространства, которую можно обеспечить благодаря базовым знаниям дизайна помещений, способна повлиять на ход переговоров.
Деловые встречи – это часто используемая, неотъемлемая часть любых бизнес-процессов, для проведения переговоров во многих компаниях сегодня организованы и используются специально подготовленные помещения, это залы совещаний и переговорные комнаты. Эти помещения в офисах в первую очередь помогают повысить комфорт при встречах до определенно высокого уровня, то есть работают, в том числе, на имидж организации. Соответственно, совещания в приятной обстановке становятся более эффективными.
Нужно внимательно отнестись к цветовой гамме помещения. Цветовое оформление – один из важнейших источников визуальной информации. Разные цветовые решения могут определенным образом оказывать влияние на ход переговоров.
Например, теплые цвета оказывают возбуждающее действие, тонизируют, способствуют повышению работоспособности. Холодная цветовая гамма зрительно расширяет пространство, помогает сосредоточиться на делах. Привычный для деловых помещений и офисов коричневый цвет помогает сконцентрироваться на важном и улучшить исполнительские функции. Синий цвет повышает активность работы головного мозга. Желтый и оранжевый оттенки поднимают настроение и стимулируют мышление на принятие нестандартных решений, они хороши для фирм, занимающихся творческой работой. А зеленый и голубой помогают успокоиться, не дают эмоциям победить разум.
Розовый цвет оказывает слишком сильное расслабляющее действие. Фиолетовый и черный угнетающе воздействуют на психическое состояние человека. Белый универсален и нейтрален.
Иногда дизайнеры интерьера предлагают руководителям разместить в переговорной зоне или комнате аквариум. Наблюдать за плавными движениями рыб, по результатам исследований, полезно для восстановления душевного равновесия, спокойствия. Аквариум поможет привести мысли в порядок.
Не всегда бюджета компании хватает, чтобы появилась возможность выделить специальное помещение для проведения переговоров. В таком случае имеет смысл воспользоваться помощью офисных перегородок из современных материалов. Таким образом на сравнительно малой площади можно организовать пространство для совещаний и деловых встреч.
В пространстве для переговоров не должно быть много мебели.
Основное место на деловых мероприятиях всегда занимают переговорный стол и стулья.
К тому же, в переговорной комнате можно поставить шкафы, трибуны для выступлений. Главное – оборудовать пространство разнообразной техникой. Современные гаджеты модернизируют весь процесс делового общения, делают его более легким, удобным и наглядным и демонстрируют высокий уровень развития компании.
Обеспечьте необходимый сбор информации
Предварительный сбор информации – один из самых важных элементов подготовки к переговорам. Информацию о предстоящей встрече условно можно разделить на три основные категории:
информация о себе, то есть собственных целях, планах и ресурсах, определяющих решение поставленных задач;
информация о деловом партнере. Эта информация никогда не бывает лишней или избыточной. В нее входят личностные характеристики и описания оппонента, финансовое положение и надежность его фирмы, репутация делового партнера, особенности продукции, его основные деловые контакты и т. п.;
информация об окружающей среде и ситуации в отрасли, в которой проводятся переговоры. Необходимо понимать, какая на сегодня сложилась политическая обстановка, как выглядит ситуация на рынке, каковы условия работы средств и способов доставки, вступили ли в силу новые законы и положения, регламентирующие работу в отрасли, изучить изменения в налоговом и таможенном законодательстве.
Абсолютно ясно, что итоги даже самых перспективных переговоров могут оказаться просто плачевными, если у вас полностью отсутствует информация о таких важных факторах, как ценообразование, региональные законы, местных условиях производства и доставки. Кроме того, есть еще множество факторов, определяющих условия и особенности конкретной деятельности.
Информация о деловых партнерах имеет самое большое значение и оказывает существенное влияние на результаты переговоров. Это аксиома.
Поэтому очень важно узнать по возможности максимум информации о людях, с которыми вам предстоит вступить в переговоры.
Возможно, подробный информационный отчет и не нужен в абсолютно всех случаях. Сложность состоит в том, что определить минимальный необходимый уровень информации о партнере крайне трудно.
Если вы имеете дело с партнерами из других стран, если ваш оппонент на переговорах другой национальности, изучите культурные различия, которые могут помешать деловому общению.
Ученые-психологи выяснили, что у людей при встрече с непонятными методами общения складывается негативная оценка собеседников, они характеризуют оппонентов как "ненормальных", "грубых" или "неправильных". Признание и понимание культурных различий – важнейший шаг к взаимопониманию и созданию позитивной рабочей среды.
Особо полезно осознание этих культурных различий для того, чтобы подвергать сомнению свои собственные предположения о том, как надо делать вещи "правильно", а также использовать эти различия, чтобы узнать новые подходы к решению проблем.
Большинство людей легко предсказуемо. Поэтому персональный образ поведения оказывает влияние на все, что бы человек ни делал, включая и переговоры. Перед важной встречей с оппонентом приложите усилия, чтобы выяснить у его друзей, врагов и деловых компаньонов особенности его личности и характера. Узнайте место его проживания, найдите характеристику окружения, определите, чем он интересуется.
Естественно, самую большую ценность представляет информация о том, как оппонент привык вести себя на переговорах: его способность последовательно отстаивать свою точку зрения, стремление к проявлению жесткости или к взаимному компромиссу, способность адекватно и с высокой скоростью реагировать на быстро изменяющуюся ситуацию во время деловой встречи.
Важно как можно больше узнать о профессиональном прошлом оппонента, провести анализ его предыдущих сделок и недавних деловых предприятий, особенно тех, которые закончились неудачей. Ведь часто неудачи и провалы говорят о людях намного больше, чем победы, особенно легкие. Тщательно рассмотрите причины неудач, тогда вы лучше поймете образ мышления собеседника, его манеру действий и основной психологический настрой. Все это, в свою очередь, поможет разобраться в его интересах и даст стратегическое преимущество на переговорах. Проведите исследование о том, какие предложения оппонент выдвигал сам, какие выступления и аргументы противника отклонил, насколько гибко принимал возражения и поддавался эмоциям.
Иногда указанная информация не лежит на поверхности и является явно недостаточной для эффективного анализа. В этой ситуации можно попробовать получить информацию через лиц, которые вступают в предварительные переговоры по вашему указанию. Такие встречи – это заведомый обман, так как при их проведении всего лишь отрабатываются все наиболее значимые для вас детали, находится подробная информация о мнении оппонента об интересующих вас вопросах, но на самом деле, на последнем этапе такие переговоры “срываются”. Хотя это довольно трудоемкий, зато и очень эффективный способ добычи важной информации. Главный вопрос в другом: насколько его применение соответствует деловой и общечеловеческой этике? Отвечать вам.
Данные о фирме
Чаще всего информация о личностных качествах оппонента и его организации, позицию которой он представляет, тесно связаны. Однако о текущем состоянии дел фирмы стоит говорить отдельно.
Для полноценного и результативного анализа работы фирмы можно с успехом применять официальные открытые источники: бюджетно-финансовые планы, обязательные публикации и отчеты, внешнюю рекламу и проведенные публичные выступления.
Практически вся неопубликованная информация, которую, на первый взгляд, сложно достать, может быть найдена обычным прямым методом простого вопроса с помощью телефона. При этом необходимо придумать такие прямые и косвенные вопросы, которые помогут дать всю интересующую вас информацию. Вы сами удивитесь, когда увидите, как много таким образом можно получить сведений только для внутреннего пользования. Это звучит невероятно и неправдоподобно, но на деле это действительно так. Чтобы убедиться в эффективности метода, сделайте такой пробный звонок к себе в организацию и посмотрите, что из этого получится.
Один из самых действенных способов добычи информации о компании – это личное посещение помещения фирмы. Пока вы дожидаетесь в приемной, просмотрите печатные материалы: красочные рекламные проспекты, незаполненные корпоративные бюллетени, журналы с данными для рабочих и служащих – в любом документе могут быть важные сведения о состоянии дел организации, которые окажутся полезны для вас. Обратите внимание на часто встречающиеся имена и наименования должностей сотрудников; ознакомьтесь с расписанием руководителя, списком намеченных мероприятий, трудовым планом, перечнем новых приобретений или с производственными извещениями. Когда появится такая возможность, постарайтесь отправиться в самостоятельную прогулку по компании и зайдите в фирменное кафе, в курилку и в места скопления людей. Там вы получите значимую неофициальную информацию о компании, почувствуете настроение и деловой климат в ней. Все эти сведения позволят в ближайшем будущем правильно спланировать деловые переговоры.
Если неофициально, самостоятельно или с помощью подставных лиц нанести визит в компанию не удается, а вам предстоят достаточно сложные переговоры, попробуйте запланировать не одну встречу, а целую серию переговоров. Тогда полезно для начала встретиться с оппонентом и только изложить свою идею, описать ее преимущества. Такой формат для вас является чем-то вроде “разведки боем”. Для подобного мероприятия не готовят и не берут специальных материалов, и переговоры не затягиваются. После получения необходимой дополнительной информации о компании и оппонентах, вы сможете спланировать следующую встречу как основную в серии.
Данные о внешней среде
О том, что мы должны понимать под внешней средой, мы уже говорили. Это довольно обширный пласт информации, включающий в себя множество разных сведений из всех сопутствующих делу областей.
Этой информации действительно очень и очень много. В крупных фирмах имеются соответствующие аналитические и юридические отделы, вся задача которых как раз и состоит в отслеживании всех нововведений в законодательстве и на рынке.
Необходимо читать законы, и новые законодательные акты, выходящие указы, нормативные постановления, официальные распоряжения любого рода, которые относятся к вашей отрасли деятельности. Когда предстоят переговоры с кем-либо, кто работает в другой сфере, изучайте все законы и правила, относящиеся к его компетенции; в этом случае, когда возникнет спор, вы сможете рассчитывать на победу.
Сформулируйте цели и расставьте приоритеты
Продумайте, проанализируйте и обязательно пропишите, каких целей вы и ваш оппонент можете достигнуть по итогам переговоров. Особенное внимание уделите второстепенным целям, так как основных обычно не очень много. Такими не самыми важными целями, к примеру, могут быть укрепление партнерских отношений с клиентами и заказчиками, улучшение имиджа, как вашего, так и вашей компании, личный пиар, продвижение своего проекта и так далее. Иногда в совокупности второстепенные цели могут стать такими же важными, как и какая-либо основная задача. Анализ попутных целей важен хотя бы для того, чтобы подумать, какими способами достичь договоренности, если интересы совпадают только частично, а по ряду позиций оппоненты имеют противоположные взгляды.
Найти цели деловых переговоров просто, так как их может быть множество. Например, когда сторонам важно только узнать мнение партнера по тому или иному вопросу, а вопрос совместных действий еще не стоит на повестке дня, ставится информационная цель. В таком случае переговоры проходят в виде деловой беседы, продуктивного разговора, в процессе которых и определяется суть проблемы возможного партнера, а на основании результатов такой встречи может быть сформировано предложение о сотрудничестве.
Информационная задача переговоров может служить причиной первой встречи, которая нужна для налаживания контактов. Переговоры проходят и с непосредственно коммуникативными целями – для поиска новых полезных связей, создания и расширения базы клиентов. Обе цели являются предварительными, промежуточными перед проведением переговорного процесса по заключению сделки. Кроме того, бывают цели регулирования и координации взаимных действий, контроля производственного процесса или даже отвлечения внимания конкурентов (но это относится к сфере политики фирмы). Обязательно определяйте свои цели.
Сформулируйте, в чем заключаются ваши интересы, каким вы представляете идеальный результат, проанализируйте, есть ли альтернативы его достижения, от каких целей можно отказаться для получения главной выгоды. Эта стратегическая информация составляет основу для определения поведения на переговорах.
Минимально допустимый вариант, как правило, определяется вполне легко. Для его формулировки и уточнения нужен опыт и ваша способность предсказывать положение дел на рынке и в отрасли. Но иногда для его установки нужно предварительно рассмотреть множество не очевидных, но возможных вариантов.
Распишите подробно каждый из них, чтобы после оценить продуктивность с экономической точки зрения. Если сравнить варианты, спрогнозировать развитие событий, то определить минимальный уровень своих требований в предстоящих переговорах вы сможете гораздо лучше. Порой такая аналитическая работа приводит к неожиданным, на первый взгляд, результатам.
Максимально возможный вариант показывает, каким является самый выгодный для вас исход деловой встречи. Не перепутайте, здесь нужно уделить внимание не тому, что вы рассчитываете получить, а тому, чего можно ожидать, если все переговоры будут развиваться по оптимальному для вас сценарию. Этот максимальный вариант и будет соответствовать начальному уровню ваших требований. Первая названная цена и сумма сделки, заключенной в итоге, почти никогда не совпадают. Не подвергается сомнению лишь один факт – вы никогда не сможете получить больше, чем изначально запросили сами.
Конец ознакомительного фрагмента.