4. Сущность и понятие контроля в управлении предприятием. Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный. Контроль как инструмент обратной связи в системе управления
1. Значение и содержание функций контроля и регулирования.
2. Виды и формы контроля и регулирования.
3. Процесс контроля и регулирования.
1. Значение и содержание функций контроля и регулирования
Цель функций контроля и регулирования – обеспечение эффективного осуществления всех основных функций менеджмента.
Контроль – постоянный процесс, обеспечивающий достижение организацией принятых целей развития путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем ( отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.
Контроль – функция комплексная, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.
Задачи контроля:
1) сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);
2) оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция – оценка);
3) анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);
4) прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
Регулирование – процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений).
Задача регулирования – актуализация (обновление) плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.
Функция «контроль» переходит в функцию «регулирование» в момент принятия и реализации решений по корректированию выявленных отклонений.
«Контроль» выступает как функция обратной связи в процессе управления: информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления.
Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента.
По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
Контур обратной связи в цикле управления
2. Виды и формы контроля и регулирования
Система контроля в организации должна предусматривать осуществление различных видов контрольной деятельности.
Эффективная система контроля характеризуется:
1) стратегической направленностью;
2) ориентацией на результаты;
3) соответствием контролируемому виду деятельности;
4) своевременностью (нужная информация нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;
5) экономичностью и простотой.
Характеристика основных видов контрольной деятельности
По форме осуществления контроль может быть:
внутренний – система контроля организуется предприятием самостоятельно;
внешний – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов управления и т.п.
В зависимости от содержания проблемы (выявленного отклонения) и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования:
1) реактивное регулирование – проводится, когда не достигнуты стандарты; направлено на сглаживание отклонений от стандартов;
2) упреждающее регулирование – предполагает рассмотрение проблемы как потенциальной возможности; направлено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей.
3 Процесс контроля и регулирования
В процессе контроля и регулирования выделяются три этапа, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер:
выработка стандартов и критериев;
сопоставление фактических результатов с ожидаемыми;
принятие корректирующих мер.
Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении фактически достигнутых результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.
На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений, и выбирается один из трех вариантов поведения: ничего не предпринимать; устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы; пересмотреть стандарты.