Глава 2
Деловое общение и взаимодействие
В этой ГЛАВЕ:
Две истины общения 3 Три аспекта восприятия
Первое впечатление – не всегда верно, но всегда устойчиво
Встреча, прием – первые секунды общения (классический подход, психологический подход)
Две истины общения и три аспекта восприятия
Возможности понимания людьми друг друга, как ни странно, бывают сильно ограничены. Это происходит в силу того, что, во-первых, все люди разные и каждый уникален в своей индивидуальности. То есть одно и то же явление два человека могут понимать одинаково правильно, но каждый по-своему. Во-вторых, в данный момент времени человек может находиться в состоянии внутренних переживаний или просто задумчивости.
Как часто мы замечаем, что, пытаясь объяснить собеседнику что– то, говорим с ним об одном и том же «на разных языках», а в результате наши мнения полностью совпадают. Или, обнаруживая недопонимание, мы удивляемся: «Странно, я слушал Александра Ивановича двадцать минут, но так и не понял, что он мне хотел сказать и что я теперь должен делать?»
Есть вещи, которые нам кажутся давно известными, на самом же деле мы знаем о них гораздо меньше, чем думаем. Это относится к процессу общения.
Поэтому следует помнить о двух истинах, выходящих на передний план при любой попытке одного человека сообщить что-либо другому:
♦ то, что сказано, не равнозначно тому, что услышано;
♦ то, что люди слышат, гораздо важнее того, что мы сказали.
Почему это происходит? Оказывается, во время общения важно не только то, что мы говорим, но и то, как мы это говорим, а также то, как мы при этом выглядим.
Исследованиями доказано, что существуют три аспекта восприятия:
♦ что мы говорим;
♦ как мы говорим;
♦ как мы выглядим.
Всегда помните о трех аспектах делового общения.
Особенно важно учитывать эти две истины и три аспекта делового общения, когда вы встречаетесь с человеком впервые.
Первое впечатление – не всегда верно, но всегда устойчиво
Требуются считанные секунды, чтобы произвести первое впечатление, и вся оставшаяся жизнь, чтобы его исправить.
Как вы думаете, за какое время один человек составляет свое первое впечатление о другом? В течение первых 30–60 секунд в нашем подсознании создается образ человека. Этот навык сформировался еще в древние времена, в ситуациях, когда для выживания важно было мгновенно определить, кто перед вами: враг, которого надо ОСТЕРЕГАТЬСЯ, или друг, с кем можно ВЗАИМОДЕЙСТВОВАТЬ.
Надежность данного визуального оценочного метода около 80 %.
Иногда стоимость ошибки довольно высока. Но людям приходится пользоваться этим не очень надежным методом, так как у них слишком мало времени для принятия решения.
Составляющие первого впечатления
Первое впечатление складывается на основе вербальных (что мы говорим), вокальных (как мы говорим) и визуальных (как мы при этом выглядим) каналов общения.
Вербальные компоненты, или что мы говорим, – это смысл первых 10–12 слов, в число которых входят слова приветствия, представление себя, передача вашего отношения к встрече. Со вниманием выслушайте то же от собеседника. То, как мы выслушаем его, насколько внимательно и до конца – является непременной составляющей первого впечатления.
Если вы были знакомы заочно, то обязательно произносите имя человека, на которого вы хотите произвести неизгладимое первое впечатление. Например: «Очень приятно с вами познакомиться, Дмитрий Анатольевич! Надеюсь, сотрудничество с нами принесет вашей фирме много полезного».
Вокальные (голосовые) компоненты – то, как мы говорим эти слова: скорость, интонация, тембр, громкость, ударение, ритмика.
Для каждого слова существует один-единственный способ его написания и более сотни различимых на слух и по смыслу вариантов произнесения. Вокальная гибкость придает семантическое многообразие одним и тем же словам.
В бизнес-этикете подчеркивается важность первого впечатления, и практически в каждой компании разработаны процедуры встречи клиентов, а также приема телефонных запросов.
Внимание: рекомендации!
Особое внимание уделите приему телефонного звонка клиента – это первые 10 слов в правилах телефонного бизнес-этикета.
Слова приветствия: «Доброе утро (день, вечер)!» следует произносить так, чтобы звонящий почувствовал, что вы рады звонку.
Слова представления компании и вас: «Компания…» Звонящий должен быть уверен, что попал туда, куда ему нужно.
Слова приглашения к сотрудничеству: «Слушаю внимательно», «Что вас интересует?», «Чем могу быть полезен?»
В телефонном бизнес-этикете, когда собеседники не видят друг друга, особенно важно, как произносятся эти слова.
То, как мы говорим, не менее важно, чем то, что мы говорим.
Говорите в среднем темпе, с доброжелательными интонациями.
Произносите уже самые первые слова и фразы четко и раздельно, не заставляя собеседника переспрашивать.
Создайте сценарии первых 10 слов применительно к специфике работы вашей компании и ее различных отделов и введите стандарты их произнесения.
К визуальным компонентам (как мы выглядим в процессе общения), на которые следует обращать внимание в бизнес-этикете, относятся: мимика вашего лица, контакты глаз, движения тела, осанка и жесты и, наконец, одежда. Все вместе можно назвать «красноречивым безмолвием»: именно ему человек доверяет больше, чем произнесенным словам.
Многое из того, что вы хотите сказать, вы можете выразить своей одеждой, жестами и манерой поведения.
Существуют определенные выражения лица, характерные для данной личности. Мы, как правило, не знаем своего характерного выражения, так называемой контрактуры лица. Спросите об этом тех, кому доверяете.
Бывает, что наше представление о самом себе довольно сильно отличается от представления о нас другого человека. Попробуйте прорепетировать ваше знакомство перед зеркалом, меняя позу, элементы одежды, наклон головы, выражение глаз, посмотрите, что делают ваши руки. Еще лучше – тренинг на бизнес-семинаре.
Бизнес-этикет нормирует элементы вербального и невербального поведения применительно к различным бизнес-ситуациям.
Компания Roper Starch Worldwide провела исследование отношения граждан разных стран к своему внешнему виду. Самыми озабоченными своей внешностью оказались венесуэльцы – 65 % женщин и 47 % мужчин честно признались, что «постоянно думают о своем внешнем виде». На втором месте среди женщин идут россиянки, затем жительницы Мексики и ЮАР. Российские мужчины, в отличие от российских женщин, вообще не попали в первую пятерку.
Чемпионат мира по отношению к внешнему виду
Источник: Roper Starch Worldwide. The San Diego Union-Tribune. Газета «Власть». 2000. № 30(281). Август.
Как легко испортить первое впечатление
Если хотя бы некоторые из перечисленных признаков можно отнести к вам, считайте, что первое впечатление безнадежно испорчено:
♦ опоздание;
♦ стоптанная, грязная обувь;
♦ взъерошенные волосы;
♦ неуместные прикосновения;
♦ бегающие глаза;
♦ жаргонный язык;
♦ колкие остроты;
♦ неприятный запах тела.
Встреча, прием – первые секунды общения
Приветствие, представление, рукопожатие и обмен визитными карточками – обычный порядок при встрече в деловом мире. Сначала о представлении.
Главное – старайтесь представляться и представлять других. Лучше ошибиться, чем проигнорировать человека. А как сделать представление по всем правилам?
Представление по всем правилам
1. Младший по рангу представляется первым («Разрешите представиться – фамилия, имя, отчество – новый младший сотрудник»).
2. Если представляете третье лицо, то сначала обратитесь к старшему по рангу («Господин старший начальник, разрешите вам представить нашего нового господина младшего начальника»).
3. Исключение – клиент. Запомните, что в клиенториентирован– ной организации клиент более значим, чем даже старший по рангу в группе.
4. Называйте полностью имя, отчество и фамилию каждого человека.
Как представить себя? Порядок представления следующий:
1) приветствие;
2) затем скажите вводную фразу – «меня зовут» или «позвольте представиться»;
3) назовите имя и фамилию или полностью – фамилия, имя, отчество;
4) при представлении клиенту необходимо добавить должность и компанию.
Не стесняйтесь, но и не будьте навязчивым, поэтому представляйтесь в следующих ситуациях:
♦ когда вы попали на деловую встречу, где никого не знаете;
♦ когда вас никто не представляет;
♦ за едой, если рядом незнакомый человек;
♦ если чувствуете, что ваше имя забыли.
Не принято самому при представлении называть собственные регалии, но можно определить род деятельности и причины нахождения в данном месте.
Рукопожатие. О том, как люди жмут друг другу руки, можно написать целое исследование. По характеру рукопожатия специалист может определить некоторые деловые качества предполагаемого партнера. Обычный человек воспримет информацию через рукопожатие на уровне интуиции.
Определенные правила особенно важно соблюдать при первой встрече. Кто должен первым протянуть руку? Насколько сильно нужно ее сжимать? Куда при этом смотреть? Что говорить?
Дружески положить руку на плечо или слишком близко встать можно исходя из лучших побуждений, а вот последствия, возможно, окажутся разрушительными. Один и тот же жест или поступок может быть расценен одними как чудачество, другими – как опасное сумасшествие. Там, где ставка высока, реакцию лучше просчитать заранее.
Регулируйте силу пожатия и длительность. Не допускайте, чтобы ваше пожатие было слишком сильным, будто «железной» рукой (про такое еще говорят: «медвежье» пожатие). С другой стороны, ваше рукопожатие не должно быть слабым, вялым (как говорят, «дохлая рыба» или «холодная котлета»).
Единственная допустимая форма разрешенных телесных прикосновений для деловой жизни – это рукопожатие. Именно оно уничтожает барьеры.
Сохраняйте осанку, держите приемлемую дистанцию, улыбайтесь, смотрите в глаза. Почувствуйте другого человека, но и сами не теряйтесь, сохраняйте чувство собственного достоинства.
Внимание: рекомендации по рукопожатию!
После представления. Крепкое, но без боли.
Одинаковое по силе на протяжении 2–3 секунд. 2–3 встряхивания.
Всегда будьте готовы к рукопожатию – правая рука должна быть свободна.
Ладонь ровная, боковая проекция – большой палец отведен, остальные сомкнуты.
Не носите колец, кроме обручального.
Лучше незаметно вытереть руки о свою одежду, чем подавать потную руку.
При рукопожатии избегайте неправильных жестов: переминания с ноги на ногу; не дотрагивайтесь до лица руками, тем более не теребите нос! И помните, что все другие дотрагивания до партнера в деловом мире запрещены.
Первое впечатление: ухоженность рук. Если хотите произвести положительное первое впечатление, помните, что ваши руки всегда на виду и они всегда должны быть в ухоженном состоянии.
Хорошо ухоженные люди – настоящие красавцы. Неважно, что именно на них надето, сколько стоят их украшения или насколько совершенен их макияж: если человек не сияет чистотой, то он уже не красив. Самый простой и немодный человек в мире может, тем не менее, быть прекрасным, если он хорошо ухожен.
В первую очередь люди обращают внимание на ногти – они должны всегда быть в идеальном состоянии. Деловым мужчинам следует иметь коротко и аккуратно подстриженные, безупречно чистые ногти. Ногти деловых дам должны быть средней длины, а лак – естественных тонов. Такая цветовая гамма создает у окружающих представление о вашем хорошем здоровье. Все эпатажные и темные тона выглядят в деловой атмосфере отталкивающе.
Обнаженные части нашего тела, как правило, привлекают повышенное внимание окружающих. У делового человека только лицо и руки не закрыты одеждой, следовательно, привычка следить за руками должна быть его неотъемлемой составляющей.
Психологический подход к процессу установления деловых отношений. При рассмотрении классического подхода к процессу знакомства (описан выше) на семинарах и тренингах у участников иногда возникает опасение выглядеть как «заготовка», то есть неестественно, если они в «начале пути» или «холодно» исполняют все шаги. Тем не менее скажу – лучше правильно и холодно, чем горячо и невежливо!
Существуют способы, которые привнесут в ваши отношения дополнительное профессиональное тепло.
Деловой комплимент. Комплимент – выявление и вербализация имеющихся достоинств и, может, небольшое преувеличение тех достоинств, которые каждый желает видеть в себе.
Цель делового комплимента – доставить удовольствие собеседнику, сместить его в сторону позитивного отношения к представителю компании и обеспечить дальнейшее сотрудничество. Это достаточно сильно влияет на долгосрочные отношения при условии, что вы делаете комплименты искренне.
Включает в себя от комплиментов офису (оформлению, расположению, состоянию), комплиментов непосредственно кабинету или помещению до комплиментов деловым качествам собеседника и даже может относиться (при условии налаженного сотрудничества) к деловому виду или внутренним качествам.
Светская беседа или «маленький» разговор. Безусловно, что светская беседа в данном контексте подчинена законам делового общения. Поэтому ее основные задачи – это сориентироваться, наладить взаимодействие и вызвать интерес к предстоящей беседе. Часто в этом может помочь оформление кабинета или стола. Задавайте уместные вопросы и… внимайте рассказу. Порой ничего не значащая беседа готовит почву для успешного делового знакомства. У вас есть время «перевести дух», отвлечь внимание от себя, послушать голос человека и правильно настроиться! Достаточно удачными темами, кроме оформления офиса, являются разговоры об истории компании, о ее достижениях, об удачных статьях в СМИ. Здесь вам поможет предварительно собранная информация, умение задавать вопросы и внимание к деталям.
Абсолютно неудачными являются темы политические и религиозные, поспешными для первого знакомства – спортивные темы или личные (здоровье, семья, одежда и т. п.).
Знаки внимания, или поглаживания. Этот способ, как и предыдущие, основан на формировании положительных эмоций у собеседника. Ведь эмоциональное состояние человека в решающей мере зависит от того, какие знаки внимания он получает от окружающих. Обмен такими знаками или «психологические поглаживания» имеют важное значение в деловой коммуникации. Положительные «поглаживания» доставляют радость, повышают самооценку, веру в свои силы. Поэтому умение в деловой коммуникации оказывать и получать знаки внимания – важная часть и вашей позитивной самооценки, и формирования атмосферы доверия с вашим клиентом или партнером. Формула «поглаживания» – это словесные обороты с добрыми пожеланиями – «Удачи вам», «Желаем вам успеха», «Желаем приятно провести процедуру», «Желаем с пользой провести мероприятие», «Нашим партнерам – наши лучшие условия» и т. п.
«Сближающая сила» при установлении контакта – это вовсе не аромат кофе, это ваш внимательный взгляд, ваша улыбка, имя собеседника и эмпатия по отношению к нему!
Общие итоги по первым минутам общения:
Самого главного представляют первым.
Представляйте себя сами, но избегайте навязчивости.
Избегайте при рукопожатии «дохлых рыб» и «руки-железо».
Произносите имена правильно, при сомнении – уточните.
Предлагайте визитные карточки по всем правилам (то есть так, чтобы укрепить свои отношения с партнером; см. главу 5).