1. Организация рабочего места: подбор законодательных актов, литературы, программного обеспечения
Организацию кадрового делопроизводства с нуля начинать нужно непосредственно с обустройства рабочего места – отдела кадров. У сотрудников кадрового отдела должен быть доступ к актуальным законодательным актам в сфере трудовых отношений и к справочно-методической литературе, разъясняющей вопросы кадрового делопроизводства. Далее стоит позаботиться о техническом и программном обеспечении кадровой деятельности. Для этого с руководителем согласовывается приобретение мебели для офиса, канцтоваров, необходимых печатей и штампов, оргтехники и обеспечить установку программы по автоматизированному учёту кадров.
Основные правовые акты в сфере трудового законодательства
На первом этапе формируется подборка законов, регулирующих кадровые отношения. Законодательные акты можно собрать в традиционном бумажном виде и хранить на полках в виде правовой библиотеки, или установить на компьютеры информационно-справочную систему, в которой всегда доступна подборка актуальных правовых актов, обновляющихся по мере выхода поправок к законам. На современном рынке существует несколько правовых информационно-справочных систем, наибольшее распространение получили «Консультант» и «Гарант».
Основополагающим документом в сфере трудового законодательства является:
Конституция Российской Федерации
Трудовой кодекс Российской Федерации
Конституция гарантирует каждому гражданину России право на отдых и право на труд. В статье 37 Конституции Российской Федерации закреплены основополагающие нормы трудового законодательства:
1. Труд свободен. Каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.
2. Принудительный труд запрещен.
3. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы.
4. Признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законом способов их разрешения, включая право на забастовку.
5. Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.1
Трудовой кодекс РФ – это базовый закон в области законодательства. Трудовой кодекс регулирует приём на работу и увольнение сотрудников организации, время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций. Трудовой кодекс обязывает работодателя заключать с каждым сотрудником Трудовой договор и вносить соответствующую запись в трудовую книжку.
Выдачу, оформление, хранение и учёт трудовых книжек, порядок оформления организационно-распорядительных документов, состав и грамотное расположение реквизитов на документах, унифицированные формы приказов, а также общие правила ведения кадрового делопроизводства регулируют:
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённые Постановлением Минтруда РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утверждённая Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69
ГОСТ Р 6.30—2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477
Важным моментом является организация работы с персональными данными сотрудников. Работодатель отвечает за сохранность персональных данных работников и обязан обеспечить меры на техническом и правовом уровне для их защиты. Правила хранения и обработки личных данных сотрудников, перечень сведений, которые относятся к персональным данным, круг сотрудников, у которых есть к этим данным доступ, содержит следующий законодательный акт:
О персональных данных. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ.
В каждой организации есть разработки, которые хочется сохранить в тайне от конкурентов. Поэтому работодатели принимают меры по обеспечению сохранности коммерческой тайны, заключая с сотрудниками соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и разрабатывая памятки и инструкции, содержащие конкретные меры и действия для предотвращения утечки важной информации. Работу с конфиденциальной информацией регулирует:
О коммерческой тайне. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ.
Наименование должностей служащих для их грамотного занесения в приказы, личные дела и трудовые книжки, можно посмотреть в:
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. N 37
Этот правовой акт включает в себя квалификационные характеристики должностей, расшифровки должностных обязанностей и требований к квалификационным уровням и уровню знаний руководителей, специалистов и служащих
Кадровая документация хранится на протяжении 75 лет. От сохранности кадровых документов в будущем могут зависеть вопросы начисления пенсии сотрудников, правильного расчёта их трудового стажа. Поэтому к организации хранения кадровых документов и сдаче их в архив необходимо подходить последовательно и ответственно. Правила подготовки документов к сдаче в архив, вопросы хранения документов непосредственно в организации, а также сроки их хранения приводятся в следующих законодательных актах РФ:
Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558
Одним из последних актов, введённых в Российской Федерации в сфере персонала, является:
Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», утверждённый Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 №691н
Для обеспечения сферы производства специалистами и руководителями в области управления персоналом, готовыми к реализации поставленной цели, необходима разработка профессионального стандарта в этой области деятельности, который будет представлять собой этот методический документ, описывающий характеристики знаний, умений, профессиональных компетенции и опыта работника, необходимых ему для осуществления данной профессиональной деятельности.
Отпуск является одним из видов времени отдыха, предусмотренных в 107 статье ТК РФ. Право на отдых каждому человеку гарантированно Конституцией Российской Федерации. Согласно ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск – это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника с сохранением места работы (должности) и среднего заработка2 Правила регулировки отпусков сотрудников, а также режима труда и отдыха прописаны в:
Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днём в организациях, финансируемых за счёт средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884
В связи с необходимостью сообщать о трудоустройстве в организацию бывших государственных служащих, в отделе кадров должен быть закон:
Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, утверждённые Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29
Вопросы оформления командировок сотрудников регулирует:
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749
Вопросы оплаты труда прописаны в нескольких нормативных актах:
О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. N 554
Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922
Об оплате труда работников охраны в ночное время. Постановление Госкомтруда СССР N 313, ВЦСПС N 14—9 от 6 августа 1990 года
Выше перечислены основные законы и нормативы, которые должны быть в каждой организации. В зависимости от специфики проводимых работ эта подборка дополняется законодательными актами соответствующей тематики. Например, в медицинских учреждениях это нормативы, регулирующие взаимодействие с медицинским персоналом, а в образовательных учреждениях комплекс законов о педагогических работниках.
Подборка правовых актов необходима для выполнения требований трудового законодательства РФ. Не стоит забывать, что к действующим законам постоянно выходят поправки и дополнения. Поэтому подборку правовых актов необходимо поддерживать в актуальном состоянии, отслеживая все обновления в трудовой сфере законодательства.
Формирование справочной библиотеки кадровика
Когда библиотека основных законов и нормативных актов сформирована, нужно подобрать специальную литературу по работе с кадрами. В действующих организациях, как правило, разрабатывают собственные методические пособия по работе с кадрами. Сюда входят различные памятки, инструкции, рекомендации, пособия, напоминания. Методическая литература разрабатывается сотрудниками отдела кадров и согласовывается с директором и с руководителями направлений деятельности, которую конкретное пособие затрагивает. Например, Положение об отправке в командировку, согласовывается с руководителем кадровой службы и с главным бухгалтером.
Пока вы стоите у истоков отдела кадров, будет логично опереться на работы специалистов в сфере кадрового делопроизводства и сделать для сотрудников службы персонала подборку соответствующей литературы. Книги и пособия можно собрать в традиционном бумажном виде и разместить на стеллажах, или сделать подборку электронной литературы. В этом случае методические пособия дублируются на компьютер каждого сотрудника. Трудовое законодательство постоянно обновляется, поэтому в дальнейшем необходимо следить за поддержанием кадровой библиотеки в актуальном состоянии.
Выбор, приобретение и установка программного обеспечения
После того как выполнен подбор законодательных и нормативных актов и справочной литературы, с руководителем согласовывается вопрос о выборе и приобретении программного оборудования для ведения кадрового учёта. Выбор программы, её функционала зависит от возможностей бюджета организации, количества сотрудников и наличия территориально удалённых филиалов.
На современном рынке информационных технологий представлено огромное количество программ для учёта кадров: 1С: Зарплата и кадры, БухСофт: Кадры, Скат, Ефрат, Парус, Кадры Плюс, Галактика и другие.
Наибольшую популярность в России получила программы 1С: Зарплата и кадры и 1С: Зарплата и управление персоналом. Программа 1С позволяет выполнять многие операции в плане документального сопровождения трудовой деятельности сотрудников, начисления зарплаты, формирования отчётности в фонды. С помощью автоматизированного учёта кадров в 1С сотрудники службы персонала смогут осуществлять:
регистрацию работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;
регистрацию перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы);
изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-5 или № Т-5а);
регистрацию приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-1 или № Т-1а);
оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы;
регистрацию увольнений работников (формы № Т-8 или № Т-8а).
По данным учета движения документов в программе 1С можно получать следующую информацию:
актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;
статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);
данные о движении работников за выбранный период;
среднюю и среднесписочную численность работников;
и др.
Достоинством 1С является большое количество сопровождающих организаций, специалисты которых присутствуют практически в каждом городе и доступная методическая литература. Программа 1С постоянно обновляется с учётом изменений в трудовом законодательстве.
Выводы
Итак, организация работы с персоналом начинается с обустройства рабочего места – отдела кадров. У кадровых сотрудников обязательно должен быть доступ к актуальным правовым актам в области трудового законодательства. Основной правовой акт в сфере отношений с персоналом – это Трудовой кодекс РФ. Важное значение имеют законы, регулирующие правила работы с персональными данными, конфиденциальной информацией, хранением кадровых документов, начислением заработной платы. Не менее важно нормативные акты, регламентирующие непосредственно процесс работы с документами – ведение и хранение трудовых книжек, оформления кадровых бумаг. Подборку законов можно сделать в бумажном виде и хранить в шкафу, или в электронном виде, разместив файлы в персональном компьютере каждого сотрудника. Современный способ доступа к необходимым правовым актам – информационно справочные системы, которые содержат кодексы, законы, а также комментарии к ним и справочную литературу.
Для повышения качества работы с кадровыми документами желательно сделать подборку литературы в сфере кадрового делопроизводства. Методические пособия разрабатываются силами кадровых специалистов с учётом специфики деятельности конкретной организации или происходит подборка книг соответствующей тематики.
В завершении обустройства рабочих места отдела кадров приобретают профессиональное программное обеспечение, которое позволит вести учёт кадров. Современные программы содержат готовые формы документов, позволяют автоматизировать оформление сотрудников, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, а также обеспечить подготовку и сдачу отчётности по работникам в налоговую и фонды.