Глава 3. Как всё устроено
Перепрыгнем на два месяца вперёд. Я уже работаю и стараюсь разобраться, как же устроено управление в этой замечательной компании. И какие перемены нужны?
Вопрос не такой простой, как кажется. Что болит – понятно. Об этом уже много раз переговорено. Но непонятно, на что это нужно заменить.
Цель теряется в тумане. И назвать её внятно никто из троих директоров не может. Хотим больше прибыли – единственное, что они говорят.
НО! Расходы увеличивать не можем. И так расходы съедают 80% прибыли.
Хорошо, будем исходить из имеющихся ресурсов. Попробуем просто перераспределить их по-другому. Главных ресурсов несколько:
– персонал;
– рабочее время сотрудников (как они его используют);
– деньги – в натуральном виде и в виде товаров на складе;
– товары на складе;
– квалификация сотрудников;
– энергия, как позитивная, созидательная, так и отрицательная;
– лучшие практики – понимание, КАК мы работаем, навыки сотрудников;
– завоёванные за годы работы имя компании, репутация и условия работы с поставщиками.
Посоветовался с умными людьми, они надоумили, как можно перераспределить наиболее дорогой ресурс – персонал. Так, чтобы тем же коллективом и не раздувая ФОТ делать больше. Зарабатывать как компания больше. Родилась функциональная схема компании.
См. приложение 1. Функциональная схема (здесь приведён её фрагмент).
В нашем случае она описывала функции КАЖДОГО СОТРУДНИКА, включая директоров: генерального, коммерческого, финансового, по развитию, и заканчивая функционалом офис-менеджера.
Названия тоже говорящие, например «менеджер телефонного дожима», «инженер отдела продаж», «отправщик счетов» и т. д.
Рац. предложение №2.
Создать функциональную схему компании.
Расписать, какие функции нужны для работы. А дальше улучшать эти функции, посмотреть, можно ли эти же задачи решать оптимальней.
Ведь нам нужны не люди, а их функции2.
Если посмотреть на сотрудников с этой точки зрения, то многие вещи можно открыть для себя заново.
Вы разбиваете на кирпичики-элементы задачи, которые ставите перед каждым значимым сотрудником в компании.
Из этих элементов-функций строятся его должностные обязанности.
А дальше возможно множество комбинаций:
– попробовать подумать, как ту или иную функцию сделать более дёшево / более эффективно/быстро/качественно;
– можно ли отдать функцию отдела/сотрудника на аутсорсинг; будет ли это выгодно и более качественно (например, бухгалтерия, ИТ-служба, логистика, склад, закупки, ПРОДАЖИ – не побоюсь этого предложения);
– не переплачиваю ли я сотруднику за те функции, что он выполняет;
– для отдела персонала: а довольны ли сотрудники своими функциональными обязанностями? Может быть, у человека душа лежит к другой деятельности. И если ему показать список возможных задач, то он с удовольствием возьмёт на себя ещё что-то? Или поменяет свою уже не интересную ему деятельность на другую, более интересную?