1. Кадровая служба в аппарате управления
Отдел кадров, управление кадров, служба управления персоналом
Для осуществления деятельности по управлению персоналом в организациях, как правило, создается специальная служба, которая может называться отделом кадров, управлением кадров, службой управления персоналом.
Служба кадров чаще всего является самостоятельным структурным подразделением, которое подчиняется непосредственно руководителю организации или его заместителю, отвечающему за административные вопросы.
Название и структура кадровой службы зависят от ряда факторов, таких как масштаб организации, количество постоянно работающих сотрудников, порядок движения и текучесть кадров, виды работ, осуществляемые службой, объем кадрового делопроизводства.
В небольших организациях служба кадров чаще всего имеет линейную структуру. Возглавляется она одним руководителем, которому подчиняются все сотрудники данного структурного подразделения. Руководитель отвечает за все направления деятельности службы. Распределение обязанностей между сотрудниками осуществляется в соответствии с участками кадровой работы. Называется такая служба отделом кадров.
В крупных организациях кадровая служба может называться управлением кадров или службой управления персоналом. Она имеет сложную структуру, то есть состоит из нескольких структурных подразделений, выполняющих отдельные функции по управлению персоналом.
Такая структура называется функциональной. Во главе ее находится руководитель, например директор по персоналу, которому подчиняются руководители функциональных структурных подразделений – отделов.
Чаще всего встречаются следующие функциональные структурные подразделения: отдел кадров, отвечающий за кадровое делопроизводство и кадровый учет, отдел по подбору и найму персонала, отдел обучения и развития персонала, отдел стимулирования и оплаты труда, отдел мотивации персонала, отдел социального обслуживания, отдел оценки и планирования персонала, отдел охраны труда и техники безопасности, отдел профориентации и адаптации.
Должностной и численный составы каждого структурного подразделения определяются их задачами и трудоемкостью выполняемых работ.
В небольших организациях вся работа по управлению персоналом может быть поручена одному специалисту, например инспектору по кадрам, или передана компаниям, оказывающим услуги по ведению кадрового делопроизводства на коммерческой основе.
В государственных органах служба персонала называется департаментом (отделом) государственной службы и кадров, что связано со спецификой трудовых отношений в системе государственной службы.
Место кадровой службы в управленческой структуре организации
Служба кадров (служба управления персоналом) – это структурное подразделение, которое выполняет весь комплекс работ по управлению персоналом.
Она относится к административным подразделениям и включена в аппарат управления организацией.
Существует несколько вариантов подчинения службы:
1. Служба кадров является самостоятельным структурным подразделением, возглавляется руководителем службы и подчиняется непосредственно руководителю организации.
Такая структура характерна для небольших организаций. Все направления деятельности службы курируются и контролируются непосредственно руководителем.
Служба кадров при такой подчиненности нацелена на решение достаточно узкого круга задач, связанных чаще всего с кадровым учетом, подбором персонала и его социальным обеспечением.
2. Служба кадров является структурным подразделением, которое возглавляется руководителем службы и подчиняется заместителю руководителя организации, отвечающему за административные вопросы.
Такая структура характерна для средних по масштабу, а также активно развивающихся и растущих организаций. В этом случае служба включена в аппарат управления в качестве одного из его звеньев и относится к третьему уровню управления.
Служба кадров является обслуживающим подразделением, которое решает все задачи по управлению персоналом, включая вопросы мотивации, адаптации, повышения эффективности персонала.
3. Служба кадров является самостоятельным структурным подразделением, возглавляется директором по персоналу – заместителем руководителя организации.
В этом случае служба управления персоналом выведена на второй уровень управления. Такая форма подчинения предполагает высокий авторитет службы, обширность ее задач и полномочий.
Как правило, такие службы формируются в крупных организациях, а сфера управления персоналом приравнивается по значимости к производственной, финансовой, коммерческой и технической сферам управления.
Директор по персоналу наравне с другими директорами участвует в стратегическом планировании и определяет политику компании в отношении персонала.
Служба кадров может отвечать за весь персонал организации, за персонал в рамках различных направлений деятельности организации или обеспечивать работниками отдельные проекты. В зависимости от этого различаются несколько типов структур кадровой службы.
Структура кадровой службы (службы управления персоналом)
Структура кадровой службы (службы управления персоналом) – это иерархически организованная совокупность подразделений и должностных лиц, отвечающих за все направления кадровой работы и работы по управлению персоналом.
Различают простую и сложные структуры кадровой службы.
Простая структура также называется линейной. В ее состав не входят другие структурные подразделения. Возглавляется такая служба начальником отдела, которому подчиняются специалисты отдела, отвечающие за различные участки кадровой работы. Преимущества такого построения службы заключаются в отсутствии промежуточных управленческих звеньев, что увеличивает скорость передачи управленческих решений, позволяет выстроить однозначную управленческую вертикаль, четко определить круг ответственности специалистов. Однако при такой структуре повышаются требования к квалификации руководителя службы, который должен хорошо ориентироваться во всех сферах деятельности по управлению персоналом.
К сложным структурам кадровой службы относятся структуры, построенные по функциональному признаку или иным признакам, например, географическому, продуктовому, проектному, процессному и т. д.
Функциональная структура предполагает выделение внутри службы кадров структурных подразделений и их специализацию в соответствии с видами кадровой работы.
Количество функциональных структурных подразделений и распределение задач между ними зависят от объема работ по каждому направлению деятельности службы.
Возглавляется служба руководителем или директором по персоналу, которому подчиняются руководители функциональных структурных подразделений.
Такая структура создается в крупных организациях и позволяет более эффективно решать конкретные задачи по управлению персоналом.
Кроме того, при такой структуре руководство службы имеет возможность сосредоточиться на стратегических вопросах управления персоналом. При этом к руководству отделами службы могут быть привлечены профильные специалисты.
Для успешного функционирования такой службы большое значение имеют грамотно налаженный и четко структурированный процесс контроля за исполнением поручений и установление ответственности исполнителей.
Еще один тип сложной структуры службы управления персоналом построен не на функциональном разделении обязанностей между внутренними структурными подразделениями, а на области ответственности этих подразделений.
Другими словами, все отделы службы управления персоналом могут выполнять одинаковые функции, но обеспечивать деятельность территориально разобщенных структурных подразделений, отдельных проектных групп, отдельных производственных направлений или направлений деятельности организаций, оказывающих разные услуги.
Существует также понятие матричной организационной структуры службы управления персоналом. В этом случае кадровая служба может иметь любую постоянную структуру – линейную или функциональную, но специалисты этой службы входят в состав временных проектных групп. Кадровые специалисты в этом случае имеют двойное подчинение – руководителю кадровой службы и руководителю проектной группы. При этом руководитель проектной группы определяет содержание труда специалистов, а руководитель кадровой службы осуществляет контроль за выполнением поставленных в рамках проекта задач.
Участки кадровой работы
Функции кадровой службы (службы управления персоналом) достаточно разнообразны. Выполнение этих функций может быть поручено отдельным специалистам или структурным подразделениям в зависимости от структуры кадровой службы.
Выделяют следующие основные участки кадровой работы:
– ведение кадровой документации и документации по личному составу;
– осуществление кадрового учета;
– обеспечение хранения документации по личному составу;
– формирование кадрового резерва и обеспечение движения кадров;
– поиск, привлечение, подбор и отбор персонала;
– организация и проведение оценки персонала;
– организация и проведение аттестации персонала;
– организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры персонала;
– организация обучения персонала;
– организация адаптации и стажировки персонала;
– организация оплаты труда персонала;
– разработка и реализация социальной политики в области персонала;
– разработка и реализация системы стратегического управления персоналом организации;
– организация труда и разработка мер по обеспечению безопасности труда.
В связи с тем, что все направления деятельности по управлению персоналом тесно взаимосвязаны между собой, функциональное наполнение каждого участка работы будет индивидуально для каждой организации и для каждого отдельного специалиста.
Работы, выполняемые в рамках одного направления конкретным структурным подразделением или специалистом, детально прописываются в локальных нормативных актах кадровой службы – положениях об отделах и должностных инструкциях работников.
Ведение кадрового делопроизводства и кадрового учета предполагает следующие виды работ:
– подготовку проектов локальных нормативных актов в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом;
– документирование трудовых отношений с работниками;
– ведение трудовых книжек;
– оформление и ведение регистрационных форм;
– ведение информационно-справочной работы по кадровой документации, включая формирование личных дел работников, оформление личных карточек работников;
– подготовку документации к передаче в архив, оформление номенклатуры дел структурного подразделения;
– ведение табельного учета, учета рабочего времени;
– подготовку справок и выписок из документов;
– обеспечение взаимодействия кадрового структурного подразделения с пенсионным фондом, органами социального страхования, службами занятости и т. д.
Работа по поиску, привлечению и отбору персонала включает в себя следующие действия:
– анализ рынка труда;
– формирование требований к кандидат у на вакантную должность;
– поиск персонала посредством рекрутинга, прямого поиска, хедхантинга;
– работу с кадровым резервом;
– взаимодействие с вузами, центрами занятости, кадровыми агентствами;
– размещение информации о вакансиях на различных ресурсах;
– реализацию методов аутсорсинга, лизинга, аутстаффинга персонала;
– анализ резюме соискателей, проведение собеседований, тестирование и отбор кандидатов, отвечающих требованиям вакансии.
Формирование кадрового резерва – это деятельность, включающая в себя следующие виды работ:
– расчет потребности в персонале, анализ факторов текучести персонала, составление прогнозов изменений в штатной и организационной структурах организации;
– разработку перечня должностей, подлежащих резервированию;
– формирование списков кандидатов на резервируемые должности;
– проведение тестирования, оценки, аттестации кандидатов на должности кадрового резерва;
– комплексное планирование карьеры персонала.
Деятельность по формированию резерва, как правило, ведется в комплексе с деятельностью по оценке персонала и его развитию. Оценка персонала включает разработку плана оценки персонала, проведение мероприятий по оценке персонала, включая аттестацию, тестирование квалификации сотрудников, личностных показателей и др.
Движение кадров подразумевает текучесть кадров, связанную как с объективными причинами обновления трудового коллектива, так и с продвижением работников по карьерной лестнице. Эта деятельность включает следующие составляющие:
– анализ текучести кадров, выработку и реализацию мер по ее коррекции;
– определение фактической и прогнозируемой потребности в персонале;
– планирование карьеры персонала;
– оптимизацию расстановки персонала;
– документальное оформление движения кадров.
Движение кадров напрямую связано с развитием персонала.
Участок работы, связанный с обучением и развитием персонала, включает следующий комплекс мер:
– определение потребности в обучении персонала;
– разработку планов профессиональной карьеры работников;
– организацию повышения квалификации, переподготовку руководителей и специалистов через обучение по различным программам;
– организацию производственной практики студентов;
– подготовку и разработку учебных планов и программ;
– привлечение сторонних обучающих центров и учебных заведений для обучения и сертификации работников в соответствии с требованиями профессиональных стандартов.
Повышение эффективности труда, совершенствование системы оплаты труда и реализация социальной политики осуществляются службой кадров посредством проведения следующих мероприятий:
– разработки, совершенствования и внедрения современных систем оплаты труда и премирования;
– формирования коллективного договора;
– нормирования труда;
– организации работы по аттестации рабочих мест;
– совершенствования графиков работы организации, режима сменности;
– ведения и анализа статистики по трудовым показателям;
– социального страхования персонала;
– разработки форм социальной защиты персонала;
– организации фонда материальной помощи;
– взаимодействия с Пенсионным фондом Российской Федерации;
– осуществления медицинского и других видов страхования работников;
– выплаты ссуд и пособий;
– предоставления возможности прохождения санаторно-курортного лечения и т. д.
Должностной и численный составы службы кадров (службы управления персоналом)
Должностной и численный составы службы зависят от многих факторов, включающих масштаб организации, общее количество работников, текучесть кадров, объемы работы по управлению персоналом и документированию трудовых отношений.
Установить необходимое количество работников службы можно с помощью метода расчета явочной численности.
Формулы расчета явочной численности приведены в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (утв. Постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 № 78).
Этот метод основан на вычислении общей трудоемкости всех видов нормируемых и ненормируемых работ, выполняемых структурным подразделением за год, и последующим делением этого показателя на полезный фонд рабочего времени одного работника за год.
Нормируемые работы – это те операции, для которых рассчитаны и установлены нормативы времени. Они приведены в указанном выше сборнике и исчисляются в человеко-часах.
Ненормируемые, соответственно, – это те операции, для которых установленных норм нет.
Для ненормируемых работ нормы могут быть рассчитаны самой организацией с помощью таких оргпроектных методов, как фотография и самофотография рабочего дня.
Фотография и самофотография представляют собой таблицы, в которые самим работником или наблюдающим вносятся следующие показатели: вид работы – начало – окончание – длительность (в часах) – объем или норма выработки.
Эти таблицы позволяют высчитать средний показатель трудоемкости каждого ненормируемого вида работ. Кроме того, они содержат объем выполняемых нормируемых работ, который необходим для расчета их годовой трудоемкости.
Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется по формуле:
где Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;
Нbphj – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;
V1 – объем конкретного вида работы, выполняемой за год;
i = 1, 2…, n – виды выполняемых работ.
То есть для каждого вида нормируемой работы рассчитывается годовая трудоемкость, а потом эти показатели суммируются.
Нормы времени в этой формуле рассчитываются с помощью коэффициента, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников «К» принимается равным 8 % на выполнение единицы нормируемой работы:
где Нвp – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;
Tоп – норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч.
Годовая трудоемкость ненормируемых работ, то есть не предусмотренных сборником определяется по формуле:
где Тнн – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, чел.-ч;
Нврмj – нормы времени на выполнение работ, не предусмотренных сборником и установленных на основе нормативов, рассчитанных самой организацией, чел.-ч;
Vj – годовой объем работ, не предусмотренный сборником;
j = 1, 2…, m – виды работ.
Так же как и для нормируемых работ, для каждого вида ненормируемой работы рассчитывается годовая трудоемкость, а потом эти показатели суммируются.
Общая годовая трудоемкость всех видов работ рассчитывается по формуле:
где То – общая трудоемкость работ.
Численность работников, необходимая для выполнения работ по комплектованию и учету кадров (Ч), исчисляется по формуле:
где Ч – численность работников, чел.;
Фп– полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах.
В сборнике указывается, что Фп принимается в среднем равным 1910 ч. Однако этот показатель может незначительно отличаться, так как зависит от количества рабочих дней в году.
Метод расчета явочной численности является трудоемким и может иметь некоторую погрешность, так как не всегда удается отследить весь объем работ кадрового структурного подразделения.
Альтернативой при расчете количества работников кадровых служб может быть применение нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденных Постановлением Минтруда России от 5 июня 2002 г. № 39.
Несмотря на то, что этот правовой акт разработан для федеральных органов исполнительной власти, коммерческие организации могут применять его в качестве рекомендательного.
Должностной состав службы определяется руководством организации в соответствии с теми задачами, которые на нее возлагаются.
При наименовании должностей специалистов службы кадров работодатель может опираться на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также на Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом.
Обязательность применения этих нормативно-методических документов предусмотрена только для отдельных должностей и профессий, если с выполнением работ по ним связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, установленных в правовых актах РФ (ст. 57 ТК РФ).
В остальных случаях работодатель может сам выбирать наименование должностей. Вместе с тем нельзя забывать, что работа специалистов, как правило, регламентируется на локальном уровне должностными инструкциями, составлять которые необходимо, опираясь на типовые квалификационные характеристики и должностные обязанности, приведенные в квалификационном справочнике и профессиональных стандартах.
Руководители и специалисты кадровой службы
Должности работников в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом делятся на три категории – руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).
В основном эти виды деятельности обеспечиваются руководителями и специалистами.
В соответствии с ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов) к категории «Руководители» относятся следующие должности:
– заведующий отделом (по управлению кадрами и трудовыми отношениями) (код 22046);
– начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями) (код 24696);
– менеджер по персоналу (код 2403).
К категории «Специалисты» относятся следующие должности:
– инженер по подготовке кадров (код 22675);
– инспектор по кадрам (код 22956);
– специалист по кадрам (код 26583);
– техник по труду (код 27072);
– экономист по труду (код 27755).
Должность табельщика (код 26904) относится к категории «Другие служащие».
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих содержит следующие квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов, связанных с деятельностью по кадровому обеспечению и управлению персоналом:
1) заместитель директора по управлению персоналом;
2) начальник отдела кадров;
3) начальник отдела подготовки кадров;
4) начальник отдела организации и оплаты труда;
5) начальник отдела социального развития;
6) менеджер по персоналу;
7) инженер по организации труда;
8) инженер по подготовке кадров;
9) инспектор по кадрам;
10) специалист по кадрам;
11) техник по труду;
12) экономист по труду.
Первые 6 должностей относятся к категории «Руководители», следующие должности – к категории «Специалисты».
Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом построен по принципу выделения обобщенных трудовых функций и формулировки возможных названий должностей для работников, выполняющих эти функции. Поэтому в стандарте нет деления на категории, однако есть отсылка к аналогичным должностям классификатора (ОКПДТР).
Стандарт содержит описание трудовых функций следующих руководителей и специалистов по кадрам и управлению персоналом:
– вице-президент по управлению персоналом;
– директор по персоналу;
– директор по управлению персоналом;
– заместитель генерального директора по управлению персоналом;
– руководитель структурного подразделения;
– начальник структурного подразделения;
– специалист по кадровому делопроизводству;
– специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;
– специалист по документационному обеспечению персонала;
– специалист по подбору персонала;
– специалист по оценке и аттестации персонала;
– специалист по развитию и обучению персонала;
– специалист по развитию карьеры персонала;
– специалист по нормированию и оплате труда;
– специалист по организации и оплате труда;
– специалист по компенсациям и льготам;
– специалист по социальным программам;
– специалист по работе с представительными органами работников;
– специалист по корпоративной социальной политике.
Требования к кадровым специалистам, квалификационные характеристики кадровых специалистов
Требования к конкретным должностям кадровых специалистов закреплены на нескольких уровнях.
К первому уровню относятся государственные нормативно-методические документы, содержащие описание должностей. В разных правовых актах это описание содержит разную информацию.
Квалификационные характеристики должностей, приведенные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, включают требования к должностным обязанностям, знаниям специалиста, к образованию и стажу работы.
Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом содержит более развернутую информацию. Для групп должностей, выполняющих различные виды деятельности по кадровому обеспечению и управлению персоналом в соответствии с функциональной картой, определяются уровень квалификации, требования к образованию и обучению, требования к опыту практической работы, основные трудовые функции и трудовые действия для каждой функции, а также знания и умения, необходимые для выполнения этих действий.
В соответствии со статьей 195.3 ТК РФ, если требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, применение Профстандарта в части указанных требований является для работодателей обязательным.
Если характеристики квалификации не закреплены указанными выше правовыми актами, то работодатель может их использовать в качестве методического пособия при разработке локальных нормативных актов, содержащих требования к должностям кадровых специалистов.
Локальный уровень – это второй уровень регламентации требований к кадровым специалистам.
Локальными нормативными правовыми актами, содержащими требования к должностям, являются должностные инструкции или должностные регламенты (в системе государственной службы).
Должностные инструкции могут включать как типовые должностные обязанности и квалификационные требования, взятые из профессионального стандарта и квалификационного справочника, так и требования, установленные самой организацией. Например, раздел должностной инструкции «Общие положения» может включать не только требования к образованию, опыту работы, но также требования к личным и деловым качествам работника.
Типовые должностные обязанности кадровых специалистов
Типовые должностные обязанности кадровых специалистов – это те обязанности, которые являются наиболее характерными для отдельных должностей кадровой службы.
Типовые должностные обязанности сформулированы в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, в типовых и примерных должностных инструкциях кадровых специалистов.
Типовые и примерные должностные инструкции разрабатываются на конкретные должности отрасли или для подведомственных организаций. Типовые инструкции являются обязательными для применения, примерные – рекомендательными.
Типовые должностные обязанности кадровых специалистов и специалистов по управлению персоналом также приведены в Профессиональном стандарте специалиста по управлению персоналом. В нем они называются «трудовые действия».
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов
Классификатор – это перечень наименований различных объектов, которые сгруппированы по определенным классификационным признакам. Каждому объекту присвоен уникальный код в соответствии с его признаками. Классификаторы позволяют ускорить и упростить работу по сбору, систематизации и обмену данными. В делопроизводстве коды из классификаторов используются для обозначения информации в унифицированных формах.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ОК 016–94 принят Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367.
Во введении классификатора определено, что «объектами классификации в ОКПДТР являются профессии рабочих и должности служащих.
ОКПДТР состоит из двух разделов:
– профессии рабочих;
– должности служащих.
Первый раздел – профессии рабочих – включает профессии рабочих в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессии рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и соответствующих постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики.
Второй раздел – должности служащих – разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике.
Наименования должностей государственных служащих приведены в соответствии с Указами Президента Российской Федерации „О государственных должностях Российской Федерации“ № 32 и „О реестре государственных должностей федеральных государственных служащих“ № 33 от 11 января 1995 г.».
Классификатор применяется для наименования должностей в штатном расписании. Обязательность применения классификатора в этом случае предусмотрена только для тех должностей и профессий, для которых выполнение работ по ним связано с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, установленных в правовых актах РФ (ст. 57 ТК РФ).
Также коды классификатора проставляются в унифицированной форме личной карточки работника Т-2.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда 21.08.1998 № 37) является частью Единого квалификационного справочника должностей руководителей специалистов и служащих и содержит общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Справочник служит следующим целям:
– регулирует трудовые отношения между работником и работодателем;
– обеспечивает эффективность системы управления персоналом в организациях;
– определяет технологию работы на отдельных должностях;
– способствует рациональному разделению труда;
– служит одной из мер установления порядка на рабочих местах и общей дисциплины;
– является основой для разработки должностных инструкций для сотрудников организации.
Должности в справочнике сгруппированы в соответствии с категориями должностей: руководители, специалисты и технические исполнители.
Для каждой должности приводится квалификационная характеристика, в которой определяется трудовая функция работника и раскрывается ее содержание.
Квалификационные характеристики состоят из трех разделов:
– должностные обязанности;
– должен знать;
– требования к квалификации.
Порядок применения справочника регламентирован нормативно-методическим документом, который называется «Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих», утвержденный Постановлением Минтруда 09.02.2004 № 9.
В данном документе даются некоторые разъяснения, например могут ли быть распределены названные в нем должностные обязанности между несколькими исполнителями или как определяется соответствие работника требованиям, зафиксированным в квалификационных характеристиках.
Статья 57 ТК РФ определяет, что «если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов».
Таким образом, применение квалификационного справочника является обязательным только для отдельных категорий должностей, связанных с льготами и ограничениями, установленными на государственном уровне.
Также статья 57 ТК РФ уравнивает действие квалификационного справочника и профессиональных стандартов. В соответствии с этой статьей работодатель вправе самостоятельно решать, какой нормативно-методический документ следует использовать в своей практической деятельности.
Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом
Профессиональный стандарт – «характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции» (ст. 195.1 ТК РФ).
Понятие «профессиональный стандарт» напрямую связано с понятием «квалификация работника». Для достижения наибольшей эффективности труда любая профессиональная деятельность должна осуществляться работниками, обладающими достаточными для этого знаниями, умениями, опытом и профессиональными навыками. Все перечисленное входит в понятие «квалификация работника».
Типовые квалификационные требования к должностям определены в таких нормативно-методических документах, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и профессиональных стандартах.
Квалификационный справочник утвержден в 1998 году. Несмотря на дополнения к нему, он недостаточно подробно отражает реалии современного рынка труда – называет не все должности, не учитывает актуальных требований к уровню образования для некоторых должностей. Кроме того, характеристики квалификации в нем изложены кратко, поэтому не всегда можно достаточно четко определить, соответствует ли работник установленной в нем квалификации.
Эти проблемы должны быть решены посредством создания системы профессиональных стандартов. В России работа по разработке профессиональных стандартов в различных отраслях профессиональной деятельности велась в течение последнего десятилетия. Реестр профессиональных стандартов, введенных в действие к этому моменту, размещен на сайте Министерства труда и социальной защиты РФ.
Стандарты применяются работодателями для определения кадровой политики, при организации обучения и аттестации работников, разработке должностных инструкций, тарификации работ, присвоении тарифных разрядов работникам и установлении систем оплаты труда с учетом особенностей организации.
Каждый стандарт разрабатывается на определенный вид профессиональной деятельности и включает описание квалификационных требований к группе должностей, обеспечивающих эту деятельность.
Для работников кадровых служб и служб управления персоналом разработан Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом, утвержденный Приказом министерства труда и социальной защиты РФ от 6 октября 2015 г. № 691н.
Все профессиональные стандарты имеют одинаковую структуру, утвержденную приказом Минтруда России от 12.04.2013 № 147н «Об утверждении Макета профессионального стандарта».
В стандарте дается подробная характеристика каждой обобщенной трудовой функции специалиста по управлению персоналом.
В документе называются следующие обобщенные трудовые функции:
– документационное обеспечение работы с персоналом;
– деятельность по обеспечению персоналом;
– деятельность по оценке и аттестации персонала;
– деятельность по развитию персонала;
– деятельность по организации труда и оплаты труда персонала;
– деятельность по организации корпоративной социальной политики;
– операционное управление персоналом и подразделением организации;
– стратегическое управление персоналом организации.
Для каждой обобщенной трудовой функции раскрывается набор трудовых функций, ее обеспечивающих. А каждая трудовая функция в свою очередь характеризуется набором трудовых действий, выполняемых работником. Для каждой трудовой функции приводится список знаний и умений, необходимых для ее реализации.
Кроме функционального наполнения каждой обобщенной трудовой функции, в стандарте также определяется, как могут называться должности специалистов, выполняющих эту деятельность, какие есть требования к образованию, обучению, опыту практической работы для этих должностей, как называются аналогичные должности в ОКЗ, ЕКС, ОКПДТР. Применение профессионального стандарта является условно-обязательным.
В соответствии со статьей 57 ТК РФ, если для какой-то профессиональной деятельности или должности законодательно закреплены льготы, ограничения или компенсации, то применение стандарта является обязательным для работодателей любой формы собственности.
Статья 195.3 ТК РФ определяет, «если настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями».
Поясняется порядок применения профессиональных стандартов в Информации Министерства труда и социальной защиты РФ от 10 февраля 2016 г. «О применении профессиональных стандартов в сфере труда».
Обобщенные трудовые функции, трудовые функции, трудовые действия
Обобщенные трудовые функции, трудовые функции и трудовые действия – это составляющие квалификационных характеристик в определенных областях деятельности, прописанные в профессиональных стандартах.
Эти понятия закреплены в Методических рекомендациях по разработке профессиональных стандартов Минтруда РФ, утвержденных приказом Минтруда и социальной защиты Российской Федерации от 29 апреля 2013 г. № 170н.
В соответствии с методическими рекомендациями:
Обобщенная трудовая функция – это совокупность связанных между собой трудовых функций, сложившаяся в результате разделения труда в конкретном производственном или (бизнес) процессе.
Трудовая функция – система трудовых действий в рамках обобщенной трудовой функции.
Трудовое действие – процесс взаимодействия работника с предметом труда, при котором достигается определенная задача.
Обобщенные трудовые функции – это различные направления деятельности, осуществляемые в рамках одного вида профессиональной деятельности. Например, для специалиста по управлению персоналом эти направления могут включать работу по обеспечению организации персоналом, по развитию персонала, по оценке персонала, по организации оплаты труда и т. д.
Каждое направление деятельности имеет свое функциональное наполнение, то есть состоит из трудовых функций. Например, работа по обеспечению организации персоналом включает такие трудовые функции, как сбор информации о потребностях организации в персонале, поиск, привлечение и отбор персонала, документационное обеспечение подбора и трудоустройства персонала.
Каждая функция осуществляется с помощью определенной последовательности операций, которые называются трудовыми действиями.
Так, работа по подбору персонала может состоять из целого ряда операций, включая размещение объявления о вакансии, проведение собеседований с кандидатами, оценка кандидатов и др.
Ответственные за ведение кадрового делопроизводства и за работу с трудовыми книжками
Кадровое делопроизводство и кадровый учет являются важной составляющей деятельности кадровой службы или службы управления персоналом. Особое значение кадровой документации обусловлено тем, что обязательность ведения многих видов документов кадровой службы закреплена в правовых актах РФ. Нарушение этих правовых норм чревато для организации и руководителя штрафными санкциями (ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства установлена в ст. 5.27 КоАП). Поэтому для грамотной организации работы с кадровой документацией следует назначить ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
Ответственный за ведение кадрового делопроизводства назначается приказом руководителя. Работник, на которого возложены эти обязанности, должен ознакомиться с приказом под роспись.[1]
Наряду с ответственным за ведение кадрового делопроизводства в организации обязательно должен быть назначен ответственный за ведение трудовых книжек.
В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», «ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя».
Таким образом, руководитель отвечает за организацию работы с трудовыми книжками, а конкретное должное лицо кадровой службы несет ответственность за правильность выполнения этой деятельности.
В приказе о назначении ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек также следует указать, кому будут передаваться полномочия на время отсутствия основного работника. Допускается назначать ответственным за ведение кадрового делопроизводства и за учет, хранение и выдачу трудовых книжек одно и то же лицо. Оформлено это может быть одним или разными приказами, с которыми работник должен быть обязательно ознакомлен под роспись.
Ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства
Трудовое законодательство – это совокупность правовых актов РФ, содержащих нормы, регулирующие отношения между работником и работодателем.
Трудовое законодательство включает в себя законы и подзаконные акты. Самым значимым законом является Трудовой кодекс Российской Федерации, который содержит наиболее широкий комплекс норм в сфере труда, кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом, которые являются обязательными для соблюдения работодателями – юридическими лицами всех форм собственности и работодателями – физическими лицами.
Отдельным сферам деятельности и отдельным аспектам трудовых отношений могут быть посвящены специальные правовые акты, которые раскрывают, конкретизируют, дополняют нормы Трудового кодекса РФ, но не противоречат ему.
Соблюдение любых правовых норм трудового законодательства подразумевает:
– своевременное издание необходимых документов (документов, названных в правовых актах РФ);
– выполнение обязательств и обязанностей, установленных трудовым законодательством;
– соблюдение сроков и процедур при осуществлении каких-либо действий с работниками;
– осуществление мер, нацеленных на обеспечение прав и свобод субъектов трудовых отношений и др.
За несоблюдение (нарушение) норм трудового законодательства работодатель может понести административную, гражданско-правовую, уголовную или материальную ответственность.
Административная ответственность работодателя определена в статье 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
В соответствии с этой статьей ответственность работодателя наступает в следующих случаях:
– нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (предупреждение или наложение административного штрафа от 1 до 5 тысяч рублей – на должностных лиц и на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 30 до 50 тысяч рублей – на юридических лиц);
– повторного нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если уже было наложено административное наказание за аналогичное нарушение (дисквалификация на срок от одного года до трех лет или административный штраф от 10 до 20 тысяч рублей – для должностных лиц; административный штраф от 10 до 20 тысяч рублей – для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 50 до 75 тысяч рублей – для юридических лиц);
– фактического допущения к работе сотрудника без заключения с ним трудового договора и признания отношений с ним трудовыми (административный штраф от 3 до 5 тысяч рублей – на граждан, от 10 до 20 тысяч рублей – на должностных лиц);
– уклонения от заключения трудового договора, заключения вместо трудового гражданско-правового договора, ненадлежащего оформления трудового договора (наложение административного штрафа от 10 до 20 тысяч рублей – на должностных лиц, от 5 до 10 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 50 до 100 тысяч рублей – на юридических лиц);
– повторных административных нарушений, связанных с фактическим допущением к работе без заключения трудового договора, и нарушений, связанных с заключением/незаключением трудового договора, если за аналогичные нарушения уже было возложено административное взыскание (наложение административного штрафа в размере 5 тысяч рублей – на граждан, от 30 до 40 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 100 до 200 тысяч рублей – на юридических лиц, дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет – для должностных лиц);
– невыплаты или неполной выплаты в срок заработной платы и других выплат в соответствии с трудовым договором (кроме уголовно наказуемых действий в этом отношении), выплаты заработной платы менее минимального размера оплаты труда (наложение административного штрафа от 10 до 20 тысяч рублей – на должностных лиц, от 1 до 5 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 30 до 50 тысяч рублей – на юридических лиц);
– повторного нарушения, связанного с выплатами работнику, если уже было возложено административное взыскание за аналогичное нарушение (дисквалификация от года до 3 лет или наложение административного штрафа от 20 до 30 тысяч рублей – на должностных лиц, от 10 до 30 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 50 до 100 тысяч рублей – на юридических лиц).
Кроме статьи 5.27 КоАП, ряд других статей посвящен нарушениям, связанным с несоблюдением норм российского законодательства в сфере трудовых отношений.
Статьи 5.28–5.31 КоАП определяют ряд административных правонарушений, связанных с заключением коллективных договоров, например, уклонение от участия в коллективных переговорах о заключении коллективного договора, непредоставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров, необоснованный отказ от заключения коллективного договора, невыполнение обязательств по коллективному договору и ряд других.
В статье 13.11 КоАП определены санкции за нарушение установленного Трудовым кодексом РФ (от 30.12.2001 № 197-ФЗ), Федеральным законом «О персональных данных» (от 27.07.2006 № 152-ФЗ), Федеральным законом «О государственной гражданской службе» (27.07.2004 № 79-ФЗ) и другими федеральными законами РФ порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).
Гражданско-правовая ответственность работодателя связана с нарушением прав гражданина (ст. 15 ГК РФ), причинением вреда личности и имуществу работника (ст. 59 ГК РФ), причинением морального вреда работнику (ст. 151 ТК РФ).
Материальная ответственность работодателя наступает при «нарушении установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику» (ст. 236 ТК РФ). В этом случае работодатель обязан будет выплатить работнику деньги, не выплаченные ему в установленном порядке, с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере, определенном в статье 236 ТК РФ.
Также работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб в случаях, когда в связи с его незаконными действиями работник лишается возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).
К этим случаям относятся:
– незаконное отстранение работника от работы, увольнение или перевод;
– отказ работодателя от восстановления работника на прежней работе (на основании решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда);
– задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.
Работодатель может быть также привлечен к уголовной ответственности в случаях, определенных в УК РФ.
К этим случаям относятся:
– незаконное собирание и распространение сведений о частной жизни лица в публичном выступлении, совершенные лицом с ис пользованием или без использования своего служебного положения (ст. 137 УК РФ);
– неправомерный отказ должностного лица в предоставлении гражданину информации о нем (предоставление неполной и/или ложной информации), отказ представить документы, если это причинило вред правам и интересам гражданина (ст. 140 УК РФ);
– необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение беременной женщины и женщины, имею щей детей в возрасте до 3 лет, по мотивам беременности или наличия детей соответствующего возраста (ст. 145 УК РФ);
– различные случаи невыплаты заработной платы и иных выплат, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности (ст. 145.1 УК РФ);
– уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, а также похищение паспорта или других важных личных документов (ст. 325 УК РФ).