Глава 4. План – всему голова
Записываем на календаре важные события (например, 10— ЗП и 25— аванс, 30-компенсация за а/м). Для сдачи отчетности указываем не сами сроки, а даты чуть раньше (например, 8-ФСС, 15-ЕНВД) – планируемые, с запасом, чтобы можно было успеть исправить ошибки, в случае чего. Здесь же указываем время и место семинаров (например, 10—00 налоговая, 13—00 1С). И другие важные события. Это должен быть ваш личный рабочий календарь.
Каждое утро переводите день-рамочку и вспоминаете, что на сегодня запланировано. Конечно, можно воспользоваться и настольным перекидным календарем (но стол обычно завален бумагами) или ежедневником, если вам удобнее. Главное, чтоб ни одно событие не пропустить. Отрываем лист календаря – и тут же переписываем все важные события на новый месяц. Так уж точно ничего не забудешь. Это ваш стратегический план на месяц (квартал).
А теперь важно спланировать рабочий день.
Первое, с чего начинается каждый день – это связь с банком (заехать, позвонить, а ещё лучше воспользоваться электронным каналом посредством Клиент-Банк), если конечно у вас открыт счет в банке. И уже зная, от кого поступили деньги, можно планировать заказ товара. По общей сумме на счете можно решать, хватит ли денег на налоги и зарплату, и что предпринять. Важно помнить и донести до начальства, что нельзя переносить срок выплаты, кровь из носа, крутись, как хочешь, а деньги изыщи. И придумать это надо вам. Брать кредит – это крайний случай, ведь придется отдавать с процентами. Лучше оформить беспроцентный займ у своего учредителя. А ещё предпочтительней – потрясти должников или продать товар (услуги) новым клиентам.
Далее – работа в бухгалтерской программе – занесение выписки банка, оформление кассы за вчерашний день, проверка – не превышен ли лимит и не пора ли сдать наличку в банк, ввод поступивших накладных, выписка документов на реализацию… Дел много. Чтобы всё успеть, научитесь делегировать отдельные функции другим. Например, менеджер по продажам успешно справится с составлением договора, выпиской накладной, акта. Надо только прописать эти обязанности у него в трудовом договоре и научить его правильно это делать, чтоб не исправлять потом. Лучше составить один раз подробную инструкцию. Она пригодится вам при смене работника. Впрочем, ошибки все равно вылезают, и править их приходится при закрытии месяца. Если менеджер толковый, то ему можно поручить и ввод товара по накладной – ведь продавать придется ему. Естественно, такой расклад подразумевает наличие ПК у менеджера и сети между всеми ПК, чтобы одновременно работать в одной программе.
Важно выделить время для просмотра почты, бухгалтерских новостей и самосовершенствования. Это можно сделать в перерыве между двумя важными делами или выкроить час в конце рабочего дня.
Ну, а последним действием, перед уходом домой, должно быть снятие отчета по кассе, если у вас имеется кассовый аппарат и вы сами на нем пробиваете чеки.
И ещё одно, не менее важное замечание. Планируйте заранее свой отпуск. Конечно, на предприятии должен быть ещё в декабре составлен график отпусков. Но в небольших коллективах обычно отпуска берут спонтанно, когда потребуется. Руководитель должен знать, когда у вас отдых, и быть на месте в эти дни. Специфика труда единственного бухгалтера не позволяет нам брать отпуск целиком. Во-первых, потому, что нельзя оставить предприятие без вашего контроля, во-вторых, накопится слишком много дел, которые за вас никто не сделает.
Я обычно планировала основной отпуск с 11 по 24 августа (2 недели между ЗП и авансом), остальное брала отгулами в удобное и нужное время. На бумаге оформляла весь отпуск целиком – в августе. На время отпуска писала подробную инструкцию для директора и менеджера. Их основной задачей было следить за лимитом кассы и вовремя сдавать деньги в банк. Остальные бумаги ждали меня в специальной коробочке, которую потом я разгребала после отпуска.
Да, всплыла в памяти одна история. Это было на заре моей бухгалтерской карьеры. Я ушла из органов Госстатистики, где возглавляла бюро программирования, и перешла тогда в ближайшую к дому аптеку (к моему клиенту). Взяли меня бухгалтером по зарплате (штат аптеки и аптечных пунктов составлял 100 с небольшим чел.) и по совместительству программистом. Аптека была федерального уровня. Приходилось постоянно что-то анализировать, мониторить, отчитываться, прогнозировать. Это была моя задача программиста. В то время (2001г.) только начали вводить ЕНВД, и аптекам пришлось совмещать 2 режима – ОСНО и ЕНВД. Изучение нового режима налогообложения, деление всех затрат между режимами, отчетность по ЕНВД легли на мои плечи. Работы было много. Бухгалтерия состояла из 4-х человек. В 17—00 все вставали и шли домой, а я оставалась до закрытия аптеки. Вечером приходила моя дочь-студентка, вводила льготные рецепты по написанной мной программе. Всё было прекрасно до тех пор, пока через несколько лет я не наработала стаж и не получила право на надбавку 30%. Тогда и возник конфликт с работниками бухгалтерии. – «А что это у неё зарплата будет больше, чем у других. Давайте тогда снимем совместительство программиста, у нас и так уже всё автоматизировано. А то, что она часто задерживается – так плохо работает, не успевает»…
Не хотелось терпеть несправедливость и косые взгляды, и я уволилась – ушла в никуда.
Представляете, что значит остаться без работы в 46 лет? Ходила в организации, занимающиеся внедрением 1С – говорят – Вы нам по возрасту не подходите, нам нужны молодые мальчики для разъездных работ. Статистика готова была взять меня назад, но было неудобно – ведь ушла по собственному желанию.
И в этот момент подруга предложила: «В соседней организации нужен главный бухгалтер, пойдешь? На первых порах помогу».
Так я стала главным бухгалтером. Страшно. Ведь бухучет проходила 25 лет назад. Кстати, изучая его в институте, думала – если буду бухгалтером, то только главным. Вот и получи! Мечты сбываются…
Это была справочная телефонная служба, частная, на упрощенке (доходы минус расходы) со штатом 20 человек. Опять же и УСН только ввели, все только начали осваивать этот режим, специалистов не было. «Организация небольшая, учет не сложный – достаточно работать полдня, справитесь» – заверила меня директор. Условия работы меня устроили. Программа 1С, несколько справочно-информационных систем – Консультант, Референт. Не удивительно, что с моим рвением к работе и желанием всё познать, я просиживала на работе целый день. И все к этому так привыкли, что когда я через два года нашла подработку и стала через день уходить с обеда, все были в полном недоумении – почему?
Конец ознакомительного фрагмента.