Искусство презентации за 30 минут. Искусство презентации (Ольга Азарова, 2007)

Золотое правило:

если Вы провалили подготовку,

Вы подготовились к провалу.

С чего начинается презентация? Как и любое заранее запланированное мероприятие, презентация начинается с подготовки. Причем подготовка ведется сразу по нескольким направлениям. Выбор темы в нашем случае бизнеса обычно определяется руководством компании, то есть Вам будет поручено сделать презентацию на заданную тему и для определенной аудитории. При этом Вы должны всегда помнить, что делаете презентацию с вполне определенной целью. Подготовка презентации состоит из 3 частей: подготовка самой презентации, подготовка докладчика и организационная подготовка.

Рис. 1. План подготовки презентации

© О. Азарова. «Искусство презентации»

Подготовка собственно презентации тоже состоит из 3-х частей – сбора информации, фильтрации, то есть выделения ключевых положений, и представления последних в сжатом виде. Где собрать информацию по предмету презентации? Это разумеется зависит от предмета. Например, если Вы делаете презентацию о своей компании и ее продукции, то и собирать фактические материалы нужно там же – в отделах маркетинга, плановом, производственном и т. д. Если Вы собираетесь представить или сравнить данные о других компаниях и продуктах, то Вам следует обратиться в эти компании за годовыми отчетами, в Интернет, библиотеку. В Интернете можно найти ряд очень полезных аналитических отчетов, подготовленных ведущими консалтинговыми компаниями. В особо ответственных случаях вполне определенную информацию можно заказать в тех же консалтинговых компаниях. После того как Вы нашли достаточное количество информации, Вам надо ее отфильтровать, то есть выбрать самые важные материалы, в соответствии с листом приоритетов, который Вы сами установите. Не спешите выбросить те материалы, которые, как Вам кажется сейчас, не представляют ценности. Возможно, они пригодятся в ходе ответов на вопросы. Информация – самый ценный товар, который всегда пригодится.

Процесс подготовки презентации

Рис. 2. Сбор, фильтрация, сжатие информации

© О. Азарова. «Искусство презентации»

Подготовка докладчика включает в себя как чисто профессиональную, так и морально-психологическую подготовку. Причем оба вида подготовки взаимосвязаны: чем добросовестнее докладчик готовится к презентации, тем большим экспертом он становится, тем меньше волнений он должен испытывать.

3.1. Определение цели презентации

Цель – это то, чего Вы хотите добиться в данном конкретном случае, сделав презентацию. В общем и целом Ваша цель – убедить аудиторию в Вашей правоте и вызвать желаемое действие.

В частности – в том, что Ваш продукт самый лучший на рынке и его стоит купить, Ваше предложение – самое выгодное для партнеров, и его стоит принять.

А сам автор презентации – самый лучший сотрудник компании, поскольку именно ему доверено выступить с таким ответственным предложением, и ему можно доверять. Поскольку Вы сами определили цель, Вы просто обязаны свято в нее верить.

Здесь нет места сомнениям, разногласиям, распрям внутри команды. Все вопросы, связанные с определением цели, должны быть решены заранее и коллективно, если Вы делаете презентацию от лица компании, отдела. Только тогда Вы сможете подготовить гармоничную презентацию. Если же Вы сами не верите в то, что делаете, у Вас нет никакого шанса убедить в этом свою аудиторию.

Золотое правило:

«Если я верю во что-то, то обязательно

продам это. И продам хорошо».

Эсти Лаудер

Возможные цели:

продвижение продукта на рынок, выбор поставщиков материалов и комплектующих, выбор компании для совместной работы, обоснование необходимости слияния компаний, обоснование ценовой политики, предложения по реорганизации компании и другие основные и сопутствующие вопросы бизнеса.

Пример 1. Продвижение продукта на рынок

Определить цель – это значит решить, в какой сегмент рынка Вы хотите ввести свой продукт, свободный или уже занятый другим аналогичным продуктом, определить географическое положение для калькуляции расходов по доставке, созданию дилерской сети и рекламы, вопросы ценовой политики и т. п. Строго говоря, эти вопросы уже рассматривались в отделе маркетинга перед тем, как был решен вопрос о выпуске продукта на рынок. Поэтому Ваша задача – аккуратно собрать все аргументы «за» и «против», которые лягут в основу Вашей презентации. Сравните Ваш продукт с аналогичным продуктом, если таковой имеется. Определите, какие преимущества для потребителя предлагает Ваш продукт, по сравнению с уже существующим, руководствуясь правилом 4Ps и 4Cs.

Пример 2. Определение ценовой политики

Цель – определение цены, по которой продукт выгодно продавать.

Если Вы сами производите продукт, начните с определения себестоимости продукта. Не забудьте сделать допущения на рост стоимости материалов и энергоносителей. Особо также следует учесть налоги, которые имеют обыкновение только расти.

Сравните предлагаемые цены различных поставщиков, стоимость производства на различных заводах, затраты на доставку и рекламу, стоимость гарантийного обслуживания, то есть все, за что придется вначале заплатить, чтобы в результате получить готовый продукт.

Оптимизируйте полученные результаты по производственным мощностям и всем основным параметрам, перечисленным выше. Сравните предлагаемую Вами цену продукта с ценой уже представленного на рынке аналогичного продукта, если таковой имеется. Определите: будет ли Ваш товар конкурентоспособным на рынке? При каких условиях?

Пример 3. Обоснование необходимости слияния компаний

Цель – однозначно указать на необходимость слияния компаний. Обычно в процессе слияния компаний участвуют однопрофильные или близ-копрофильные предприятия. Внимательно изучите годовые отчеты каждой компании за последние несколько лет. Дополнительную информацию можно также получить в Интернете, в консалтинговых компаниях. Вы можете построить следующие линии убеждения: уменьшение долей рынка обеих компаний, финансовые затруднения одной из компаний, развитая сеть филиалов, возможность выбора наиболее дешевых поставщиков. Развивая последовательно каждую из линий, Вы почти автоматически получите набор аргументов для заключительного слайда.

Начните с положения компаний на рынке: определите, какую часть рынка занимает каждая компания. Если обе компании за указанный период потеряли часть своего места на рынке, то разговор идет о слиянии. Если часть рынка потеряла только одна из компаний, то это означает поглощение более сильной компанией более слабой.

Совсем не обязательно, что предложение о слиянии поступит от более благополучного партнера. Бывает, что менеджмент предприятия, оказавшегося в затруднительной ситуации, не находит иного решения, как предложить партнерство более сильной компании, не дожидаясь краха или аналогичного предложения. Если слияние первой предлагает более слабая компания, то Вы можете выторговать ряд условий в свою пользу. В этом случае Вы всегда сможете отозвать свое предложение и сделать аналогичное более сговорчивому партнеру. Если же Ваша компания предлагает слияние более слабому партнеру, то, естественно, в этом случае сила на Вашей стороне. В любом случае справедливо следующее:

Золотое правило:

прав тот, кто первым пожаловался.

После того как Вы сделали анализ динамики долей рынка, представьте, какие преимущества сулит предлагаемый альянс:

♦ снижение стоимости продуктов за счет увеличения производства большего количества;

♦ оптимизация доставки;

♦ сокращение накладных расходов;

♦ сокращение управленческого персонала;

♦ сокращение расходов на рекламу и пр.

Сокращение всех перечисленных расходов приведет в результате к уменьшению цены продукта, то есть к повышению его конкурентоспособности, от которой выиграют все участники альянса.

Для полного анализа ситуации пользуйтесь известным инструментом стратегического планирования SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, то есть перечислите в отдельных колонках сильные (Strengths) и слабые (Weaknesses) стороны предлагаемого альянса, открывающиеся возможности (Opportunities) и предполагаемые угрозы (Threats), которые он в себе несет. Воспользуйтесь помощью таблицы 2.

ТАБЛИЦА 2. Анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз

3.2. Анализ аудитории

Поскольку мы уже решили строить презентацию по законам маркетинга, то начать подготовку стоит с определения Ваших потенциальных «покупателей», то есть аудитории. Вы можете выступать перед Советом директоров, менеджментом высшего и среднего звена, своими сослуживцами, партнерами по бизнесу, партнерами по переговорам, потенциальными покупателями и потребителями продуктов и услуг Вашей компании и т. д.

Золотое правило:

чтобы быть правильно понятым, с каждой аудиторией надо говорить на ее языке!

Для правильного анализа аудитории Вам необходимо ответить на следующий вопрос: кто Ваши слушатели? При этом Вы должны постараться выяснить и учесть следующие данные о Ваших слушателях: профессия, образование, занимаемая должность, возраст, пол, отношение к теме презентации, знание предмета презентации, поведенческие качества. Все эти факторы помогут Вам «вычислить» Вашу аудиторию и подготовить презентацию специально для этих слушателей. Внесите в таблицу 3 все данные, которые Вам удастся найти, и составьте профиль Вашего потенциального слушателя.

ТАБЛИЦА 3. Анализ аудитории

После того как Вы точно узнаете, кто будут Ваши слушатели, Вам нетрудно будет определить основную сферу их интересов. Например, высший менеджмент заинтересуют, главным образом аргументация и выводы. Вашим партнерам по переговорам и коллегам будут интересны не только выводы, но и технические подробности предлагаемого сотрудничества и выгоды и преимущества, которые оно сулит. Потенциальным покупателям будет интересно все – от цены предлагаемого товара или услуги до возможностей доставки (стоимость, регулярность, время и пр.) до сервиса (гарантия, возможность обмена, послегарантийное обслуживание и т. д.). В любом случае Вы должны сформулировать цель презентации так, чтобы она отражала интересы аудитории. При этом особое внимание следует обратить на культуру речи. Вспомните слова бессмертного А. С. Пушкина: «И по речи те спознали, что царевну принимали». Братья поняли, что их гостья – царевна, не по царскому платью, а по речи, которую невозможно подделать, но которой можно и должно выучиться.

Ваши слушатели – Совет директоров, высший менеджмент компании.

Совет директоров, представители высшего руководства вправе считать себя почти что небожителями уже в силу своей заоблачно высокой зарплаты. Такая аудитория, по определению, отлично профессионально подготовлена, в известной мере агрессивна, консервативна, почти всегда уважает мнение только равных себе. Как произвести впечатление о себе как о равном «небожителям»?

Ваша презентация должна быть выполнена в классическом стиле, манеры поведения – безукоризненными. Язык должен быть строгим, не допускайте жаргона, неологизмов, шуток, анекдотов. Даже если Вам доподлинно известно, что некоторые из Ваших слушателей грешат ненормативной лексикой, ни в коем случае не допускайте вольных и двусмысленных выражений!

Одежда – такая же, как у Ваших слушателей, то есть формальная. Темный костюм, светлая рубашка, обязательно галстук для мужчин. Для женщин рекомендован строгий костюм, из украшений допустимо жемчужное ожерелье в одну нитку. Любые заседания такого уровня обычно проводятся в небольших помещениях, поэтому будьте осторожны с использованием ароматов, чтобы Вас не заподозрили в газовой атаке!

В небольших залах, скорее всего, микрофон Вам не понадобится. Следите за голосом, интонациями.

Вы заранее должны узнать, кто из Совета директоров и высшего менеджмента будет присутствовать и кто есть кто? Обратитесь за информацией к Вашему начальнику, успех Вашей презентации – это и его успех. Это поможет Вам выяснить, кто и как расположен к предмету презентации, Вашему подразделению, Вашему боссу, Вам лично. Знание профессиональных и человеческих пристрастий Ваших слушателей поможет Вам оптимально подготовить презентацию именно для этой целевой аудитории и вычислить с большой долей вероятности вопросы, которые Вам будут заданы.

Обычно такая публика не утруждает себя ожиданием ответа на вопрос, заданный по ходу презентации. И очень часто, согласно табели о рангах, Вам будет невозможно предложить задать вопросы после презентации. Поэтому Вы должны спрогнозировать, в каком месте презентации и кто задаст Вам вопрос. Часто эти вопросы напрямую касаются профессиональной деятельности и личной заинтересованности спрашивающего. (Что получит наше подразделение в результате Вашего предложения? Какие дополнительные расходы мы понесем, чем должны поступиться? И т. п.) Вопросы, задаваемые в процессе презентации, могут привести к нехватке времени. В этом случае Вы должны быть заранее готовы пожертвовать чем-то из основной части презентации. Оставьте эту информацию для ответов на вопросы, если понадобится.

Если Вы точно знаете, что среди слушателей у Вас есть союзник, держите с ним постоянный зрительный контакт, который поможет Вам контролировать ситуацию.

В общем и целом Ваш стиль поведения можно назвать сдержанно-достойным.

Золотое правило:

Ваша презентация – это отличный шанс для карьерного роста, Ваш

«звездный час». И встретить его надо достойно.

Ваши слушатели – менеджмент высшего и среднего звена.

Отлично подготовленная и агрессивная аудитория. Задаваемые вопросы могут быть как по существу презентации, так и для того, чтобы «себя показать», отличиться перед коллегами, руководством. Как выиграть в такой ситуации? Очень просто – встать на ступеньку выше представителей менеджмента высшего и среднего звена и взять лидерство в свои руки. Каким образом можно встать на ступеньку выше менеджеров высшего звена? Чтобы ответить на этот вопрос, надо понять: кого уважают менеджеры высшего и среднего звена? Конечно, «небожителей», то есть представителей Совета директоров, свое непосредственное руководство. Таким образом, у Вас оказывается редкая возможность попробовать себя в роли «небожителя»! И, кто знает, может быть, удачно сделанная презентация станет Вашим первым шагом на пути к олимпу Вашей карьеры.

Форма одежды – см. выше. Ваше поведение должно быть поведением очень сильного лидера, полностью управляющего аудиторией, к которой он обращается.

Для этого, прежде всего, установите строгий регламент. Например, с самого начала уместно будет сообщить, что по просьбе аудитории и в целях экономии времени Вы будете рады ответить на все вопросы, но строго после презентации. Конечно же, никто ни о чем Вас не спрашивал. Но Вы же не хотите, чтобы Вас прерывали в процессе доклада? Затем с улыбкой спросите, не забыл ли никто выключить мобильный телефон? Можете на виду у всех проверить и выключить свой телефон. Стратегия такого поведения проста: вначале надо заставить себя слушаться, затем заставить себя слушать.

Стиль и форма презентации в данном случае могут быть свободными. Используйте все свои творческие способности, чтобы создать запоминающуюся презентацию. Обычно выступления для такого состава участников проходят в конференц-залах, то есть Вам может понадобиться микрофон. Будет лучше, если Вы об этом узнаете заранее и проведете небольшую репетицию. Если Вы выступаете в стенах родной компании и Вам пришлось пользоваться данными, полученными от Ваших коллег, которые присутствуют на презентации, обязательно с благодарностью укажите источник информации. Тем самым Вы не только проявите вежливость, но и покажете, что за Вами стоит сильная команда. При ответе на вопросы обращайтесь, если Вы знакомы, по имени-отчеству или фамилии, согласно корпоративной культуре Вашей компании, даже если вопрос задал Ваш лучший друг.

Ваши слушатели – партнеры по бизнесу.

Общение происходит обычно при нехватке времени. Если отношения с партнерами позитивные, долговременные и приобрели характер рутины, то в таком случае презентация носит скорее информативно-ознакомительный характер. Выберите стиль презентации так, чтобы у слушателей остались в памяти ключевые моменты Вашего выступления. Если отношения недавние или осложнены производственными проблемами, то справедливо все сказанное выше в разделе о презентации для менеджмента высшего звена.

Ваши слушатели – партнеры по переговорам.

От того, насколько успешной будет Ваша презентация, во многом зависит успех переговоров в целом. Если Вы знаете немного о Ваших предполагаемых партнерах и нет возможности узнать больше, Вы не ошибетесь, если воспользуетесь рекомендациями для презентаций перед Советом директоров и высшим менеджментом. В данном случае надо попробовать получить для себя небольшое преимущество, предложив оставить все вопросы до конца презентации. Аргумент может быть таким: «Я думаю, никто не возражает, если для удобства слушателей я отвечу на все вопросы по окончании презентации». Маловероятно, что кто-то из партнеров захочет с самого начала конфронтировать с Вами. Однако этим предложением Вы уже взяли на себя роль лидера переговоров, которой должны будете воспользоваться на благо своей компании. Если после презентации ожидается перерыв или кофе-пауза, используйте это время для тесного общения с наиболее активными представителями команды партнеров.

Это поможет Вам правильно оценить успех Вашей презентации и разъяснить все то, что осталось за кадром. Не стесняйтесь подойти и познакомиться, если Вы не были знакомы раньше, представиться, завести беседу, вручить свою визитку, получить в ответ визитку Вашего партнера, если он Вам интересен. Задавайте вопросы, чтобы понять, какими мотивами руководствуется вторая сторона, в чем Ваши партнеры видят преимущества для себя. Проанализируйте, каким образом можно представить Ваши предложения как очевидную выгоду для Ваших партнеров.

Будьте активными, управляйте беседой, спрашивайте, отвечайте на вопросы!

Ваши слушатели – потенциальные покупатели и потребители продуктов и услуг Вашей компании и т. д.

Если сказать, что в первых четырех презентациях имеет место театр одного актера, то в данном случае разговор идет о цирке в самом благородном значении этого слова. И здесь все жанры хорошы, кроме скучного. В дополнение к многоцветной мультимедийной презентации, выполненной на компьютере, можно показать предметный план – реальный продукт, фильм об услуге, образцы товара для демонстрации, то есть все, на что у Вас хватит фантазии и технических средств в рамках хорошего вкуса. Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать!

Полезно будет запастись отзывами на продукт или услугу, которые Вы в настоящий момент имеете честь представлять. Таким действием Вы покажете, что предлагаете не кота в мешке, а действительно стоящую вещь, которую уже попробовали и признали эксперты. Это важно для такого сорта покупателей, которые верят не рекламе, а отзывам конкретных людей. Чтобы приготовить такой отзыв, надо заранее задать вопросы Вашим клиентам. Что им особенно понравилось в этом продукте (качество, материал, дизайн, бесплатная доставка и пр.)? Чем этот продукт отличается от аналогичных продуктов (экологически чистый, без консервантов, годится для всей семьи, приемлемая цена, отличный сервис и т. п.)? Понятно, что, задавая вопросы своим клиентам, Вы уже готовите ответы на них, указывая в вопроснике, чем же их привлек Ваш продукт! Никогда не полагайтесь на клиента, приготовьте ему такие вопросы, которые позволят охарактеризовать Ваш продукт самым лучшим образом!

Допустимы: шутки хорошего тона; вопросы, обращенные к аудитории, на которые Вы немедленно даете блестящие ответы; небольшие отступления, подводящие слушателей к принятию решения в Вашу пользу. Одеться лучше в формальном стиле. Можно посоветовать ряд вопросов отложить до конца презентации, чтобы уже в неформальной обстановке развернуть дискуссию, показ, демонстрацию образцов, то есть, по сути дела, продолжить презентацию в неформальном общении и в дополнительное время. Запаситесь вашими визитками, раздайте их заинтересованным лицам. Уместно будет в ответ попросить визитку Вашего слушателя, если Вы видите, что такой контакт представляет для Вас интерес. Хорошим предлогом будет обещание прислать необходимую дополнительную информацию, которая поможет принять нужное Вам решение. Не стесняйтесь пригласить в свою компанию наиболее перспективных покупателей из числа слушателей. Пообещайте приглашение на корпоративное мероприятие, посвященное данному товару, услуге. Будьте лидером всегда, а в данном случае – особенно. Возьмите у Вашей аудитории все, что она может дать. Тогда можно сказать, что Ваши усилия не прошли даром и презентация удалась на славу.

Золотое правило:

не считайте Вашу аудиторию своим врагом.

Самое последнее дело при проведении презентации – это проявлять агрессию любого сорта. Агрессия – это естественная реакция любого человека на действительную или мнимую угрозу. Любая агрессия – это концентрированное выражение страха. В процессе подготовки презентации Вы станете одним из немногих экспертов по данному вопросу. Поэтому проявлять агрессию Вам с самого начала просто незачем. В настоящее время и в данном вопросе Вы непобедимы! Ваше оружие – отличная профессиональная подготовка, умение держаться и улыбка. Поэтому своей аудитории Вы с самого начала предлагаете не конфликт, а сотрудничество!

3.3. Выбор стратегии презентации

После того как Вы четко и однозначно определили цель, Ваш следующий и вполне логичный шаг – это определение путей для достижения поставленной цели, то есть определение стратегии.

Как я добьюсь поставленной цели?

Разным целям, разумеется, соответствуют разные стратегии. Выбор стратегии состоит в выборе такой формы презентации, которая не оставит Вашим слушателям ни малейшего шанса на сомнения и убедит их в Вашей правоте.

Три приведенных выше примера презентации выполнены по традиционной схеме:

1. Вступление.

2. Основная часть, ядро презентации.

3. Кульминация презентации. Заключение, в котором приведены выводы, призванные убедить аудиторию в правоте автора. Триумф!

4. Аплодисменты.

5. Ответы на вопросы.

6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, то есть осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.

Рис. 3. Распределение эмоциональной интенсивности в стандартной презентации

Рис. 4. Распределение времени в стандартной презентации

© О. Азарова. «Искусство презентации»

Обычно на Вступление достаточно отвести 12–15 % от предоставленного Вам времени, на Основную часть, содержащую фактический материал, цифры, таблицы и пр., придется до 75 % времени, на Заключение – около10 %.

Однако поскольку подготовка презентации – процесс творческий, в ряде случаев можно использовать «шоковую», или «инверсную», форму презентации. В таком случае можно начать с краткого представления главных выводов-аргументов, оглушив и ошеломив аудиторию. Затем следует краткое введение с основной частью, после чего выводы повторяются полностью.

1. Выводы и аргументы. В общем виде ответ на вопрос: «Почему это стоит делать?» Определение цели презентации.

2. Краткая история вопроса, основная часть, подготовка аргументов.

3. Кульминация презентации. Полные выводы, заключение. Триумф!

4. Аплодисменты.

5. Ответы на вопросы.

6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, то есть осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.

Рис. 5. Распределение эмоциональной интенсивности в инверсной презентации

Рис. 6. Распределение времени в инверсной презентации

© О. Азарова. «Искусство презентации»

Здесь распределение времени должно выглядеть следующим образом: Краткие выводы – 2 %, Введение – 15 %, Основная часть потребует 73 %, Развернутые выводы (Заключение) – до 10 % отведенного Вам времени.

Распределение по времени должно быть сбалансированным, чтобы за отведенное время успеть правильно расставить все акценты, задержать внимание слушателя ровно на столько, сколько ему нужно для понимания сути вопроса. Одинаково плохо, если слушатели не сумеют в отведенное время разобраться с постановкой вопроса или начнут зевать при его скучной проработке. Результат будет в обоих случаях одинаковым: Вы потеряете внимание Вашей аудитории.

Обратите внимание, что в обоих случаях презентация не заканчивается ответом на вопросы. Почему? Потому что Вы решили быть сильным лидером, а это значит, что Вы должны до последнего момента держать ситуацию под контролем. Именно Вы должны подвести итоги презентации в своем заключительном слове с учетом ее целей. Следуйте известной стратегии Дональда Трампа: «Сражайся, пока не победишь!».

3.4. Реализация выбранной стратегии

Итак, цели поставлены, стратегия презентации выбрана. Ваш следующий шаг – способ реализации выбранной стратегии. Любая презентация состоит из трех составляющих – визуальной, вербальной и поведенческой. Визуальная часть – это то, что Вы покажете на слайдах или компьютере. Вербальная – это то, что Вы при этом скажете. Не стоит думать, что визуальная часть – это квинтэссенция вербальной. Все три части должны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены и так же идеально подходить друг к другу, как элементы детской игры паззл.

© О. Азарова. «Искусство презентации»

Рис. 7. Взаимное соответствие частей презентации

С чего начать?

Начинать техническую подготовку следует с подготовки структурного плана презентации, как указано в таблице 4, с учетом отведенного Вам времени. В этом плане Вы должны собрать воедино все, что войдет в будущую презентацию: основные мысли, аргументы, примеры – все, что поможет Вам достичь поставленной цели, то есть убедить Ваших слушателей. Только после того, как Вы наведете ясность в мыслях, можно приступать к подготовке слайдов и докладу согласно плану.

Таблица 4. Структурный план презентации

Подсчитайте число слайдов, исходя из нормы внимания 1,5–2 минуты на один слайд. Обычно на стандартную презентацию отводится не более 30–40 минут чистого времени без ответов на вопросы. Делать более продолжительную по времени презентацию не имеет смысла, т. к. уже через 25–30 минут слушатели устают от обилия информации и вызванных ею эмоций. Еще никто на свете не жаловался на то, что презентация была слишком короткой! Эффективная, эмоционально и информационно насыщенная, не утомившая слушателей презентация скорее заслужит похвалу и одобрение, чем скучный многочасовой доклад, даже если он был очень добросовестно подготовлен с профессиональной точки зрения.

Следующий очень важный вопрос, который Вам предстоит решить, – сколько времени отвести на слайд. Принято считать, что каждый слайд наиболее эффективно показывать 1,5–2, в особых случаях – до 2,5 минуты. Конечно, время показа зависит от содержащейся на слайде информации. Если на слайде представлена очень важная информация, на которую Вы собираетесь сослаться и позже, то время показа, естественно, увеличивается. За это время Вам надо успеть ознакомить слушателей с основными положениями и утверждениями, представленными на слайде.

Скорость показа слайдов варьируется в различных частях презентации и зависит от раздела презентации. Например, вступление стоит показать с такой скоростью, чтобы четко выразить основные вопросы, составляющие предмет презентации. От того, насколько правильно поймут Ваши слушатели рассматриваемый вопрос, зависит, насколько они согласятся с Вашими выводами и рекомендациями.

Золотое правило:

грамотно поставленный вопрос содержит в себе правильный ответ.

Основную часть, в которой содержится фактический материал, стоит начать с краткого плана изложения. Как хорошая дорожная карта, такой план поможет слушателю сразу правильно ориентироваться в Вашей презентации, а Вам – не потерять нить изложения. Скорость смены слайдов выше, чем во введении. Поэтому на показ каждого слайда можно отвести 1,5–2 минуты. Согласно Вашему плану, основная часть должна быть представлена в виде блоков информации. Каждый блок изложения должен заканчиваться кратким выводом, а набор выводов или предпосылок для них составит Ваше заключение. Заключение нужно показать довольно медленно, вдумчиво; если потребуется еще раз кратко повторить, почему Вы пришли к такому выводу, опираясь на факты, приведенные в основной части.

пример стандартной презентации на 30 минут

Введение: 3–4 слайда, 5–8 минут. Основная часть: 9–12 слайдов, 18–20 минут. Заключение: 1–2 слайда, 5 минут.

пример «инверсной» презентации на 30 минут

Краткие выводы: 1–2 слайда, 1–2 минуты.

Введение: 3–4 слайда, 5–8 минут.

Основная часть, факты: 10–12 слайдов, 20 минут.

Заключение: 4–5 слайдов, 10 минут.

Безусловно, приведенные примеры – это только руководство к действию. В каждом реальном случае выбор стратегии презентации – стандартной или инверсной – остается за Вами и зависит от целевой аудитории. Постарайтесь, однако, приблизительно следовать рекомендациям по распределению времени и эмоциональных акцентов.

Ваш следующий шаг – выбор технических средств.

Самый простой путь приготовить красивую презентацию – это воспользоваться соответствующей компьютерной программой. Показать такую презентацию можно как на проекторе, так и прямо с компьютера. В настоящее время существует такое изобилие программного обеспечения, что проблема состоит не в том, чтобы найти программу, а в том, чтобы правильно выбрать ее из имеющегося набора. При этом надо руководствоваться следующими соображениями: программа должна быть универсальной и устойчиво работать на Вашем компьютере, быть пригодной как для показа слайдов, так и для работы с бимером, иметь все возможности для подготовки презентации – все виды представлений (графики, диаграммы всех сортов, тонирование, соединения, стрелки, различные цвета, языки и шрифты и т. п.).

Известно, что самая надежная техника ломается в самый неподходящий момент, то есть в момент презентации. Поэтому, сделав свой выбор в пользу компьютера, не поленитесь на всякий случай распечатать эти же самые слайды для проектора и сделать резервную копию на СD– или USB-чипе, если Ваш компьютер вдруг решит сломаться.

Проверьте уровень батарей, подзарядите их, если нужно. Не забудьте необходимые разъемы, шнуры, переходники, то есть все те мелочи, которые могут сорвать отлично подготовленную презентацию. К техническим средствам также относится так называемый предметный план. Это особо актуально, если Вы представляете новый продукт, услугу.

Каждому – свое. Стиль презентации

Существует ряд возможных презентаций – от элегантных черно-белых графических, выполненных на слайдах, до сложных 3D-мультимедийных презентаций с эффектами анимации и музыкальным сопровождением. Выбор стиля, как и все остальное, зависит от Вашей аудитории.

Золотое правило:

не существует универсальной презентации, которая была бы эффективна как для высшего менеджмента, так и для производственного состава, дилеров, работников сервиса, покупателей.

Как мы уже договорились выше, презентацию для высшего руководства рекомендуется делать в более сдержанной классической манере, презентацию для покупателей и потребителей услуг – в эффектной мультимедийной манере. Это два полюса, между которыми лежат необозримые просторы для фантазии. При этом следует последовательно придерживаться единообразия. Например, если Вы выбрали для усиления эффекта черно-белое представление, не следует его «разбавлять» цветными слайдами. Шрифты для заголовков должны быть одинаковыми на всех слайдах, пояснительный текст может быть написан другим шрифтом, но на всех слайдах следует придерживаться одного шрифта для одного вида информации. Последнее дело – использовать слайды из других презентаций, вставляя их в Вашу. Явное различие в стиле, нумерации и пр. отличия покажут, что Вам глубоко наплевать, какое впечатление произведет Ваше выступление. Ваша аудитория, а также Ваше руководство сделают немедленные выводы. Будьте уверены, что в случае провала важной презентации Вы будете первым кандидатом на увольнение. И, надо сказать, поделом.

Материалы для раздачи

Очень часто для принятия окончательного решения Вашим слушателям потребуется время. Чтобы такое решение соответствовало целям сделанной Вами презентации, полезно будет раздать копии слайдов презентации. Вы можете для экономии бумаги, места в портфеле сделать уменьшенные копии, когда на одном листе умещается содержание 2 слайдов. Однако это допускается делать только том случае, если от уменьшения размеров не пострадает качество представления. Помните, изучение этих материалов – это тоже часть Вашей презентации, которая должна привести к реализации поставленной Вами цели! Не забудьте внизу указать Ваши имя, должность, компанию, телефон, домашнюю страничку компании в Интернете и адрес электронной почты. Позаботьтесь о брошюрах, рекламных материалах, достаточном количестве своих визитных карточек. Если Вы собираетесь представить бесплатные образцы товара для высшего менеджмента и Совета директоров, будьте готовы ответить на вопросы: сколько стоит для компании раздача таких образцов, из каких фондов производится оплата, насколько эффективна такая форма агитации.

3.5. Вначале было слово. Вербальная часть презентации

Вербальная, или устная, часть презентации – это то, что Вы скажете словами для объяснения и подтверждения приведенной на слайдах информации. Устная часть состоит из собственно доклада и текста на слайдах. Устную часть презентации надо готовить особенно тщательно: ведь одним словом можно испортить все впечатление. При этом Ваша речь должна удовлетворять 12 следующим условиям.

1. Речь должна быть обращена к целевой аудитории. Помните, к кому обращена Ваша речь! Это накладывает определенные обязательства на докладчика. Даже громкость и темп выступления, не говоря уже о стиле языка, всегда зависят от целевой аудитории. Представьте себе выступление в Палате лордов и на городском рынке. И хотя в обоих случаях Вы, безусловно, уважаете свою аудиторию, Ваша речь будет в различных случаях совершенно разной.

2. Тон речи должен быть позитивным, или двойная выгода не использовать отрицания в презентации. Поскольку Ваша цель – продать, то и тон выступления, по определению, должен быть строго позитивным. Забудьте на время о частице «НЕ». Она крадет время и отвлекает от смысла. Например, если Вы хотите сказать, что что-то не было сделано, написано, куплено, доставлено, то Вы при этом не сообщаете, что же делать потом, то есть даете заведомо пустое сообщение. Это пустое сообщение надо будет объяснить и дополнить, то есть потратить то немногое время, что у Вас есть. Так не лучше ли сразу сказать, что, как, когда было сделано, доставлено, выполнено? И тон презентации при этом будет сугубо позитивным.

Рис. 8. 12 условий для эффективной устной части презентации

3. Предложения должны быть короткими. Язык презентации обязан быть лаконичным уже в силу ограниченного времени. Поэтому сделайте из большого и всеобъемлющего доклада краткую презентацию, в которой содержатся только те факты и данные, которые приведут Вашу аудиторию к принятию нужного Вам решения. Сокращения приводите вначале на уровне предложений, затем – на уровне слов. Пользуйтесь знаменитой формулой KISS.

Формула KISS = Keep It Short and Simple!

То есть буквальный перевод: «Держи это коротко и просто!».

4. Образы, ярлыки, примеры. Как сделать Вашу речь запоминающейся? В речи должны быть использованы образы, ярлыки, примеры, достойные повторения.

Найдите яркие и красочные определения, не стесняйтесь их использовать. Помните, Ваша цель – продать! Поэтому хвалить свой продукт – вполне понятное и благое дело. Найдите для предмета презентации (продукта, альянса и т. п.) 4–5 наиболее ярких и незабываемых определений (уникальный, единственный в своем роде, новейший, отражающий последние достижения медицины, техники, действительно первый на рынке, самый дешевый при исключительном качестве и т. п.). Используйте это слово только в паре с таким определением. Можно с уверенностью сказать, что к концу презентации Ваши слушатели будут думать об этом предмете как об уникальном, единственном в своем роде, то есть теми же самыми словами, какие Вы использовали в презентации. Такие ярлыки стоит использовать, когда Вам надо закрепить в сознании слушателей некую нужную для Вас информацию. Человек мыслит образами, поэтому для всех ключевых позиций следует подготовить образ, который и запомнится больше всего. Например, если Вы говорите о продукте, свяжите его с таким образом, который поможет запомнить этот продукт. Нет нужды говорить, что образ должен быть обязательно положительным. Полезно будет подготовить ряд примеров, достойных повторения. Где можно почерпнуть такую информацию? Из жизни, то есть отовсюду – из литературы, кино, последних событий культуры и спорта и т. п. Примеры тоже должны быть положительными!

Конец ознакомительного фрагмента.