Глава 3. Хронофаги, или кто питается вашим временем
Хронофаг – один из популярных терминов тайм-менеджмента. Хронос, по гречески – время, фагос – поглощать, пожирать. Поэтому наряду с хронофагами, вы можете встретить в литературе по тайм-менеджменту такие термины как «поглотитель времени», или «пожиратель времени».
Поглотители времени – это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. В свою очередь под целевым использованием принято понимать время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаг съедает не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели.
Чтобы научиться ловить свои хронофаги и душить их, вам необходимо проанализировать, в какой степени вы теряете время по нижеследующим пунктам:
1. Потери времени при постановке цели
2. Потери времени при планировании
3. Потери времени при принятии решений
4. Потери времени из-за недостаточно четко организованной работы
5. Потери времени при начале работы
6. Потери времени при составлении распорядка дня
7. Потери времени при обработке информации
Разберем их подробнее…
Внимательно прочтите все 48 подпунктов в списке ниже и отметьте для себя то, на чём вы реально теряете время. Похвалите себя за то, что вы уже используете в повседневной практике. Особенно выделите для себя то, чем будете заниматься теперь, чтобы экономить свое время.
По сути, это список наиболее распространенных дыр, в которое проваливается ваше время. Причем, обратите внимание на то, что это не дыры в чистом виде. Это, скорее, информация к размышлению о том, как вы на сегодняшний день структурируете свое время. Работая со списком, возьмите три текстовыделителя (три маркера), и то, что вы знаете и делаете, отметьте зеленым, а то, что пока пропускаете мимо себя – желтым или красным. Причем, рекомендую вам отметить желтым то, о чем вы уже задумывались, но пока так и не начали делать, а красным те пункты, о которых вы раньше даже и не думали.
Основные времяпоглотители:
1. Потери времени при постановке цели
1. Имею ли я систематический обзор задач, возникающих в сфере моей деятельности?
2. Представляю ли я взаимосвязь моей работы с функционированием всего предприятия, организации, в которой я работаю?
3. Соответствует ли моя нагрузка моим возможностям?
4. Соответствуют ли мои мелкие проблемы глобальной цели моей работы?
5. Руковожу ли я своими подчиненными (и/или собой, если подчиненных у меня нет) путем постановки конкретных целей (использую ли я целеориентированный менеджмент)?
6. Работаю ли я регулярно над собой? (как часто за последний год, квартал, месяц у меня появлялись новые идеи, знания, навыки)?
2. Потери времени при планировании
7. Знаю ли я примерное (в %) распределение времени, необходимого для выполнения предстоящих мне дел?
8. Готов ли я к возможным трудностям при выполнении работы, когда я составляю ее план?
9. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех?
10. Принимаю ли я меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?
11. Упорядочено ли мое расписание служебных визитов и командировок?
12. Фиксирую ли я сроки, активность, задачи в дневнике времени? Знаю ли я (использую ли я его) что такое вообще такое дневник времени?
3. Потери времени при принятии решений.
13. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она временных затрат)?
14. Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности в своем ежедневнике?
15. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?
16. Контролирую ли я время на звонки, посетителей или встречи, которые не имеют серьезного значения?
17. Работаю ли я над серьезными делами, уделяя мелочам не больше времени, чем это необходимо?
18. Могу ли я, когда это необходимо, освободить себя от рутинной работы?
19. Решаю ли я главный вопрос при выполнении поставленной передо мной задачи?
20. Способен ли я не отвлекаться на частные разговоры в промежутках между выполнением отдельных дел?
4. Потери времени из-за недостаточно четко организованной работы.
21. Разумно ли я дозирую время работы над одной проблемой?
22. Делегирую ли я полномочия?
23. Располагаю ли я помощниками, которым мог бы поручить выполнение какой-либо задачи?
24. Порядок ли на моем рабочем месте?
25. Использую ли я технические средства, облегчающие и ускоряющие мою работу?
26. Интересуют ли меня вопросы систематического упрощения труда в сфере моей деятельности?
27. Способен ли я своевременно исправлять и не повторять ошибки?
5. Потери времени при начале работы.
28. Планирую ли я вечером предстоящий рабочий день?
29. Болтаю ли я с коллегами (или с друзьями по телефону, через другие системы коммуникации), прежде чем приступить к работе?
30. Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?
31. Просматриваю ли я интернет в начале дня?
32. Требуется ли мне в начале рабочего дня время, чтобы приступить к работе?
33. Продумываю ли я дело, прежде чем начать его?
34. Забочусь ли о достаточной подготовке моей трудовой активности?
35. Часто ли я откладываю важные дела?
36. Занимаюсь ли я трудными проблемами в конце рабочего дня?
37. Довожу ли я свои дела до конца?
6. Потери времени при составлении распорядка дня
38. Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктивности (в какие часы я могу работать наиболее эффективно)?
39. Знаю ли я суточные закономерности своей производительности?
40. Соответствует ли мой рабочий распорядок этим ритмам?
41. Планирую ли я благоприятное время дня для важнейших дел?
42. Занимаюсь ли я в свои наиболее продуктивные часы неважными проблемами или рутиной?
7. Потери времени при обработке информации
43. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?
44. «Пробегаю» ли я информацию чтобы «схватить» главное и лишь потом знакомиться с деталями?
45. Заканчиваю ли я беседу, звонок или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?
46. Перед разговором проверяю ли я цели свои и собеседников, чтобы исключить напрасную трату времени?
47. Пишу ли я черновики своей корреспонденции?
48. Использую ли разработанные заранее схемы для выполнения рутинной работы?
Ответы на эти несложные вопросы позволят вам определить те элементы управления собой во времени, которые у вас уже отлажены, и обратить внимание на то, что еще можно улучшить. Обратите внимание на количество красных отметок. Сделайте для себя отметки о том, что вы обязательно измените в организации себя, своей жизни, своего труда в самое ближайшее время. Уточните, какое конкретно «ближайшее время» имеется в виду: завтра, на следующей неделе?
Перечисления хронофагов (также называемых «ворами времени», «убийцами времени», «пожирателями времени» и т. п.), вызывающих непродуктивные потери времени в различных ситуациях жизнедеятельности, весьма популярны в публикациях по тайм-менеджменту. Вот один из списков «воров времени», предложенный еще в прошлом веке Лотаром Зайвертом6.
Приведенный список «воров времени» можно рассматривать как пример или своего рода «точки старта», отталкиваясь от которой можно (и нужно!) придумать свой собственный список. При анализе процессов и ситуаций конкретной жизнедеятельности с позиции самоорганизации невозможно обойтись без составления собственного уникального списка хронофагов. Список можно составить, проведя ту же фотографию дня, проанализировав те моменты, на которых мы откровенно теряем время.
Анализ своих потерь проводится примерно так. Выберите из предложенного ниже списка пять наиболее характерных помех, которые чаще всего встречаются в привычной для вас деятельности. Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы с ними бороться? Каким образом, с каким результатом?
Отметьте те 5 хронофагов, которые вам свойственны в большей степени двойной галочкой, те, которые имеют место, но не настолько значительны – одной.
МОИ ХРОНОФАГИ
Еще раз внимательно прочитайте список хронофагов. Предложите как минимум пять помех, которые характерны именно для вашей деятельности, но которых нет в предложенном списке.
Чаще всего поглотители времени – дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо – потому, что время «пожирается», а хорошо то, что такие хронофаги мы можем устранить сами. Итак, какие они – хронофаги?
В литературе по тайм-менджементу есть довольно забавная попытка классифицировать хронофаги по видам. Вот что получается у наших западных коллег.
Виды хронофагов
Контролируемые хронофаги. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно экстренно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если же вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. С чем это связано, как вы думаете? Самая прямая связь здесь с той программой, которую вы самостоятельно закладываете в ваш мозг и задаете всему организму. Есть ли способ борьбы с контролируемыми хронофагами? Да. Сокращайте время на сборы, планируйте время более сжато – это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.
Неконтролируемые хронофаги. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т. д. Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще появляются неконтролируемые хронофаги, поскольку каждый новый человек привносит свои хронофаги. Наверняка Вам приходилось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу – вот как раз один из ярких примеров. Кстати, это время (которое вы теряете на ожидание своего визави) прекрасно подойдет для того, чтобы еще раз пройтись по сценарию переговоров (если предмет вашей встречи именно переговоры), просмотреть аналитические данные по работе с данным клиентом, то есть, другими словами, успеть гораздо лучше подготовиться к встрече.
Прогнозируемые хронофаги. Вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет час – полтора, потому, что на этом маршруте ВСЕГДА пробка. Или: вы знаете, что в приемной, у вашего клиента, вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени съест у вас хронофаг, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые хронофаги удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до релаксации.
Непрогнозируемые хронофаги: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Или: вы приехали к партнеру на переговоры и узнали, что он экстренно выехал куда-то. С непрогнозируемыми хронофагами лучше бороться одним способом, выбранным заранее. Один из самых, на мой взгляд, забавных способов – это способ, одинаково хорошо подходящий и к прогнозируемым, и к непрогнозируемым, и к неконтролируемым хронофагам. Заставьте хронофаги бороться друг с другом. Застряли в пробке? Доставайте ваш смартфон или планшет и… И тратьте совершенно спокойно просаживаемое в пробке время на то, что в обычной практике расходуете этот драгоценный ресурс попусту. Социальные сети, чистка почты от спама – что угодно. Так и не заметите, как пролетит этот затянувшийся отрезок времени.
Индивидуальные хронофаги. Эти пожиратели времени обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20… перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры с коллегами. Это те поглотители времени, которые созданы вами самим. Вы даже не представляете себе, что вы теряете при этом! Увы, не только время. Есть один плюс – эти хронофаги контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.