Глава 3
Оформление отпуска
Каждый работник всегда с нетерпением ждет отпуска. Предвкушение его, наверно, является более сильным впечатлением, чем сам отпуск. Но работодатели не всегда охотно отправляют работников в отпуск. И действительно, как обойтись без бухгалтера в отчетный период, без юриста – при заключении важного контракта.
Но не предоставлять работнику отпуск нельзя. Дело в том, что отпуска являются важнейшей гарантией трудового законодательства. При непредоставлении работникам предусмотренных законом отпусков работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Данная статья предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Однако по договоренности с работником отпуск можно перенести. Существуют и другие особенности отпусков, например, в некоторых случаях работодатель должен предоставить работнику неоплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком.
3.1. Оформление очередного отпуска
Предоставление отпусков регулируется главой 19 ТК РФ.
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью не менее 28 календарных дней. Замена отпуска денежной компенсацией не допускается. Заменить отпуск деньгами можно только в части, превышающей 28 календарных дней, например, если работник имеет право на дополнительный отпуск.
Работник может разделить отпуск на части, причем одна из частей не может быть меньше 14 дней. Другие же части отпуска работник согласовывает с работодателем.
Отпускные начисляются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
Как же правильно оформлять отпуска?
Начать следует с составления графика отпусков. Обычно его составляют в ноябре месяце, но по законодательству он должен быть составлен не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Соответственно, в графике отпусков вы можете распланировать отпуска работников таким образом, чтобы они не накладывались друг на друга. При этом данный документ является обязательным как для работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
В целом, создание отпуска позволяет:
• заблаговременно спланировать работу отделов;
• оформить совмещение или совместительство;
• выплатить отпускные;
• контролировать своевременность предоставления отпусков.
Приведем пример заполнения графика отпусков.
Таким образом, отпуск предоставляется на основе графика отпусков.
Алгоритм предоставления отпуска следующий:
1. Необходимо уведомить работника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). При этом форма уведомления не установлена законодательно, поэтому уведомление можно составить в свободной форме. Уведомлением сотрудника будет также считаться роспись в графике отпусков, можно ввести специальную графу в журнале извещения работников. Такой журнал можно завести в обычной тетради.
2. Обычно работник пишет заявление на предоставление отпуска, форма заявления также не предусмотрена законодательно.
3. Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.
Приказ можно составить в произвольной форме с указанием всех необходимых реквизитов или воспользоваться типовой формой – приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Приведем пример приказа о предоставлении отпуска.
На основании приказа осуществляется оплата отпуска.
4. Оплата отпуска. Бухгалтерия начисляет отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Частой ошибкой является начисление отпускных во время отпуска. Отпускные начисляются исходя из среднего заработка.
В 2014 г. произошел ряд изменений в части расчета отпускных.
Во-первых, теперь сумма отпускных рассчитывается с учетом изменений в праздничных днях: 29,3.
Сумма отпускных теперь равна:
Средний заработок за 12 календарных месяцев: 12: 29,3 х количество дней (календарных, рабочих) отпуска.
Ранее применялся коэффициент 29,4.
Во-вторых, увеличена до 14 дней максимальная продолжительность отпусков без сохранения заработной платы, при превышении которых эти периоды не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
5. В личную карточку вносятся соответствующие данные о предоставлении отпуска.
6. В табеле учета рабочего времени указывается, что работник находится в отпуске. В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и № Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».
Следует обратить внимание, что в некоторых случаях отпуск может быть перенесен. Перенос отпуска также осуществляется по заявлению работника. Работодатель не может перенести отпуск только по собственному желанию.
Рекомендации:
1. Оформите отпуск работника документально. В противном случае возможны риски административных штрафов.
2. Не забудьте выплатить работнику отпускные. Учтите, что отпускные с 2014 г. рассчитываются по новым правилам.
3.2. Неоплачиваемый отпуск
Основанием для предоставления отпуска без оплаты является ст. 128 ТК РФ. Так, неоплачиваемые отпуска предоставляются по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению.
Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.
В некоторых случаях предоставление отпуска без оплаты является обязанностью работодателя.
Таблица 6
Обязанность работодателя предоставить отпуск
Вместе с тем, иные случаи также рекомендуется прописать в локальном акте.
Алгоритм предоставления отпуска без сохранения заработной платы следующий:
1. Работник пишет заявление о предоставлении отпуска с указанием причин. Например, работник планирует заключить брак и просит предоставить отпуск без сохранения заработной платы. На самом деле, работодатель может пойти навстречу работнику и предоставить ему оплачиваемый отпуск.
Конец ознакомительного фрагмента.